En présentiel ou à distance ? Le Makestorming vous donne le choix !

C’est un fait : la crise du COVID-19 a accéléré et généralisé le travail à distance. Les afterworks Zoom ont volé la vedette aux discussions près de la machine à café et les réunions se sont transformées en oeuvres d’art byzantines : mosaïque de visages qui s’animent au rythme des micros de chacun. En seulement quelques semaines, les règles ont changé, les habitudes ont évolué mais le travail, lui, continue. On a vu fleurir très vite de nombreux articles, webinars et propositions d’ateliers à distance un peu partout pour suivre la tendance.

Chez nod-A, le Makestorming s’est construit comme une approche qui allie l’intelligence du collectif et les méthodes des designers pour comprendre les problèmes, puis faire émerger des idées, les prototyper et les tester, en gardant l’utilisateur au centre des réflexions. Résultats : de nouvelles expériences de travail à la fois joyeuses et diablement efficaces. Depuis 10 ans, nous avons principalement pensé ces expériences en présentiel pour impliquer autant le corps que l’esprit des participants.

Puisque les périodes de crise sont des moments privilégiés pour se réinventer, s’adapter et se dépasser, c’est maintenant qu’il faut évoluer et enrichir notre approche Makestorming. Mais peut-on prendre la “vague distancielle” sans se dévoyer et trahir nos convictions ? Plutôt que de foncer tête baissée pour vous proposer des solutions en ligne, nous avons pris le temps réfléchir, de peser les pour et les contre. Le temps est venu de nous appliquer à nous-mêmes ce que nous pourrions demander aux participants d’un sprint : allons chercher la confrontation des points de vue pour mieux innover. Voici nos réflexions, interrogations, et doutes, mais aussi nos envies et nos premières idées de solutions !

Faire dialoguer le distanciel et le présentiel

A quoi bon désigner un vainqueur entre le Makestorming à distance et en présentiel ? Ce n’est pas un combat ou une guerre, et les dichotomies sont rarement pertinentes : pour concevoir une démarche collaborative, il faut se poser les bonnes questions, identifier les opportunités et les limites de chaque option pour opter pour celle qui répond le mieux au contexte et aux objectifs définis.

Etablir la confiance pour le co-design

Quand nous mettons en oeuvre le Makestorming, c’est dans un mode de co-design avec notre client. De prestataire nous devenons un partenaire avec qui travailler à la poursuite d’un objectif commun. Cette relation nécessite de nouer rapidement un lien de confiance. En construisant un espace de rencontre et de partage, les réunions physiques contribuent à créer cette confiance.

Au contraire, le travail à distance ajoute une complexité non négligeable dans la création de cette relation. Cependant n’oublions pas qu’au début d’un projet, les premières interactions se font d’ores et déjà en visio ou au téléphone. C’est déjà à distance que la relation se créée au fil des échanges. De plus, en phase de préparation il est crucial de pouvoir solliciter une équipe projet aux profils multiples (sponsor, opérationnel, expert…). Dès lors, animer des mini-ateliers de préparation à distance se transforme en réelle opportunité pour mobiliser tous ces acteurs, bien souvent répartis sur différents sites géographiques. Les embarquer et co-construire réellement le dispositif avec eux est un premier pas vers le succès. Et si malgré l’absence de contraintes géographiques ils restent difficiles à mobiliser, c’est le signe qu’il faut revoir quelque chose avant d’aller plus loin.

Créer un espace et un temps différent au cours de l’atelier

Dans l’approche Makestorming, l’implications des participants est une condition sine qua non qu’il soit question d’un atelier, de la conception d’un outil sur mesure ou d’une formation. Pour impliquer les participants, nous créons des “espace-temps” bien balisés où les participants sont présents à 100%. Dans les ateliers par exemple, toute la réflexion est compressée dans un temps court (1 à 2 jours en moyenne) et dans un même espace aménagé pour l’occasion : placement des tables, fond sonore, espace d’accueil et de café, outils présentés sur les tables ou les murs, déroulé de l’atelier imprimé et affiché, projection de visuels pour les consignes…Rien n’est laissé au hasard. Au cours de l’atelier, on pourra se déplacer et changer la disposition de la pièce pour ponctuer les phases de travail. Ces espaces-temps dédiés sont constitutifs de “l’esprit Makestorming”. En impliquant intellectuellement, physiquement et émotionnellement les participants, on mobilise au maximum l’intelligence collective. Les résultats produits par le groupe n’en sont que plus pertinents et efficaces.

