Les 6 erreurs à éviter lors d’un atelier à distance

Confinement, reconfinement, les événements et ateliers à distance ont plus que jamais le vent en poupe.

Ce n’est plus à prouver : l’intelligence collective peut fonctionner même à distance ! 👍

Cependant, cela ne s’improvise pas. Pour éviter de planter votre atelier à distance, voici un tour d’horizon des erreurs à éviter. Tout cela est issu de nos propres expériences ( #TestAndLearn) et des nos échanges avec d’autres facilitateurs et designers que nous côtoyons au quotidien.

#1 Négliger la préparation de l’atelier ⚠️

“J’ai pas bien compris, je vais dans quel sous-groupe ?”
“Je prends mes notes sur une feuille ou directement dans le site ?”
“J’y comprends rien à votre truc… je dois faire quoi ?”

Les ateliers offrent de nouvelles possibilités comme celle d’intégrer des participants aux 4 coins du monde, mais les dynamiques ne sont pas les mêmes qu’en présentiel. Il faut d’autant plus préparer l’atelier, en prenant bien en compte les spécificités du distanciel. Plus que jamais il est crucial de cadrer le sujet, en comprendre ses enjeux, et connaître les profils de participants pour mettre en œuvre la bonne dynamique de co-construction. Ensuite, vous pouvez concevoir une expérience globale pour vos participants, qui s’incarne dans un déroulé et des outils de travail collaboratif. Cette expérience n’est pas la simple transposition en ligne, d’une expérience conçue pour du présentiel.

C’est seulement une fois que cette expérience d’atelier est conçue (activités, dynamiques, timing, expérience, …) que vous pouvez partir à la chasse de l’outil collaboratif miracle qui répond à tout ce que vous vous êtes fixé !

#2 Partir en quête de l’outil idéal 🔎

“Je dois absolument trouver un outil collaboratif pour mon atelier… Mais lequel, il y a tellement de choix ?”

L’animation en présentiel nécessite des supports et il va de soi que pour un format distanciel c’est la même chose. Le combo gagnant est un tableau blanc numérique pour faire intéragir vos participants et incarner leurs idées et solutions, couplé à un outil de visio (on en reparlera un peu plus bas).
Miro, Mural, Klaxoon ou encore Yellow pour ne citer qu’eux permettent de faire pleins de belles choses à distance. Mais épiloguer un comparatif de ces différents outils ne vous serait pas très utile à ce stade. Voilà la première erreur : chercher le meilleur outil alors même que certains points cruciaux dans la préparation de votre atelier ne sont pas traités : le cadrage, le déroulé, les outils ou encore l’expérience des participants.

Chez nod-A notre outil collaboratif chouchou est Miro : il correspond à la majorité des besoins que nous avons pour nos ateliers ou formations. Pour autant, on ne s’empêche pas d’utiliser d’autres outils : Google Slide peut s’avérer très efficace pour des sessions très courtes à faibles enjeux.

#3 Exploser le timing ⏱

Ça y est vous êtes fin prêt, plus qu’à prévenir vos participants qu’un atelier aura lieu à 14h jeudi prochain.

Jeudi — 14h00 : 3 participants sur 10 de connectés… 👻

14h07 : 5 participants

14h10 : 4 participants (perte de connexion d’un participant)

14h18 : 10 participants — C’est parti ! 🥳

Vous connaissez cette théorie (aussi vraie dans la pratique) selon laquelle l’élève qui habite le plus loin de son école est souvent en avance, et celui qui habite le plus proche est le plus en retard 🤓 . Imaginez le résultat lorsque l’on a pas besoin de bouger de son siège pour passer d’une réunion à une autre…

La distance amplifie le nombre de retardataires, ajoutez à cela les problèmes techniques de plusieurs participants à régler et la durée de votre atelier explose. La marge de 5–10 min habituellement utilisée pour débuter un atelier ou une réunion en présentiel se voit à minima tripler sur un format à distance ! Pensez à inclure ce temps dans votre déroulé, par exemple : un atelier de 2h initialement prévu en présentiel peut finalement durer 2h30 à distance.

