Slack em tempos de Home-Office

Semana passada escrevi um post com algumas dicas para trabalhar em contextos distribuídos. Naquele texto, comentei sobre as duas formas de comunicação existentes nesse cenário (síncrona e assíncrona). Neste post quero dar algumas dicas de uso da ferramenta de comunicação assíncrona que eu mais gosto, o Slack.

Caso você não use o Slack no seu time, eu recomendo fortemente testá-lo. O Slack tem um plano de uso gratuito que atende muitos casos, o maior problema dessa versão é que ela só guarda as últimas dez mil mensagens. Dessa forma, para a documentação seria necessário o uso de outra ferramenta (eu recomendo o uso de ferramentas específicas de documentação no lugar do Slack mesmo tendo a versão paga, pois nessas ferramentas normalmente é mais fácil encontrar o que for salvo).

O que mais gosto do Slack é a sua facilidade de uso e organização de times em canais próprios. Ele é uma ótima alternativa ao e-mail, que embora também seja uma forma de comunicação assíncrona, acaba sendo mais vagarosa e formal. Além disso, o e-mail não da visibilidade das discussões para as pessoas, a menos que cada uma seja adicionada ao loop do e-mail (e quem já participou de longos debates por e-mail em que múltiplas pessoas estavam envolvidas pode atestar o quão improdutivo e confuso fica), já no Slack qualquer argumentação feita pode ser vista por todas as pessoas que tenham acesso àquele canal.

Outra coisa que gosto muito no Slack é a quantidade de apps que podem ser adicionados para ajudar na produtividade e no dia-a-dia. A facilidade de adicionar um novo app também é um ponto a favor da ferramenta, os apps não precisam de configurações complexas e a maioria tem algum guia de passo-a-passo para configuração.

DICAS DE USO DO SLACK

Como no Slack qualquer pessoa pode criar um novo canal, é muito importante que você saiba e que seja combinado com seu time quais canais são de leitura obrigatória, mantendo as discussões importantes sempre neles. Para sempre ficar de olho, uma boa prática é utilizar a estrelinha ao lado do nome do canal, dessa forma eles irão aparecer em primeiro na lista de canais.

O ideal é que cada equipe tenha um canal próprio. Algo que também pode fazer sentido é ter duas versões do canal da equipe: uma mais interna para os alinhamentos do dia-a-dia, como avisos de breaks, por exemplo; e outro mais externo para as comunicações oficiais e para que as pessoas de outras equipes possam entrar em contato com a sua. Um ponto de atenção caso opte por ter dois canais é lembrar de usar o canal oficial externo para comunicar as decisões importantes, que podem ter impacto em outras equipes. Dado que é bem comum toda a comunicação ficar concentrada no canal interno e o canal externo acabar ficando esquecido.

É importante dar preferência à comuynicação no canal da equipe, evitando as mensagens particulares. Um exemplo é: se tiver dúvida ou um problema, mesmo sabendo quem é a pessoa com a solução, opte por fazê-la no canal da equipe usando o @user para chamar a pessoa específica. Dessa forma, outras pessoas da equipe podem ajudar, mesmo se a pessoa em questão estiver indisponível naquele momento, acelerando assim a resolução da dúvida ou do problema. Outro ganho disso é que se torna mais uma forma de divisão de conhecimento entre a equipe(outra pessoa pode ter a mesma dúvida/problema que você).

Conforme comentei no outro texto, é importante deixar visível para as pessoas sobre os seus momentos de indisponibilidade (seja um tempo de foco em uma tarefa ou um momento de break), uma forma de fazer isso pelo Slack é usando o status. O legal dessa funcionalidade é que, podemos escolher por quanto tempo o período de indisponibilidade irá durar:

É possível também, fazer com que os status sejam alterados automaticamente baseados na sua agenda. Existem alguns apps do Slack que fazem isso, o que eu uso é o Google Calendar, que sempre me coloca como “in a meeting” quando está no horário de alguma reunião que eu tenho marcada na agenda do Google. Esse app é uma ótima ajuda para evitar o esquecimento de alterar o status.

Em ambiente distribuídos, não temos o famoso "dedo no ombro" que temos no escritório, dessa forma é muito importante configurar os alertas do Slack para que eles não te atrapalhem quando você precisa de foco, mas que te avisem caso alguém estiver precisando de uma resposta sua. Por padrão o slack irá enviar um alerta se alguém enviar uma mensagem particular, alguém referir o seu nome com @user e com os usos dos comandos @here e @channel. É possível criar mais alertas para algumas palavras-chave que você gostaria de acompanhar e é uma boa forma de ficar sempre por dentro de algum assunto específico sem ter que manualmente procurar em todos os canais. Para fazer isso vá em preferências, na parte de notificações e digite as palavra-chaves que quer ser notificado sobre, recomendo aproveitar e selecionar para ser notificado apenas em mensagens diretas e notificações e nas thread que você está participando:

Faça uso da funcionalidade de thread no Slack, de forma a organizar as discussões e não poluir o canal. Um dos pontos positivos disso é que apenas as pessoas que estão participando da discussão serão alertadas para novas mensagens ali contidas(caso tenham seguido a sugestão de configuração acima).

SUPER IMPORTANTE: evite ao máximo o uso dos comandos @here e @channel. Esses comandos enviam alertas para todas as pessoas presentes no canal, o que cria o seguinte problema, se seu uso for constante:

1. as pessoas vão se irritar e parar de dar atenção aos alertas(afinal toda hora as pessoas estarão recebendo alertas que não são importante para elas);
2. quando alguém realmente precisar da atenção das pessoas elas não vão ter, pois a pessoa irá assumir que é mais um alerta inútil.

Como disse acima, o @user é uma das formas de enviar uma notificação para uma pessoa. Dessa forma se estiver fazendo apenas uma referência a pessoa, mas não quer que ela seja notificada(algo que pode atrapalhar a concentração dela) evite usar o @.

Uma configuração de privacidade importante que devemos fazer é sobre as notificações em si. Por padrão o Slack manda um pedaço da mensagem recebida ao enviar a notificação, isso pode ser um problema quando estamos dividindo a tela em uma videoconferência, dessa forma recomendo desmarcar essa opção nas preferências:

Um app que eu gosto e uso batente é o Polly, é uma forma muito fácil e rápida de fazer pesquisas. Outro que tenho usado muito é o app do Zoom para o Slack, que tem sido a forma mais rápida de se iniciar uma nova videoconferência usando o comando “/zoom”.

O Slack tem uma funcionalidade que pouca gente conhece, que permite favoritar mensagens e guardá-las. É só clicar na estrela em uma mensagem e ela fica salva, acessível na estrela do canto superior direito. Eu uso quando preciso responder algo e no momento não posso e para guardar links de leitura que não posso ver no momento que foi enviado. Além de favoritar você pode marcar como não lido, ou pedir para o Slack te reenviar aquela mensagem depois de um determinado tempo:

E a última dica, e com certeza mais importante desse texto, é o comando “/shrug <texto>” que envia um “¯\_(ツ)_/¯” no final do texto digitado!

CONCLUSÃO

O Slack tem se tornado uma ferramenta bem utilizada para comunicação dentro de empresas e também em comunidades da área de tecnologia, aqui na Loft ele tem sido primordial no nosso dia-a-dia. Se você ainda não conhecia, acho que dá pra entender bem onde podemos chegar com ela. E o intuito é melhorar um dos grandes problemas que enfrentamos em todos os tempos, a comunicação! Se você tem mais dicas para facilitar e agilizar o uso do slack ou de qualquer outra ferramenta de comunicação, me conte nos comentários!

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