Research Ops: Por onde começar?

Se você está se preparando para organizar a documentação das suas pesquisas, caiu no artigo certo!

Antes de iniciar minha jornada de especialização em Pesquisa & Gerenciamento em UX, tudo era muito abstrato.
Se por um lado, eu tinha certeza de qual área no UX queria seguir, por outro lado, não sabia por onde iniciar, como organizar tudo que estava criando e como gerenciar isso de uma forma que até pessoas externas ao time (como P.M, P.O e UX e afins) de outros projetos interagissem com essas documentações.

Meu primeiro projeto relacionado a gerenciamento de projetos ou informações, foi o Project Process.

Se você não sabe do que se trata, vale dá uma olhada nesse artigo aqui:

Research é realmente necessário?

Hoje, trago grandes aprendizados após a criação desse framework, que moldaram a base da minha compreensão e aperfeiçoamento no que se refere a organizar e manter documentos, principalmente relacionados a Research.

Agora que completei 1 ano no LuizaLabs, quero trazer algumas dicas e boas práticas que implementei na criação do Research Ops dentro do time de UX que atuo e quais vantagens de iniciar esse tipo de projeto.

Como comecei

Primeiro, entendendo o que é Research Ops

Segundo o Nielsen Norman Group, o Ops (sendo design, dev ou research), se refere a forma de organizar e otimizar informações, operações, dados, processos, pessoas, possibilitando atualizar, escalonar e compartilhar.

https://www.nngroup.com/articles/design-operations-101/

Já tinha contato com Ops, mas nunca havia criado um do zero.

Com isso claro, vamos as percepções do que leva um UX a criar um Ops:

📌 Entender se o time está com a maturidade suficiente para ter um repositório de informações/documentações

Quando entrei no time, meu Sênior já tinha feito uma série de pesquisas. Tínhamos materiais, ferramentas e reports.
No mais, a organização era pulverizada, já que ele atuava sozinho, atendendo as demandas de pesquisas de várias frentes e sempre, surgia algo a ser priorizado que demandava muita energia e a organização era colocada em segundo plano.

Logo, meu primeiro trabalho foi entender o que tínhamos e como centralizar em um único lugar.

Primeiro passo: Criação de Drive compartilhado

Parece simples, besta ou até “idiota” dizer isso, mas se você dentro da empresa que atua, tem Workspaces como o Google Gsuite ou o Microsoft Teams, usufrua disso e comece por ai organizando suas documentações.

Além da pasta (obviamente) de Research no Drive, temos as outras frentes de atuação, como:

• Geral
• UX/UI
• Writing
• Design Ops
• Ferramentas e Metodologias (criadas dentro do Gsuite, como Teste de usabilidade e Tabulação de entrevistas, via Sheets)

É imprescindível que você, que está pensando em iniciar a organização do seu time, use essas dicas apenas como base. Cada time funciona de uma forma e isso não quer dizer que a ferramenta que faz sentido para o meu fará para o seu.

Dentro da pasta de Research, criei as sub categorias de atuação/frentes de pesquisa, já que como disse anteriormente, tanto meu Sênior quanto eu, atuamos como pesquisadores para os demais times dentro do Labs.

E é aí que começa a trama de gato (haha):

Muitas dessas frentes, possuem subdivisões. Para vocês entenderem melhor, façam um exercício mental comigo:

“Eu, Raira, vendo produtos de Skin care. Skin care focado em produtos faciais veganos com matéria prima de origem brasileira. Além disso, eles são específicos para peles maduras”, ou seja, a divisão por pastas de documentação, ficaria assim:

Skin care (pasta principal)>

Produtos faciais — Tom Preto médio (subpasta)>

• Peles Maduras — 40 anos (Categoria 1) >
• Peles Madura — 50 anos (Categoria 2 ) >
• Peles Maduras — 60 anos (Categoria 3) >

Pegaram o raciocínio? É isto.

“Ah Raira, mas isso é o BÁSICO”, mas não é MESMO. Já vi muita organização de projeto/time/squad caindo por terra por que muitas vezes não existe essa ramificação dentro das pastas, logo, o que deveria ser organizado, fica confuso e bagunçado.

