Comment les Hackdays sont rentrés dans la Culture chez Meetic ? 2/3 Le déroulement

L’article précédent a montré comment les grands principes ont été imaginés. Il faut maintenant passer à l’action. Comment se déroulent les Hackdays chez Meetic ?

Ce qui se passe avant les Hackdays

La phase préparatoire est évidemment primordiale pour que le jour J tout se passe le mieux du monde. Il faut accepter dès cette phase que tout ne sera pas totalement terminé et parfait, et faire preuve d’agilité en priorisant parfois des actions au détriment d’autres.

Voici ce qu’il se passe chez Meetic avant les deux jours de l’événement :

• Valider l’agenda : ce qui est validé en premier avec la Direction c’est évidemment l’agenda. 2 jours sont déterminés dans l’agenda (en général un jeudi et un vendredi) où tout le monde est à l’aise sur le fait que la société sera au ralenti, voire à l’arrêt pour certaines équipes.
• Déterminer le thème : le thème a souvent été en lien avec un des enjeux importants pour les mois à venir. Parfois le thème a une composante très tech (comme le dernier en date qui était l’AI) ou bien une composante très orientée marketing en lien avec les objectifs Produit. Ce thème est validé avec les Directeurs Marketing, Produit et Tech et retravaillé par l’équipe des Hackdays pour s’assurer qu’il soit large et fédérateur.
• Déterminer le jury : le jury est constitué de 4 ou 5 personnes, plutôt des directeurs ou des managers, d’horizons différents (Produit, Tech, Marketing, Customer Care…). Ce choix permet d’assurer que le jury aura une connaissance légitime pour effectuer leurs commentaires et évaluations, mais aussi qu’il aura la disponibilité suffisante pour interagir activement avec les équipes pendant les deux jours.
• Les éléments de communication : Le logo, la couleur dominante, le titre, le sous-titre, tout est déterminé et réalisé très vite, avec l’aide de nos talentueux designers présents en interne. Toute la communication sera faite grâce à ces éléments.

• Les goodies : c’est un traceur important qui montre qu’il s’agit d’un événement à part entière. Ils sont promis aux participant·e·s, ce qui est un élément d’attrait non négligeable. Il devient dans le temps un véritable élément de reconnaissance, une façon de dire fièrement “j’y ai participé !” “tu te souviens ? on était dans la même team !”
• L’annonce du lancement des Hackdays est faite plus d’un mois à l’avance, en général pendant un All Hands. A ce moment l’objectif est que chacun·e se sente capable d’y participer et donc l’équipe de l’organisation insiste sur le fait que l’événement est ouvert à tout le monde sans exception. Le mot d’ordre : “Tout le monde a le droit de participer à la fête. Nous savons que vous en êtes capables. Tout le monde peut apporter de la valeur”.
• Reg Form : dès la fin de l’annonce, l’équipe de l’organisation communique le lien vers un formulaire d’inscription. Ce lien (un google form fait parfaitement l’affaire) est relayé, martelé systématiquement à chaque communication, écrite ou orale. L’objectif est de permettre d’évaluer le nombre de participants. Selon la période de l’année, l’intérêt pour le thème, la participation peut varier, et le formulaire est un élément très fiable qui permet à l’équipe d’adapter le dimensionnement de l’événement au fur et à mesure de la préparation.

