Qu’est-ce que m’a appris l’arrivée des premiers employés dans ma startup
Comment avons-nous géré l’arrivée des premiers employés dans notre startup et qu’est ce qui a changé sur notre manière de travailler ? De collaborer ?
Je vous l’explique dans cet article afin de pouvoir comparer votre situation ou apprendre un peu de notre expérience récente chez Fetch.
Après un mois à faire passer environ une quarantaine d’entretiens nous avons enfin trouvé les personnes qui allaient nous aider à continuer à nous développer.
Quatre nouvelles ont intégrées l’équipe en moins de trois semaines ça change beaucoup de choses sur pas mal d’aspects que vais détailler dans l’article.
Je reviendrai sur le recrutement dans un prochain article, ces entretiens m’ont également beaucoup appris.
Rentrons dans le vif du sujet ! Qu’est-ce que m’a appris ces nouvelles arrivées et quels sont les ajustements qui ont dû être fait ?
1) Une organisation interne à revoir
Lorsque les city managers ont démarrés le but fut de les rendre le plus vite possible autonomes afin de pouvoir driver leurs villes efficacement. Mais pour cela il fallait qu’il puisse avoir accès facilement et rapidement aux informations importantes, qu’ils comprennent comment communiquer avec l’équipe des fondateurs, savoir ce que nous attendons de chacun etc.
Le premier élément intéressant a été de voir leur incompréhension de notre modèle de communication interne ainsi que notre manière de trier les informations. Entre associé ayant l’habitude de travailler ensemble depuis 18 mois cela nous paraissait normal et instinctif, mais ce n’était pas du tout le cas pour des personnes venant de l’extérieur.
Nous avons donc réorganisé notre outil de gestion de projet, basecamp, afin que celui ci soit clair et compris par tous.
Une nouvelle adresse mail général a été créé ainsi qu’un nouveau google drive.
Une adresse mail pro par personne avec un partage d’accès au google drive de l’équipe.
2) Le dilemme de la transparence
Chez Fetch nous avons une culture de la transparence depuis le début aussi bien en interne qu’en externe (presse, partenaires, clients), ce qui nous a joué parfois des tours mais c’est un choix assumé. Cela reflète aussi ma manière de penser.
Cependant, nous nous sommes vite posé la question sur les éléments qui ne concernent pas forcément les employés, à savoir : les investisseurs, la recherche de fonds, nos conversations entre associé sur des sujets privés, le recrutement, accès compte bancaire.
Nous avons donc pour le moment préféré créer un deuxième espace pour parler de ces sujets.
Par contre, pour le reste l’accès est total, métriques, compte rendu, marketing, commercial, juridique etc. Chaque conversation est ouverte à tous et nous encourageons tous les membres de l’équipe à donner leur point de vue.
Exemple : les idées marketing peuvent et surtout doivent venir de n’importe quel membre de l’équipe.
3) Un boost en créativité et en énergie
Des idées les gens à l’extérieur de Fetch nous en propose tous les jours, des bonnes ou des mauvaises. Sans compter les points de vues qui ne sont que très rarement pertinent n’ayant pas accès à la majorité des informations.
Cependant, avec les nouveaux membres de l’équipe c’est complément différent puisqu’ils apportent leurs idées tout en ayant les informations nécessaires pour que celles ci soient le plus souvent pertinente pour notre business.
C’est donc avec plaisir que nous écoutons les idées de chacun, nous avons même créé une section “idea box” sur basecamp.
L’énergie est un autre point important, avoir autour de soi des personnes “fraîches” sans aucune fatigue mentale reboost l’équipe qui est dans les tranchées depuis des mois maintenant !
L’énergie est communicative et donne envie de se dépasser encore plus !
4) Établir des process internes
Beaucoup de questions étaient posés les premiers jours ce qui est normal, mais très vite nous avons constaté que certaines revenaient très souvent.
Le but de rajouter des membres dans l’équipe est de faire levier sur notre croissance et non pas d’être ralenti, pour cela il faut les rendre autonome au maximum et le plus vite possible chaque nouvel arrivant.