A distance, c’est sûrement là le noeud du problème : comment adapter cette expérience si singulière? L’écran étant le principal “espace” de travail pour les participants, il faut s’appliquer à créer des lieux virtuels différents et à l’identité forte. On embarque immédiatement les participants, pour éviter la énième réunion suivie d’une oreille distraite. C’est notamment par la maîtrise graphique et visuelle des outils et des livrables (appliquée d’ailleurs tant à distance qu’en physique) que nos espaces-temps sortent du quotidien, surprennent et donnent plaisir à s’impliquer dans le travail du groupe. Pour autant, l’écran n’est pas la seule planche de salut : parfois nous envoyons en amont des outils et supports de travail physiques aux participants. Ainsi, ils ne sont pas que rivés à leurs écrans et peuvent alterner les modalités de travail. L’outil physique a alors encore plus d’impact : il apporte un élément de surprise et rend ce temps de réflexion encore plus remarquable.

Le fait de travailler en distanciel permet aussi de facilement enchaîner les temps ou les exercices : il est plus facile de transformer drastiquement l’espace de travail. Plus besoin de déplacer les tables et les chaises : il suffit d’un clic pour passer dans un nouvel univers, une nouvelle dynamique, une nouvelle activité.

Enfin, l’atelier à distance améliore la concentration durant l’ensemble des exercices. Plus aucune pollution sonore : les équipes travaillent dans des “salons” différents et ne sont plus gênées par les voisins. Les relations au sein des groupes peuvent ainsi mieux se consolider : c’est une des clés pour faire émerger des idées innovantes. L’atelier à distance permet d’ailleurs de mettre fin à l’éternelle difficulté de trouver une salle adaptée. Il devient maintenant possible de mixer télétravail, petites salles de réunion ou espaces de co-working à l’aide de quelques outils en ligne.

Être à l’écoute des ressentis des participants pour mieux les impliquer

La fatigue sonore est belle et bien réelle lors d’un atelier, mais n’oublions pas que la proximité des individus permet au facilitateur d’être au plus près de ses équipes. C’est déterminant pour bien gérer son atelier. Il peut alors engager une relation privilégiée avec chaque participant, et s’appuyer sur le non-verbal pour déchiffrer l’état d’esprit de l’équipe, identifier les désaccords tacites, les zones de doute etc. En bref, le facilitateur peut pleinement exercer son rôle en ajustant sa posture et les modalités de l’activité en fonction de la dynamique d’équipe, qu’il pourra déchiffrer plus facilement en présentiel.

A la réflexion, la difficulté qu’il y aurait à distance pour le facilitateur de “lire” les émotions et les non-dits nous est apparue comme un faux-problème. Nos expériences d’atelier à distance avec la Ville de Montréal ou de formations à distance avec CNP Assurances nous ont au contraire convaincu : les individus sont bien plus expressifs et transparents qu’en présentiel. Comme si l’écran protégeait du regard des autres, les échanges ne sont pas pollués par un biais de conformisme ou d’autorité. Chacun se sent plus libre de partager son point de vue et de challenger celui des autres.

Dans la gestion des échanges, le facilitateur dispose d’ailleurs d’un nouvel outil : le chat individuel. Il devient très facile et discret de faire passer un message à une seule personne et ainsi désamorcer des situations qui pourraient mettre en danger l’énergie du groupe.