• Des learning sessions : des sessions d’informations sont organisées, souvent entre midi et deux pour permettre aux potentiels participants (et à tout le monde d’une manière générale) d’apprendre plus sur le thème. La direction marketing a souvent été sollicitée pour apporter de la data sur une cible utilisateur précise, ou sur des comportements en lien avec le thème, des analyses ou tendance de marché. Le but : inspirer, alimenter, enclencher les discussions, valider des hypothèses dans une pure logique Discovery
• Accompagner les “pitcheurs / pitcheuses” : on ne peut pas faire de hackdays sans de bonnes idées. A partir du formulaire d’inscription, mais aussi lors de conversations plus informelles, l’équipe de l’organisation repère les personnes qui veulent défendre une idée. Comme il peut s’agir de personnes plus ou moins aguerries à défendre un projet, le rôle des organisateurs est alors d’informer et de guider les plus à l’aise, de coacher et d’encourager les autres. L’objectif est de préparer un pitch court de 2 minutes qui incitent les participants à constituer une équipe autour de l’idée.
• La logistique : pas de place à l’improvisation le jour J. Les éléments logistiques comme le choix des prestataires pour les repas, les impondérables techniques en lien avec le thème ou encore les environnements de développement, la réservation des salles et des espaces de travail, ainsi que l’amphithéâtre pour les démos, tous ces éléments sont anticipés le plus tôt possible.

A cette étape, les équipes ne sont pas encore constituées. Mais on n’empêche pas la synergie naturelle qui peut amener des équipes à déjà se constituer autour d’une idée, voir même une idée naître à la suite de discussions où l’intelligence collective devient magique. L’équipe d’organisation apporte à ce moment-là beaucoup plus d’aide aux pitcheur·se·s qui vont défendre seul·e·s leur idées et favorise un premier networking avec les personnes inscrites.

Pendant les 2 jours de Hackdays

C’est le jour J, tout est prêt. Les repas sont planifiés, les goodies sont prêts à être distribués, la liste (et le nombre) des participants est connue, les pitcheur·se·s ont répété leur présentation. Tout le monde est dans les starting blocks, participants, jury et aussi le public curieux. L’atmosphère commence à s’imprégner de l’esprit de compétition.

• Après avoir rappelé les règles du jeu qui ont été largement partagées depuis l’annonce, c’est l’heure des Pitchs. Chaque porteur d’idée présente son idée en mode elevator pitch, de façon très succincte : c’est-à-dire le problème à résoudre, sa solution et les bénéfices de cette solutions, ainsi que l’équipe nécessaire à la réalisation de cette idée, du style ”il me manque un dev back et un designer, et toute personnes prête à aider”. Le tout en deux minutes ! Il est du rôle de l’organisation de faire respecter ce timing, non seulement pas souci d’équité, mais aussi parce que le respect du timing est un élément crucial pour garder la bonne dynamique de l’événement.

• Le jury pose ses questions, donne des premiers retours sur ce qui est pertinent et ce qui semble le moins. A ce moment-là, on ne sait pas si l’idée concourra ou non à la suite de l’épreuve.

• Dès les pitchs terminés, c’est le moment de la création des équipes : la seule condition pour qu’une idée pitchée soit représentée est d’être capable de constituer une équipe autour d’elle, avant la fin de la matinée. Des channels slack par idées sont créés pour se retrouver facilement. Certaines équipes sont déjà prêtes, ou se constituent naturellement et partent déjà dans les salles et espaces réservés pour attaquer ! Et quand c’est moins naturel, l’équipe de l’organisation joue tout son rôle de pédagogie pour rapprocher pitcheur·se·s des participants qui ne savent pas trop quelle équipe rejoindre. Ça ne marche pas à chaque fois, mais c’est là qu’il faut tout donner pour que le maximum de personnes participe.
• Les équipes passent la journée la tête dans le guidon, s’arrachent les cheveux sur les premières difficultés de réalisation. C’est un Hackathon, l’objectif est évidemment de réaliser, coder, montrer quelque chose de fonctionnel. A la fin de la première journée, tout le monde est réuni pour la première démo. Chaque équipe passe tour à tour, dans une grand-messe. Le but est de commencer à montrer à quoi va ressembler la solution. Tout n’est pas parfait, tout n’est pas fini, l’objectif ici est de pousser les équipes à déjà montrer un résultat sur lequel le jury donne du feedback, mais aussi de donner une première idée des favoris.