Além dessas pasta mais “especificas”, dependendo da pesquisa, também crio algumas separadas para anexar imagens, vídeos, apresentações e outras informações, e assim, facilitar a busca de informações.

E uma observação: Como adoro um charmezinho visual, uso signos e cores para que quem estiver acessando, entenda em que estágio está tal pesquisa, ex:

• Pasta em amarelo com o emoji 🟠 na frente do nome, estão em andamento.
• Pastas em verde com o emoji 🟢 na frente do nome, foram entregues.
• Pasta em azul com o emoji 🔵 na frente do nome, foram pesquisas reabertas e estão sendo atualizadas.

📌Promover um histórico de manutenção e versionamento

Há pouco mais de 2 anos, dentro do Google Drive se tornou possível acompanhar o histórico de edições através da aba lateral Atividade. No entanto, quando estamos falando de times e acessos diversos, centralizar e facilitar o entendimento é a cereja do bolo.

Por isso, depois que entendi como centralizar as informações mais generalizadas no Drive, agora era preciso criar um mapa mental desses dados, com direcionamentos mais específicos e resumidos.

Para esse tipo de catalogação/repositório, aqui dentro do Labs utilizamos dois tipos de ferramentas:

• Confluence (da Atlassian, a mesma empresa do Jira)
• Condens (que também auxilia, nas transcrições e especificidades de pesquisas)

Ambas as ferramentas são simples de entender. Com meia horinha você consegue definir o racional básico.

Assim, peguei o repositório Geral dentro do Confluence do time de UX da minha vertical, (que já estava criado mas sem manutenção) e dentro dele criei as ramificações de atuação e informações básicas, como:

• Onboarding do time para novos Labs
• Dúvidas e avisos
• Time
• Iniciativa

Onde entra o Design Ops, Content Writing e Research Ops

📌Organizar como funciona o processo de Pesquisa

Por mais que isso vá parecer estranho, Big Companies ou empresas com times plurais e heterogêneos, sofrem com uma dor chamada Centralização de informações.

Quando falamos que uma empresa possui uma Cultura interna, é que, de modo geral, todas as frentes seguem algumas boas práticas e regras de forma fluída. Mas para isso acontecer, é necessário lembretes periódicos de comunicação, alinhamentos, disseminação orgânica (a famosa "fofoquinha" hehe) e etc.

Quanto maior a empresa, mais processos ela possui e isso torna muitas vezes as atividades que deveriam ser simples, complexas e morosas (o que obviamente nós queremos evitar).

Mas como disse anteriormente: sem ordem, o caos atua. Então por exemplo, para que as frente nos acionem para uma nova pesquisa, é necessário passar por um Kick off de alinhamento > Preenchimento de um formulário de requerimento de Pesquisa e assim, organizamos em um documento de planejamento nosso processo, roadmap e afins.

Logo, bemmm no cabeçalho do nosso Research Ops, existe um descritivo sobre os Responsáveis, O que é o Repositório, Como fazer um requisição de pesquisa, Calendário de acompanhamento das que estão rodando e o Histórico das pesquisa concluídas.

Para cada ano do Histórico, existe uma página com uma tabela das pesquisas, onde organizamos por:

• Responsáveis
• Requerido por
• Produto
• Assunto
• Quant. de entrevistados/Respondentes
• Resumo
• Data de entrega
• Entregáveis
• Outros links

Dessa forma, quem quer que acesse esse repositório, entende o propósito, objetivo e o que foi entregue.

Depois de todos esses passos, depende de você (e demais envolvidos) manter tudo isso organizado e atualizado.

Se lembre sempre, que o principal motivo do Research Ops existir é centralizar informações e dados de forma assertiva. Então motive seu time, faça com que os demais fiquem engajados e atualizados sobre tudo que acontece dentro do repositório.

Se gostou, compartilhe com aquele amigo que está surtando sobre como começar algo semelhante no time de atuação.