你需要的不是「待辦清單」，而是一張「已完成清單」！
已完成清單背後的意義，包含專注整體目標和持續累積微小成功。相對於待辦清單，或許更符合生產力或工作效率的原則
待辦清單上的事情永遠都消不完，壓力排山倒海而來，讓人根本不想面對工作。但你知道另外有「已完成清單」，或許更符合生產力與工作效率原則嗎？今天，我們用五個重點分享如何開始第一份「已完成清單」。
文／ JANDI 曹凱閔
什麼是已完成清單？
「已完成清單」( Done List )，聽起來像是自我安慰的產物？彷彿說著：你看你看！我今天完成這些事情，是不是很棒啊！
和你熟知的「待辦清單」( To Do List ) 有什麼不同
已完成清單並不是新把戲，更不是什麼前無古人的作法。早在 2007 年前後就曾有人倡導「反」待辦清單。沒錯！已完成清單確實讓你覺得今天是成功的一天，並且更有動機推使自己不斷往目標前進。
相對於你所熟知的待辦清單，這份已完成清單不會告訴你還有哪些事情沒完成，只會讓你知道哪些事情已經完成，以及整體目標進度。
看自己完成哪些事情，究竟有何意義？
已完成清單有許多原本不會記在待辦清單的重要事項。即使今天有突發事件轉移注意力，你仍舊在已完成清單中知道自己沒有白過，沒有浪費一整天的時間。
除了看到自己完成事項之外，已完成清單也會凸顯你的缺點，推促自我學習和成長的道路。當專注在已完成的事項時，會更清楚知道自己哪裡還不夠。
已完成清單更符合生產力或工作效率的原則
每天觀察自己完成哪些事情 (或未如期完成)，我們可以知道自己專注的領域以及習慣。
更重要的是，每天都能在有意義的工作取得進展，這是人之所以能持續保持動力的關鍵原因。
持續微小成功的力量：The Power of Small Wins
哈佛商業評論中 「The Power of Small Wins」一文中，就以科學實證告訴我們，意識到自己完成一件事情，對於心態、心情和生產力有非常大的影響。
累積每個一點點進展，長久就是很大的進步
持續微小成功的力量 ( The Power of Small Wins )，其方法出自於人類的天性，但很少管理者知道並運用在激勵團隊上。在歷史漫漫長河中，如何激勵員工投入早就是許多人討論的話題，包含良好的工作環境、實質報酬誘因、人際關係支持等等，但幾乎沒有人提到持續微小成功的重要性。
一點點的進展或微小成功 ( small wins )，哪怕只是幫成員解決一個問題都是值得的、都是可以讓人有動力的。累積每個一點點進展，長久就是很大的進步。
在工作場域中能夠激勵人的方式裡，最重要的是：每天都能在有意義的工作取得進展，這是人之所以能持續保持動力的關鍵原因。
如果能經常感受到持續有進展的動力，長期來說，人們會有更富創造力、更有工作生產力。
已完成清單，更符合生產力原則
沒什麼事情，比自己完成事情更棒的了。當你大筆一揮地將待辦清單上的事項劃掉，那感覺簡直棒呆了！還有另一種充滿自信的感覺：完成了一件事情，我做到了，接下來看我繼續完成更多。
這不僅僅是效率的問題，每次你完成事情的進展，都無意間和周遭的人以及自己釋放訊息：我是有能力辦到的，我可以完成這些。
建立起自我滿意 (自尊) 的感受，也慢慢增強自我效能感、恢復能力等正面效果。看著昨天完成的事情，是可以促使你今天擁有更高品質的工作，心中的成就感更是心情美麗的催化劑。
*自我效能感 (self-efficacy； 對自身能否利用所擁有的技能去完成某項工作行為的自信程度)
如何製作一份已完成清單呢？
相對來說，待辦清單讓你聚焦在還沒完成哪些事情，當看到待辦清單時只有更多的壓力和失落 (看不到事情進展)。尤其被到期日的期限逼迫，永遠追求尚未完成的事項，而非已經完成的事情。
這裡有幾個方法，幫助你在日常工作中累積自信，體驗工作有進展的感覺：
1. 一個足夠就好的清單
待辦清單裡有一堆事情要完成，其實是你把自己設定是一個失敗的人。一天還沒開始就被壓的喘不過氣，更別說想要工作的動力了。
首先，制定一個剛好足夠的清單，包含今天最可能完成的三到五件事情，即便有臨時突發狀況，還是有時間可以完成它們。
2. 再小的事情都要記下來慶祝
做了一件有意義 (特別是幫助別人) 的事情，無論多小都寫進已完成清單。依據習慣不同，也可以等一天結束再寫清單。一天結束前，看著自己的已完成清單反思，並且慶祝今天所完成的事情！
3. 給自己一點獎勵
將專案進度推到下一個階段、解決一個懸而未決的難題，又或者是完成一個困難的溝通討論，讓自己持續用正面的角度看待工作，用一點點獎勵犒賞自己絕不是壞事！可能是散個步、可能是一杯你最愛的冰咖啡或是和朋友晚餐。
不要到最後全部結束了再開慶功宴，每天都給自己小慶祝的理由，人生和工作效率都會好上許多。
4. 經常性的反思
我喜歡反思更多於反省，原因是這並不是揪出錯誤批判，而是回想自己過去做得好或不夠好的事情。
建議你可以用幾個問題來帶動反思：今天做了什麼事情，是你在未來還想特別記住的？或更有企圖心一點，我明天可以怎麼做，把原本的劣勢轉為優勢？
5. 週五找個十分鐘，回顧這週的戰利品
每天的微小累積，或許沒有太多感覺，但是一週下來累積的戰果可能會相當驚人。看看你這一週產出多少有利公司的成果，將讓你下週一進辦公室時有個完美的心情。
不同方法，達到不同效果
待辦清單和已完成清單，所想解決的問題不盡相同，又或者說每位管理者都在兩者之間求取平衡，小心過猶不及。一份好的待辦清單當然也不容易，你可以前往參考：待辦清單這樣列才有效，成為快樂工作者的高效三步驟，管理你的時間和專注力。
本文部分編譯自：
- Forget the boring ‘to-do’ list — here’s why you should be using a ‘done’ list instead, Emmie Martin and Shana Lebowitz, BUSINESS INSIDER, Dec. 19, 2016。
- Why You Need A To-Done List, Terri Trespicio, HUFFPOST, Jul 26, 2017。
- The Power of Small Wins, Teresa Amabile and Steven J. Kramer, Harvard Business Review, MAY 2011。
內文援引之其他參考資料或研究來源可點閱超連結。
