Kurumlar için Kodsuz Maraton: Ideathon

Son dönemde startuplarla etkileşimlerini artırmak için kolları sıvayan kurumsal şirketlerden “hackathon” kelimesini sıkça duyar olduk. Yazılımcı odaklı süren kodlama maratonu yerine yeni iş fikrilerinin kısa sürede geliştirilmesini amaçlayan bu şirketlerin aslında hayal ettikleri şeyin bir “Hackathon” değil “Ideathon” olduğunu anlamamız uzun sürmedi.

Peki nedir bu Ideathon?

Fikir Maratonu olarak da adlandırılan Ideathon’ları, katılımcıların ortalama 48 saatlik bir sürede ekip oluşturarak yeni iş fikirleri geliştirmesi, bunları prototip haline getirerek müşteriyle test ettiği, sonrasında jüriye sunum yaparak kazananın seçildiği bir süreç olarak tanımlayabiliriz. Bir nevi “hack”lemeden hackathon da diyebiliriz :)

Geçtiğimiz hafta sonu da bir kurumsal şirket ile bir Ideathon yürütme fırsatı bulduk. Cumartesi sabahı başlayıp Pazar akşamüstü jüri sunumuyla sona eren Ideathon sürecini nasıl ele aldığımızı, süreçten çıkarımlarımı ve gözlemlerimi paylaşmaya karar verdim.

Beklentiyi İyi Tanımlamak

Her projede olduğu gibi şirketin Ideathon yapmaktaki amacını net bir şekilde belirlemesi önem taşıyor. Ideathon’un amacı, etkinliğin tasarım süreci dahil katılımcı kitlesi, değerlendirme kriterleri gibi birçok faktörü de etkiliyor. Eğer beklenen çıktı günün sonunda somut iş fikirlerine ulaşmak ise daha sonuç odaklı çalışmak, yeni yeteneklere ulaşmak ise katılımcıların fikir geliştirme sürecini gözlemlemeye dayanan daha farklı bir yaklaşım sergilemek gerekecektir.

Bu nedenle Ideathon tasarlamaya başlamadan önce bu çıktıların doğru şekilde tanımlaması ve önceliklendirilmesi, şirketlerin hem zaman ve eforunu hem de bütçelerini doğru kullanmalarını sağlayacaktır.

Peki sizin Ideathon yapma amacınız ne olabilir?

“Şirketin amacı yeni iş fikirlerine ulaşmak mı? Şirket içindeki problem alanlarına çözüm bulmak mı? Yeni yetenekleri keşfetmek mi? Yoksa rakip şirketlerin girişimcilik alanındaki faaliyetlerine ayak uydurmak, bu alanda “ben de varım” demek veya markayı girişimci dostu göstermek mi? “ Bir Hackathon Rüyası, 28.01.2018

Planlamada Empati

Etkinlik sonunda beklenen çıktı tanımlandıktan sonra, detaylı bir Ideathon programı çıkarmadan önce biraz empati kurmak iyi olabilir diye düşünüyorum. Fikir geliştirme ve eğitimler arasında gidip gelecek katılımcıların yerine kendimizi koymak, gün içinde neye ihtiyaçları olabileceğini düşünmek planlamadaki hataların önüne geçilmesine yardımcı olacaktır.

Daha önce böyle bir etkinlikte katılımcı veya mentör olarak katılmamış olan biri için empati kurmak zor olabileceğinden, bu süreci daha önce tecrübe etmiş kişilere danışmak program tasarımında kolaylık sağlayacaktır.

Eğitim Şart! (Ama kısa ve öz)

Ideathon süresince katılımcıların, tasarım odaklı düşünme (design thinking) adımlarını daha kısa süreler içinde gerçekleştirmeleri amaçlanıyor. Gelin görün ki katılımcılarınızın bir bölümü daha önce tasarım odaklı düşünme felsefesini hiç duymamış veya duymuş ama uygulamamış olabilir. Katılımcıların aynı dili konuşabilmesi ve aynı sayfada olması açısından her adımdan önce bir bilgilendirme seansı yapmak şart. Burada önemli nokta eğitimlerin ne kadar kısaysa o kadar iyi olacağı. Dolayısıyla verilen eğitimlerde teorik bilgiler verirken bir ders mantığından uzaklaşarak katılımcılara yalnızca kritik noktalarını aktarmak önem taşıyor.

Amaç bilgilendirme süresini minimumda tutarak ekiplerin aksiyon süresini maksimum seviyeye çıkarmak olmalı.