Pour cela nous avons créé des “playbook” sur différents sujets que nous avons documenté afin que chacun est accès à notre manière de faire dans :
- marketing
- service client
- commercial
- recrutement des livreurs et gestion des livreurs
- relations restaurants
- une FAQ des demandes des restaurateurs
- les accès et MPD pour certains logiciels
- nos valeurs
- une fiche de présentation personnelle pour en savoir plus sur ses collègues
Nous avons aussi créé une discussion “posez vos questions” sur basecamp.
Cela va nous permettre de créer une FAQ interne.
Il y a deux mois je n’aurai pas pensé devoir faire ce genre de document aussi rapidement, mais au final le temps passée à les faire est loin d’être perdu !
Les process ne sont pas que pour les boîtes du CAC40 ! ;)
Un petit clique sur l’image pour suivre mes articles ! ;)
5) Les obligations légales et administratives
Je ne vais pas vous embêter longtemps avec ce sujet qui n’est pas le plus sexy mais obligatoire. L’arrivée d’employés rime avec :
- prise d’une mutuelle entreprise
- création de contrats de travail
- faire les déclarations préalables à l’embauche
- trouver la convention collective de son activité (pas simple pour la majorité des startups)
A cela vous ajoutez la prise de nouveaux bureaux avec ce que cela engendre en paperasses.
L’administratif n’apporte rien à la croissance de votre entreprise, c’est donc quelque chose que je n’aime pas faire d’autant plus que rien n’est fait pour aider les entreprises en France … et encore moins les startups.
6) Des formations internes pour transmettre nos connaissances
J’ai passé beaucoup de temps ces dernières semaines à former les nouveaux sur pas mal d’aspects en fonction de leurs postes et missions.
Une formation commerciale sur le terrain avec explication de chaque étape (démarchage, rdv, closing)
Des formations via skype pour l’utilisation d’outils ou de canaux marketing (mailchimp, facebook ad, comment et quand poster sur notre page facebook)
Le service client a été vu aussi afin de bien comprendre nos clients, les restaurants.
Gestion des livreurs avec les plannings et la gestion quotidienne de la flotte.
Bien sûr j’ai perdu du temps sur mes tâches personnelles et encore pas tout à fait puisque ma mission principale était et est toujours de former les nouveaux afin qu’ils deviennent rapidement meilleurs que mes associés et moi-même dans leurs domaines respectifs !
7) Une responsabilité accrue
Être CEO d’une boite qui n’a pas d’employé n’a rien à avoir puisque je n’avais pas la “pression” de faire perdre des emplois si la startup échoue. Mes associés et moi même nous sommes conscient des risques inhérents depuis le début.
Maintenant nous avons des personnes qui ont quitter leurs travail pour rejoindre l’équipe ayant été convaincu par la mission de Fetch. Il faut donc faire en sorte de les mettre dans de bonnes conditions, mais aussi de se battre pour continuer à développer Fetch le mieux possible.
La encore la transparence a été importante dans les entretiens puisque j’ai été très clair sur nos objectifs et sur le fait que nous mettrons les moyens nécessaires pour y parvenir.
8) Mise en place d’objectifs personnels
Nous avons mis en place un système d’objectifs et de KPI individuels pour avoir une traçabilité des résultats et progrès de chaque personnes sur son travail et les rendre responsables de leurs productions.
Cela passe par :
- une fiche d’objectifs mensuels et trimestriels établi entre l’employé et moi.
- une fiche d’objectifs hebdomadaires faite chaque lundi matin par l’employé qui doivent lui permettre d’avancer sur ses objectifs mensuels.
Vous avez maintenant un aperçu des changements que peux vivre une startup dans cette phase pas facile à gérer au premier abord, mais l’expérience est très enrichissante et elle oblige à bien réfléchir à la structuration de son entreprise.
Comment avez vous vécu et géré l’arrivée de vos premiers employés ? Si vous êtes employé d’une startup early stage : comment votre intégration s’est t-elle passée ?
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