• La soirée continue dans les locaux, à la discrétion des participants, certains prolongent à domicile dans la nuit et tout le monde se retrouve le lendemain matin pour la journée finale. Les traits sont tirés, la nervosité parfois se lit dans les regards. C’est le sprint final avant la dernière démo. Cette dernière se fait en fin de journée, avec un temps de présentation plus long et aucune question ou remarque de la part du jury. Le jury se retire, délibère, détermine les vainqueurs !

Ce qui donne du rythme pendant les 2 jours

Au-delà de l’agenda, les deux jours sont alimentés de nombreuses choses qui rendent les Hackdays vivants, dynamiques et riches en émotion.

• Du fun ! Evidemment. C’est l’objectif majeur de ces deux jours, c’est un team building. Et si on ne s’amuse pas pendant ces deux jours, l’objectif ne serait pas atteint. Et dans l’organisation, les messages, l’attitude, tout transpire le fun. Si l’aspect compétition se fait trop pesant, ou que les choses deviennent trop sérieuses, alors l’équipe de l’organisation doit être là pour tempérer certaines ardeurs et rappeler que c’est un jeu.
• Le ranking régulier : dès la fin des pitchs du matin du premier jour, le jury évalue les projets en lice. Ainsi un classement est établi dès le début, et évolue au fur et à mesure que le Hackathon progresse. Ce ranking évalue la force de l’idée et au fur et à mesure plutôt la qualité de l’exécution. N’est communiqué que le classement des équipes en tête (mais sans score), et un flou assumé sur les poursuivants. L’objectif est ici de rappeler qu’il s’agit d’une compétition, et en même temps, une équipe moins bien classée a toujours la motivation de remonter au classement.
• Focus : “concentrez-vous sur votre projet, on s’occupe du reste”. C’est le mantra de l’équipe de l’organisation. Tout est fait pour que les équipes ne pensent qu’à leur projet. Et si ce n’est pas prêt, alors l’équipe improvise pour trouver une solution. Les repas sont organisés, il y a toujours quelque chose à grignoter, les règles du jeu sont martelées, répétées, re-répétées pour rassurer, les freins techniques et logistiques sont levés.
• L’implication de tou·te·s : les participant·e.s trouvent leur place très vite dans leur équipe respective. Ils et elles sont à fond. Et ce ne sont pas les seuls acteurs de ces deux jours. L’équipe d’organisation est évidemment très présente, ainsi que le jury qui a un rôle de juge pendant les démonstrations, mais aussi une responsabilité de mentoring pendant le déroulement du concours.
• Du feedback : les Hackdays sont le terrain de jeu idéal pour faire valoir la culture du feedback. Avant l’épreuve et pendant l’épreuve, le feedback est vraiment ce qui permet aux équipes d’ajuster, valider voir pivoter sur leur solution. C’est le rôle du Jury à qui il est demandé au delà des démonstrations, d’aller voir les équipes et d‘expliquer leurs commentaires, d’expliciter ce qu’ils attendent de voir.
• La remise des prix : ce n’est pas une fin en soi. Mais si vous organisez une compétition, il doit y avoir des gagnants, et il est légitime de les récompenser à la fois symboliquement (chez nous c’est un trophée sous forme d’un diplôme signé par le jury dans un grand cadre), mais aussi sous forme de cadeaux. Les Hackdays chez Meetic récompensent l’équipe qui a eu l’idée la plus prometteuse d’un point de vue business, l’équipe qui a particulièrement excellé sur la partie réalisation technique, et le grand vainqueur qui a convaincu tout au long de l’épreuve.

• Des photos et des vidéos : il est primordial de prendre le temps de prendre des photos et des vidéos pour réaliser un petit vidéoclip. Ça fait plaisir aux participants, permet de communiquer sur le succès de l’événement et donne envie aux non-participants de faire partie de la fête la prochaine fois.

Les deux jours du Hackdays sont épuisants. Pour les équipes participantes, comme pour les organisatrices et organisateurs, ainsi que le Jury. Mais ces efforts valent vraiment la peine : le prochain article tire un bilan de ces 8 années de Hackdays chez Meetic (spoiler alert : ce serait à refaire on ferait pareil)