Mentörlerin Önemi

Fikir üretme, iş modeli, çözüm geliştirme, prototip yapma gibi kavramlara yabancı olan veya bu süreci deneyimlememiş bir kişinin verilen bilgileri eksiksiz almasını ve aynı gün içinde özümsemesini beklemek yanlış olur.

Bu nedenle, verilen her eğitimin ardından ekiplerin çalışması gözlemlemek, bir sonraki adımı anlayıp anlamadıklarını teyit etmek önem taşıyor. Katılımcıların ortalama 48 saat gibi bir süreleri olduğunu düşünürsek yanlış anlaşılmaları erken tespit etmek, takımın tamamen yanlış bir yolda ilerlemesini engelleyecektir.

Mentörlerin bir diğer görevi de ekiplerin iş fikirlerini sorgulamak ve onları düşünmeye zorlamak olmalı. Zaman kısıtlı olunca, ekipler iş modelindeki belli boşlukları görmeyebiliyor veya veya önemsiz görüp üzerinde durmayabiliyorlar. Mentörler, bu zayıf noktaları iyi tespit etmeli ve doğru soruları sorarak çözüm yaratma sürecinde ekiplere yol göstermeli. İş fikrinde hiç dikkat etmediği bir noktayı çözmek iç motivasyonu artırmakla kalmıyor, ekiplerin jüri karşısında ter dökmesini önleyebiliyor.

Startup mentörlüğü ile bu tür etkinliklerde verilmesi gereken mentörlüğün birbiriyle karıştırılmaması gerektiğini düşünüyorum. Çünkü burada önemli bir faktör var, o da zaman. 48 saatlik süreçte katılımcıların destek istemesini beklemekten ziyade mentörlerin süreci aktif olarak takip etmesi ve gerektiği zaman ekipleri ve fikri sorgulamasının kritik olduğu inancındayım.

Biraz da Eğlence Lazım

Tüm gün eğitimler ve fikir geliştirme arasında gidip gelen katılımcıların enerjilerini deyüksek tutmak gerekiyor. Bizim yürüttüğümüz Ideathon etkinliğinde, programın içinde eğlenceli aktiviteler ekleyelim diye düşündük. Bu aktiviteleri tasarlarken veya programa eklerken “koca koca insanlar oyun oynamak isteyecek mi?” diye düşündüğüm veya “bunu kimse yapmak istemeyecek” diye endişelendiğim anlar oldu. Endişelerimin aksine, tasarladığımız aktivite ne kadar basit olursa olsun, tüm katılımcıların katılım gösterdiğini ve çok keyif aldığını gözlemledim.

Diyeceğim o ki, tüm gün kapalı bir alanda fikir geliştiren ekiplerin arada bir temiz hava alması ve belki fiziksel bir aktivite veya bir oyuna katılması kısa süre de olsa kafa dağıtmalarına yardımcı oluyor. Bu aktivitelerin niteliği katılımcı profiline göre değişebilir ancak bazen en basit aktiviteler bile ekiplerin kafalarını boşaltmasına yardımcı olabiliyor.

Ideathon sürecindeki diğer çıkarımlarım ise şu şekilde;

• Tüm ekiplerin yan yana çalışması “fikrim diğer ekip tarafından çalınır” korkusuna yol açabiliyor. Dolayısıyla büyük bir alandaysanız ekiplerin birbirlerinden ayrı konumlandırılması veya ayrı odalarda çalışması bu endişeleri ortadan kaldırıp daha verimli çalışma ortamı sağlıyor.
• Siz üretilecek fikirlerin çok çılgın olacağını ve ekiplerin son teknolojileri kullanacağını hayal ediyor olabilirsiniz. Ancak fikirler bazen yalnızca uygulama ve web sitesi ile sınırlanabiliyor. Eğer katılımcıların Artificial Intelligence, Virtual Reality, Internet of Things, Machine to Machine teknolojilerini de düşünerek çözüm geliştirmesini istiyorsanız bu teknolojileri deneyimlemeleri veya süreç içinde bu teknolojilerle etkileşim halinde olabilmeleri sağlayarak yaratıcılığı tetiklemeniz gerekiyor.
• Katılımcılar bilmedikleri bir sektörde fikir geliştiriyorlarsa her ekibe sektör bilgisi olan bir mentör destek vermeli. Bu mentörün görevi geliştirilen iş fikrini sektör çerçevesinde değerlendirmek, görüş bildirmek, yasal engelleri görmelerini ve iş fikrini sektörel normlara göre sorgulayarak alternatif çözümler düşünmelerini sağlamak olmalı.