#4 Surestimer la maîtrise des outils par les participants ⚠️

En arrivant sur [insérez le nom de l’outil collaboratif que vous utilisez] Michel s’énerve et veut déjà abandonner… Il n’aime pas prendre en main un outil pour une seule session de 2h et n’arrive pas à ajouter son prénom dans le post-it…

Etes-vous sûr.e que vos participant sont à l’aise avec l’outil que vous avez prévu ? À la faveur du confinement, nombre d’entre nous ont vu fleurir une myriade de nouveaux outils, peut-être même trop ! Ceux que vous voulez utiliser pour votre atelier ne font pas forcément partie du quotidien de vos participants, et chacun d’entre eux aura une capacité d’adaptation différente. Ne lancez donc pas votre atelier sans faire une “prise en main” de l’outil pour assurer ensuite une participation active. Ça vaut pour vous aussi : vous devez devenir expert de l’outil pour pouvoir aider les participants en cas de problèmes mais aussi pour avoir une animation plus fluide.

En plus d’exercice de prise en main, nous vous recommandons d’avoir l’appui d’un “facilitateur technique”. Cette personne gérera toutes les questions supports et problèmes techniques des participants. De cette manière, le groupe continue d’avancer pendant que Michel résout son problème de post-it avec une personne dédiée. Très important en début de session, le facilitateur technique pourra généralement vaquer à d’autres occupations après 1h30 à 2h d’atelier.

#5 Éteindre les caméras 🙈

Oups, vous n’avez pas prévenu vos participants que la session serait à “caméra ouverte” ? Dommage, Paul et Virginie ont décidé de ne pas vous montrer leur tête…

La création d’une dynamique de groupe est très différente en visio : elle ne s’instaure pas aussi facilement qu’en présentiel. Par ailleurs, il est aussi très facile pour les participants de faire acte de présence et de faire autre chose derrière leur écran (on sait que vous avez déjà répondu à des mails ou préparer un PPT lors de d’une réunion ou un atelier en visio). Ajoutez à cela, la communication non verbale qu’on ne capte pas aussi facilement qu’en physique (hormis les soupirs dans les micros), et les participants seront loins d’être “100% présent” pendant l’atelier.
L’obligation d’avoir les caméras allumés est donc une bonne technique pour voir qui vous écoute et s’implique vraiment dans votre atelier. Et entre nous c’est quand même plus sympa de voir la vrai tête des être humains avec qui ont interagit plutôt d’une photo de profil corporate, ou des initiales. Et si un chat ou un enfant passe dans le champ, ce n’est pas très grave, c’est la vraie vie :-)

#6 Perdre les participants entre les sous groupes 🔮

“Je suis dans quel groupe déjà ? Ah oui, et c’est quel lien du coup ? Je le vois pas, vous pouvez me le renvoyer ? ”

Chez nod-A, nous estimons qu’un sous-groupe lors d’un atelier à distance doit être composé de 5 personnes maximum, contre 7 en présentiel. La création de sous-groupes devient vite primordiale. Mais plus vous avez de sous-groupes, plus vos participants risquent de se perdre avec tous ces liens de visio. Là encore, nous avons nos outils préférés qui font gagner un temps fou : Google Meet et Zoom ! Les deux permettent de créer en quelques clics plusieurs salles virtuelles au sein d’une même visio et d’y répartir les participants. Ceux-ci n’ont rien à faire, ils seront transférés automatiquement dans la salle qui leur est dédiée ! Idem pour les faire revenir en plénière.

En parlant de visio, pour ceux qui ont besoin de solutions plus sécurisées que Zoom et Google Meet, regardez chez Tixeo, ClickMeeting, ou encore Howspace qui combine visio et outil collaboratif : testés et approuvés par certains de nos clients dont la DSI ne rigole pas avec le sujet.

Avec tout ça, vous êtes déjà bien armé pour concevoir et faciliter vos ateliers à distance. Mais si vous voulez aller encore plus loin avec quelqu’un dont c’est le métier, on est à votre disposition pour vous aider.

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