#企業遠距辦公方法
疫情來襲怎麼辦？三款「超效率」企業遠距協作軟體
縮短團隊適應遠端辦公的磨合期，從簡單易上手的協作工具開始：G Suite、Trello、JANDI
打造遠距辦公環境，成為防疫重要解方
隨著新型冠狀病毒的疫情不斷升溫，為了降低員工感染機率，許多 IT 龍頭企業開始實行 在家工作 (Work From Home)，蘋果、微軟、亞馬遜已經開始使用遠端協作工具。Sony、富士通、東芝等日本企業也採取 遠距辦公 模式，日本首相安倍晉三表示：
「建立一個讓學生和員工覺得可以待在家裡的環境非常重要，遠距辦公是一種有效的解決方案。」
本週，新型冠狀病毒的台灣確診人數上升至三位數！面對疫情所帶來的危機，Google 早在一月底時公佈，在台員工或其家人若近期造訪過中國、香港、澳門，必須自行在家遠距辦公 14 天，並向員工宣導盡量視訊、電話取代會面，以降低公司員工的感染機率。
遠距辦公課題：如何降低適應期門檻？
根據 VMware 在 2019 年發表的《數位化員工體驗調查》顯示，78% 的亞太地區受訪者希望能「更輕鬆地在辦公室以外工作」，可見在現代創新科技的帶動下，傳統辦公方式已不再受限於實體空間，而現今疫情肆虐全球、人心惶惶，更顯現了「遠距辦公」對企業的重要性。跨地區、跨裝置、跨平台的遠距協作軟體，成為多數企業無法忽視的遠端辦公趨勢。
但是，遠距辦公可能造成「團隊溝通不良」、「訊息傳遞不即時」、「專案管理脫節」，該如何降低遠距辦公的不適應期，並更快習慣遠距工作方式呢？
市面上多種主打不同功能的雲端協作工具，企業又該如何篩選出最適合自己團隊的遠距辦公軟體？
三款「超效率」企業遠距協作軟體
在通盤考量工具功能、易用性、軟體規格通用性後，我們統整出三種簡單上手、功能人性化的雲端協作軟體，希望能協助企業，縮短團隊適應遠端辦公的磨合期，從容面對疫情危機。
1. Google G Suite 集結三大 Google 功能：電郵、時程、檔案儲存
Google G Suite 為最常見的協作平台，集結現今企業常用的三大協作軟體：Gmail(電郵收發/整理)、Google Calender (團隊時程規劃)、Google Drive(雲端檔案儲存/管理)，其客製化與進階執行功能，吸引不少中小企業或新創團隊使用。
Google Calender 協助員工不論何時何地，只要有網路，就能與團隊保持同步進度，不會因為無法面對面開會，而不清楚目前狀況。Google Drive讓員工輕鬆交流檔案，一鍵上傳、網址連結共用、雲端共同編輯，即使不坐在隔壁，也能達到同步工作、即時討論的遠距辦公方式。
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- Google Drive、Dropbox 檔案管理好混亂？建立檔案搜尋、管理方式2. Trello 遠距專案管理不落拍，即時掌握最新專案進度！
Trello 是一種看板型的線上專案協作工具，團隊成員可以自行設定及新增「任務卡片」或「待辦事項」至不同專案看板，並在任務卡片上附上相關檔案、任務負責人和期限，一目了然所有專案細節。隨著進度推進，成員也可以共同協作，自由拖拉、刪除或回覆「任務卡片」，清楚且即時的更新專案細項，讓每位團隊成員，快速掌握不同部門的工作進度。
其中，Trello內建的即時通知功能，更能確保所有成員與專案進度保持同步，可以啟動電子郵件通知，也可以開啟 JANDI 的外連工具，將 Trello 通知直接匯入團隊即時對話框中，提升員工的工作連貫度與專注力。
3. JANDI 遠距專案討論、視訊會議、檔案管理，一視窗全解決！
JANDI 為一款雲端的團隊協作平台，目標解決企業使用 LINE、Facebook Massenger 或 Wechat 等社交通訊軟體，所造成惱人且重複發生的企業溝通問題：對話群組混亂、訊息搜尋不易、檔案過期遺失。
JANDI 透過任務式對話群組、視訊會議、永久檔案儲存、串聯多款雲端協作工具(如：Google G Suite、Trello)，讓團隊在遠端辦公時，可以靈活運用任務式對話群組和檔案傳送功能，針對專案與不同部門即時溝通、合作；搜尋過去的檔案或訊息，減少重複溝通時間；或是開啟團體視訊會議，快速分享螢幕畫面，跨越時空限制完成討論。協助團隊在遠距辦公情境下，更快速且輕鬆的化解溝通障礙，達成高效協作、提升工作品質。
延伸閱讀：
- JANDI ×Google G Suite：遠端辦公不是夢，打造企業雲端辦公室
- JANDI×Trello 專案協作工具：團隊專屬智慧助理，專案再也不落拍善用科技，將遠端辦公思維納入企業運作
此場疫情爆發，不僅考驗著各國醫療措施，更是考驗企業面臨突發狀況的應變能力，在充滿未知變動的世界中，懂得保有危機意識，善用科技力量，並將遠端辦公思維實際納入企業運作，將成為鞏固企業團隊實力的重要里程碑。
JANDI 致力於幫助不同企業達成有效且高效率的溝通合作，我們也相信，透過簡單好上手的創新協作平台，每個企業都能超越時空限制，讓遠端辦公不是夢，而是「輕鬆合作，快樂工作」的實踐工具。
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