Gérer les outils et les activités des participants

Les outils, c’est un peu notre dada chez nod-A ! Tant pour nos outils sur étagère que pour nos outils sur mesure, nous créons une expérience d’utilisation efficace et impactante. Dans les ateliers, nous travaillons avec des outils qui s’appuient sur du matériel simple et intuitif. L’avantage du présentiel, c’est qu’une très petite part de notre énergie est dédiée aux outils de travail et à leur maîtrise. Projecteurs, tables, feutres … autant d’éléments que nous utilisons au quotidien et que chacun sait manipuler parfaitement ! Le facilitateur ou le sprint designer peut alors simplifier l’expérience des participants dans l’usage des outils, les aidant ainsi à concentrer leur énergie tout au long de l’atelier.

Dans un atelier à distance, un niveau de complexité technique s’ajoute : les webcams qui se bloquent, les micros qui se coupent, le tableau blanc qui ne fonctionne pas, ou tout simplement le manque d’habitude. Tout le monde n’est pas versé dans l’art du travail à distance. Maîtriser ces outils numériques nécessite du temps et de l’énergie et peut ralentir le rythme de travail. Tout est plus complexe et les éléments susceptibles de venir altérer l’expérience sont démultipliés !

Toutefois, si ces outils sont effectivement plus complexes, ils sont aussi d’une grande efficacité avec une vraie valeur ajoutée. Après avoir longuement étudié les différents outils en ligne disponibles, nous avons opté pour la plateforme de tableau collaboratif Miro qu’on associe à un système de visio tel que Zoom ou Jitsi. Le vote ou le sondage en direct pour des grands groupes deviennent extrêmement simples grâce à ces outils. L’anonymat minimise l’appréhension que certains participants ont d’exprimer leur avis. On garantit donc une meilleure inclusion générale

Le prototypage : le résultat des efforts collectifs

Dans l’approche Makestorming, à chaque étape son prototype. Retrouver l’usage de ses mains, voilà notre credo. Prototyper, ce n’est pas uniquement produire un livrable qui incarne les réflexions : c’est aussi mobiliser une autre forme d’intelligence, celle de nos mains, en construisant et déconstruisant, en manipulant physiquement la solution imaginée pour la faire exister. Cette construction suppose le travail de la matière où chacun est impliqué dans le processus de création. Un prototypage purement virtuel, n’est-ce pas un appauvrissement ?

Prototyper répond à trois grands objectifs : explorer, tester et communiquer. Les outils à distance permettent d’y répondre au moins aussi bien que ceux utilisés en physique. Par exemple, ça n’est pas bien compliqué de passer de la création d’une affiche de publicité avec des magazines que l’on découpe, à celle d’une version numérique collaborative où internet devient une bibliothèque infinie d’images et d’inspiration. La contrainte du virtuel, qui semble une épine dans le pied du Makestorming, peut finalement devenir un levier idéal pour enrichir notre approche.

Certes, la distance peut réduire la sensation d’avoir produit quelque chose qui nous appartient. Mais le prototype numérique propose un format plus facilement testable et diffusable : écran d’application, infographie, storyboard, etc. Il peut être mis dans les mains d’utilisateurs à travers le monde, de sponsors pour débloquer des budgets, de collaborateurs pour les embarquer dans le projet… Autant de suites favorables au développement du projet !

Deux versions complémentaires d’une seule et même approche

A distance ou en présentiel, le Makestorming reste une seule approche attachée aux mêmes valeurs. L’un n’est pas meilleur que l’autre, mais chacun possède des avantages et des inconvénients qui trouveront leur utilité en fonction des situations et des projets, et auront des objectifs et finalités distinctes.

Dans un cas comme dans l’autre, nous restons experts en facilitation, où l’intelligence collective est mise au service de la conception et du prototypage d’idées innovantes et performantes pour résoudre vos problèmes. Le Makestorming à distance ou en présentiel sont des modalités complémentaires à combiner ou non, en fonction du contexte et des objectifs. Nous pensons que ces prochaines années, les démarches de travail créatif et collaboratif seront de plus en plus hybrides avec des temps à distance et en présentiel. Dans tous les cas, nous restons persuadés qu’elles sont à co-construire. On tente le coup ensemble pour votre prochain projet ?

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