Mempercayai Anggota Tim
Suatu sore, saya mendengar obrolan teman-teman di ruangan tentang pegawai baru yang melakukan kesalahan terkait tugasnya. Atas kesalahan itu ada pejabat yang mengusulkan agar pegawai tersebut ada baiknya jangan mengerjakan tugas itu lagi. Kabar itu cukup menjadi tema kasak-kusuk hari itu dan entah yang bersangkutan sudah mendengar kabar itu atau belum.
Seperti yang sudah saya tulis sebelumnya, bahwa mendelegasikan tugas terkadang memang menjadi persoalan tersendiri. Tidak semua orang bisa mendelegasikan tugas dan tidak semua orang bisa diberi delegasi tugas. Padahal di satu sisi tidak mungkin ada organisasi yang tidak melaksanakan pendelegasian tugas.
Organisasi yang sudah selesai dengan pembagian tugaspun pasti ada satu titik tetap perlu ada penataan ulang. Penyebabnya bisa karena adanya mutasi, penambahan atau pengurangan tugas, perlu untuk mengakomodir adanya anggota baru, dan lain sebagainya. Ini akan menjadi permasalah tersendiri karena perubahan pada status quo memerlukan effort yang tidak sedikit.
Personel yang ditugaskan melaksanakan tugas baru akan sangat mungkin melakukan kesalahan. Pun apabila dia tidak melakukan kesalahan, ritme kerja dia bisa jadi tidak sama dengan pendahulunya. Apabila personel sebelumnya yang digantikan tugasnya sudah bagus, ada standar yang perlu diikuti oleh penggantinya. Kegagalan mengikuti standar akan berakibat seolah pekerjaan dia gagal, walaupun mungkin output dan outcome-nya sudah tercapai.
Lantas apa yang harus kita lakukan ketika anggota kita melakukan kesalahan? Bagi saya, apabila kesalahan itu kesalahan pelaksanaan tugas karena ketidakpahaman dia dan apalagi itu adalah kesalahan pertama, akan saya maafkan dengan konsekuensi perbaiki pekerjaan itu sampai benar. Apabila dia tidak bisa memperbaiki kesalahan itu sendiri, saya kasih petunjuk pelaksanaannya dan apabila masih belum bisa akan saya ambil alih.
Apakah saya pernah di posisi menghadapi anggota yang melakukan kesalahan? Sering.
Sebagai pegawai yang mengkoordinir urusan keuangan kantor, selalu saja ada masalah yang mungkin muncul terkait itu. Pernah misalnya Bendahara saya salah menempatkan pembebanan akun, lebih bayar kepada penyedia, salah perhitungan pajak, pembukuan penerimaan melebihi tanggal dan berbagai permasalahan lain.
Apabila ada kendala selalu laporan ke saya. Sejauh ini alhamdulillah berbagai permasalahan yang ada bisa teratasi dengan ataupun tanpa arahan dari saya. Saya bersyukur mendapatkan tim yang cukup solid dan kompeten dalam menjalani tugas yang menjadi ranah kerja kami.
Sebagai seorang pemimpin tim, kita harus memahami troubleshooting atau pemecahan masalah secara sistematis atas pekerjaan yang menjadi tanggungjawab kita.
Seorang pemimpin pasti akan menjadi tempat bertanya sekaligus tempat koreksi dan validasi. Kita harus tahu apa yang harus kita lakukan untuk mengatasi kendala-kendala yang mungkin terjadi akibat pekerjaan yang salah dari anggota tim kita.
Dari mana pengetahuan pemecahan masalah itu? Dari manapun. Bisa dari pengalaman pribadi, bertanya ke orang lain atau bahkan bertanya kepada Google. Kalau belum bisa memberikan solusi saat itu juga, tampung dulu permasalahan tersebut agar bisa dilaksanakan pendalaman. Ini diperlukan karena langkah yang harus kita berikan sebisa mungkin adalah langkah yang solutif.
Salah satu risiko yang harus dihadapi pemimpin tim atau organisasi, seperti yang disampaikan Steve Farber dalam Extreme Leadership, adalah The Risk of Overcoming Adversity atau Risiko Menghadapi Kesulitan. Adanya kesalahan pekerjaan dari anggota tim kita adalah risiko yang pasti akan kita hadapi. Bagaimanapun, itu akan menjadi ujian tersendiri yang bisa meningkatkan kualitas kepemimpinan kita.
Sebagai pemimpin, tugas kita adalah melaksanakan coaching atau membina anggota kita dalam hal yang bersifat teknis dan non-teknis.
Untuk hal yang bersifat teknis, kalau kita menguasai materi pasti akan jauh lebih baik, tapi kalau kita terlalu menguasai materi teknis maka kita harus mengetahui gambaran besar tentang urusan teknis itu agar anggota tim bisa mencari tahu sendiri detail teknisnya. Adapun membina dalam hal non-teknis adalah pembinaan yang berkaitan dengan etika. Cara yang paling sederhana untuk ini adalah dengan memberi contoh dalam hal perilaku kita.
Tugas membina itu erat hubungannya dengan regenerasi sebagai obyektif kepemimpinan. Karena itu, bagi saya tidak sepatutnya apabila anggota tim kita melakukan kesalahan (apalagi kesalahan pertama) lantas kemudian dijustifikasi bahwa dia tidak mampu dan dihentikan dari tugas itu. Di mana peran kita sebagai pemimpin kalau kita bertindak seperti itu?
Mendelegasikan tugas adalah memberikan kepercayaan. Melakukan kesalahan teknis bukanlah sebuah pengkhianatan. Kepercayaan itu idealnya harus tetap diberikan.
Dengan kita memberikan kesempatan kepada anggota tim kita untuk memperbaiki kesalahannya, normalnya loyalitas dari anggota kita pasti akan meningkat. Percayalah.
