แจก! Conference Meeting Framework เปลี่ยนการประชุมเฉื่อยเฉาให้ได้เป้าตามคาดหวัง

ในช่วง Work from Home หลายคนต้องปรับตัวทำงานที่บ้าน ยิ่งอยู่ห่างกัน ยิ่งมีความยืดหยุ่น กลับยิ่งต้องรักษาเวลาและคุณภาพของการประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพ KASIKORN Career มีเครื่องมือช่วยเตรียมตัวสำหรับ Moderator รวมถึงผู้ร่วมประชุมทุกคนมาฝาก

7Ps Framework for Productive Meeting

หลักการประชุม

• Purpose กำหนดเป้าหมายการประชุมให้ชัดเจนว่าคืออะไร เช่น Progress Update หรือค้นหา Root Cause Analysis หรือ Solution Brainstorming
• People ใครจำเป็นต้องเข้าร่วม Meeting บ้าง ใครควรพูดหัวข้อไหน ใครทำการบ้านอะไรมาบ้าง เหมือนเล็กน้อยแต่สำคัญมาก เพราะยิ่งคนร่วมเยอะ ยิ่งรบกวนการโฟกัสของสมาชิก เพราะฉะนั้นควรจะ Lean เหลือเพียงคนที่สำคัญต่อ Agenda เท่านั้น
• Process ออกแบบ Agenda หรือลำดับการประชุมให้ชัดเจน ว่าใครควรพูดเมื่อไหร่ หรือจังหวะนี้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นเรื่องอะไร เพื่อรักษาเวลาของทุกคน ป้องกันความอลหม่าน หรือสถานการณ์ที่คนนำประชุมทุกคนไม่อยากให้เกิดนั่นคือ ‘อากาศมรณะ’ (Dead Air)
• Product เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมเข้าใจตรงกัน ควรกำหนดให้ชัดเลยว่าสิ่งที่ต้องการได้จากการประชุมนี้คืออะไร เพื่อไม่ให้ประชุมแล้วหลงประเด็นในหัวข้อที่ยังไม่จำเป็นกับ Agenda

ข้อควรระวัง

• Prepare เนื่องจากต้องประชุมผ่าน VDO Call ควรตรวจสอบว่ามีเอกสารหรือไฟล์ที่จำเป็นต้องส่งให้สมาชิกพิจารณาล่วงหน้าหรือไม่ และก่อนประชุม 15 นาที ควรสแตนด์บาย เช็กกล้อง ไมค์ หรือ อินเตอร์เน็ต เพื่อความราบรื่นและ Vibe ที่ดีก่อนเริ่มประชุม
• Practical Concerns สิ่งที่ควรคำนึงเสมอเมื่อประชุมออนไลน์ เช่น
  1. Time: ควบคุมเวลาให้กระชับ หลายคนยังไม่คุ้นชินกับจังหวะการประชุมออนไลน์ที่ต้องผลัดกันพูดทีละคน อาจกินเวลานานกว่าปกติ
  2. Space: พยายามเลือกสถานที่ที่ลดปัจจัยรบกวน เช่น เสียงรอบข้าง หรือเหตุการณ์ขัดจังหวะ ที่อาจทำให้ผู้ร่วมประชุมเสียโฟกัสได้ง่าย
  3. Interpersonal Communication: การเปิดกล้องเป็นเรื่องจำเป็นกว่าหลายคนคิด เพราะช่วยให้เห็นสีหน้า อารมณ์ร่วมของผู้ฟัง และยังเป็นการบังคับให้ทุกคนตั้งใจและมีส่วนร่วมโดยปริยาย
• Pitfalls จินตนาการ worst-case scenario ที่อาจเกิดขึ้นกับการประชุม หรือส่งผลให้การประชุมนั้นหาข้อสรุปตาม Purpose ไม่ได้ เพื่อหาทางป้องกันไว้ล่วงหน้า

#EmpowerYourCareer with KASIKORN Career

อ่านเพิ่มเติม :
+ ทำงานที่บ้านอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ | วิธีห่างกันสักพักฉบับคนรักงาน
+ Work (ให้เวิร์ก) From Home ด้วยเครื่องมือ 5W1H และ ECRS
+ 7 วิธี | เรียนออนไลน์อย่างไรให้รอด ในยุค COVID-19