Como fazer uma boa Daily Meeting

A importância de uma boa Daily Meeting e como fazê-la com seu time.

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Daily meeting, daily stand up meeting, stand-ups, Kanban meeting ou Scrum daily, seja lá qual for o nome, é a cerimônia mais simples e importante que um time (de tecnologia ou de qualquer área) pode realizar.

Os porquês para fazer uma boa daily meeting:

• Senso de time — A reunião e alinhamento regular das pessoas, fortalecem a identificação como um time, além de garantir que todos estão remando para o mesmo objetivo.
• Comprometimento coletivo — Em times auto-organizados, a responsabilidade pelas entregas é de todos. Não cabe neste cenário aquele velho pensamento: “eu fiz minha parte ”. Se há algum item de trabalho empacado ou que não está fluindo bem, é responsabilidade do time como um todo se mobilizar e resolver isso. A gestão visual através do quadro e a comunicação aberta através da daily meeting incentivam a detecção destes casos e a reação rápida do time.
• Coordenação refinada — Esta mesma comunicação aberta e rápida proporciona que as pessoas evitem desperdícios, por exemplo: “eu não sabia que vocês construiriam esta funcionalidade assim, então eu devo fazer tal alteração no sistema para evitarmos um novo bug, ainda bem que conversamos sobre isso”.
• Foco em poucos itens — Daily meeting orientada pelos itens de trabalho (cards), ajuda o time manter o foco em poucos itens de trabalho por vez. Ou seja, há chance maior que o WIP (work-in-process) limitado seja respeitado. Lembre-se da famosa frase: “Pare de começar e comece a terminar”.

Como fazer uma boa daily meeting:

• Seja rápido e objetivo.
• Crie o hábito, mesmo local ou mesma agenda (se estão remotos), mesmo horário.
• Todos participam, inclusive quem está remoto.
• Não precisa do líder puxar, o time é auto-organizado.
• Use os itens de trabalho como referência.
• Todos itens de trabalho devem estar representados no quadro (físico ou digital).
• Não é prestação de contas. O foco é nos itens de trabalho, não nos membros do time.
• Comece com os itens da direita (pronto) do quadro e percorra até os itens da esquerda (para fazer ou backlog).
• Faça as seguintes perguntas:

O que nós precisamos fazer para entregar este item?
Temos algum item bloqueado? Se sim, vamos focar nisso para desbloquear!

• Antes de puxar um novo item do Para Fazer, verifique se você pode ajudar a finalizar um item que está em andamento ou tratar um impedimento/bloqueio.
• Pessoas que não compõem o time, mas que tenham interações com este, são bem vindas para participar.
• Não caia na tentação de entrar em detalhes sobre regras do negócio ou questões técnicas específicas, se necessário marque uma agenda à parte para tratar disso.
• Última dica: faça estes acordos de trabalho com o time e deixe explícito.

Se vocês ainda não realizam esta cerimônia ou não fazem da maneira correta, compartilhe estas dicas com sua equipe. Estas práticas já se mostraram efetivas em dezenas de times no Luizalabs.