Comment réussir sa rétrospective d’équipe en full remote ?
Quels sont les objectifs d’une rétrospective d’équipe ?
Chez Meilleurs Agents nous organisons tous les 3 mois une rétrospective d’équipe à laquelle tous les membres de l’équipe Produit (Product Managers, Product Designers, Product Marketing Manager et VP Product) participent. Lors de la rétrospective du mois de mars 2020, nous étions au total 13 participants et tout le monde chez soi, derrière son écran. 🧑💻
L’objectif de ce rituel est de prendre du recul sur le trimestre qui vient de s’achever et d’aborder en équipe les choses dont nous sommes fiers et les axes sur lesquels nous pouvons nous améliorer.
La rétrospective d’équipe dure environ 3h (cette durée est susceptible de varier en fonction du nombre de participants) et se compose de deux parties :
- la courbe d’humeur (+- 40 minutes)
- le “Keep/Drop/Start/Questions (KDS)” (+-2 heures)
Nous gardons un peu de marge afin d’être sûr de traiter tous les points lors de la rétrospective et de faire une pause au cours de l’atelier pour rester concentrés et efficaces.
D’ordinaire, la rétrospective d’équipe se déroule dans une salle où l’équipe se réunit et nous accrochons beaucoup de choses au mur (une grande feuille de paperboard pour tracer nos courbes d’humeur et les post-its du Keep/Drop/Start). Bien que confinés, nous avons décidé de ne pas reporter la rétrospective à une date ultérieure et de maintenir ce moment d’échange et de partage en équipe.
Pourquoi est-il essentiel de faire une rétrospective d’équipe, même quand l’équipe est en full remote ?
Nous avons toujours besoin de nous améliorer
La rétrospective d’équipe est un moment privilégié où tous les membres de l’équipe Produit se réunissent pour aborder ensemble ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien.
Nous y abordons le fonctionnement de l’équipe Produit au sens large mais aussi de nos relations entre Impact Teams. Si un trinôme Product Managers / Product Designer a rencontré des difficultés au cour du trimestre, la rétrospective nous permet d’identifier les causes et de trouver les solutions à mettre en place pour que cela ne se reproduise plus.
Nous rencontrons de nouveaux défis avec le full remote
Cet événement est d’autant plus important lorsque tout le monde est en remote qu’il permet de voir comment va l’équipe et de mieux comprendre les challenges de chacun. Nous passons moins de temps ensemble et il est plus difficile de mettre le doigt sur les dysfonctionnements du quotidien que lorsque nous sommes co-localisés.
Nous avons besoin de conserver des liens sociaux
L’équipe s’agrandit : juste avant le confinement, nous avons accueilli deux nouveaux membres et nous avons prévu d’en accueillir trois nouveaux dans les semaines à venir. La rétrospective d’équipe est un événement qui nous permet de passer du temps tous ensemble et de recueillir les avis et le ressenti de tous les membres. Les nouveaux arrivants bénéficient d’un regard extérieur sur nos pratiques et leurs interrogations et remarques nous permettent de les faire évoluer.
Enfin, cet événement représente l’opportunité d’échanger et de créer du lien avec les autres membres de l’équipe avec lesquels on a moins l’occasion de partager des échanges informels.
Comment organiser et animer une rétrospective d’équipe en remote ?
Les outils utiles :
- un outil de visioconférence pour s’appeler et pouvoir partager l’écran (après avoir testé Slack, Zoom et Bluejeans, nous avons choisi Google Meet qui s’intègre directement aux événements Google Calendar. Pro-tips : l’extension Google Meet Grid View permet d’afficher tous les participants à l’écran)
- un outil de prise de notes : nous utilisons Notion pour la documentation partagée
- un outil pour dessiner la courbe d’humeur : nous avons choisi Figma pour sa simplicité d’utilisation et le mode collaboratif natif
- un outil pour réaliser un Keep/Drop/Start : nous utilisons GoReflect
Partie 1 — La courbe d’humeur
La courbe d’humeur sert d’échauffement à la rétrospective et permet à chacun de se remémorer les grands événements du trimestre et leur impact sur son moral.
Il faut dans un premier temps lister les grands événements et les organiser sur une frise chronologique.
💡Astuce permettant de gagner un peu de temps : en amont de la rétrospective, ne pas hésiter à demander aux participants de préparer leur liste d’événements marquants sur le trimestre qui vient de s’écouler.
Il faut ensuite tracer 3 lignes pour les états d’esprit : positif, neutre, négatif. Ces lignes vont servir de repère pour que chacun puisse tracer sa courbe en fonction des différents événements et expliquer ce qu’il a ressenti à ce moment là.
Avant le début de l’atelier le document ressemble donc à cela :
Chacun leur tour, les participants viennent dessiner leur courbe en fonction de leur ressenti par rapport aux différents événements du trimestre. Pour pouvoir tracer les courbes, l’outil pen est le plus simple à utiliser (P). Il suffit de cliquer pour placer un point, déplacer la souris et cliquer à nouveau plus loin pour tracer une droite entre les deux points.
Lorsque la première personne a fini de tracer sa courbe, l’animateur verrouille le calque pour éviter une mauvaise manipulation et donne une couleur à la courbe pour pouvoir y mettre une légende et identifier à qui elle appartient. On répète l’opération pour chacun des participants et on obtient un résultat comme celui-ci à la fin de l’atelier :
Cet exercice nous permet de partager notre état d’esprit et les choses qui nous ont affecté — en bien ou en mal — au cours des derniers mois. Si on constate que les courbes d’humeur de plusieurs membres baissent en même temps, il y a peut être des éléments à aller creuser pour identifier la source de cette baisse commune et éviter que cela se produise dans le futur. Dans ce cas de figure, la méthode des 5 pourquoi permet d’aller chercher la cause profonde de la baisse de moral collective.
💡Astuce : La méthode des 5 pourquoi est très utile mais peut prendre beaucoup de temps à réaliser. Si vous sentez qu’il y a besoin de l’utiliser, vous pouvez proposer à l’équipe de prendre du temps sur la rétrospective ou bien de planifier une séance dédiée aux 5 pourquoi à une date ultérieure afin de ne pas pénaliser la rétrospective.
Lors de la rétrospective du premier trimestre 2020, l’atelier des 5 pourquoi n’a pas été nécessaire pour identifier que le confinement nous avait tous impacté !
Partie 2 — Le Keep/Drop/Start/Questions (KDS)
La seconde partie de la rétrospective consiste à un KDS classique que nous utilisons aussi lors des rétrospectives de Sprint par exemple.
Nous utilisons l’outil Go-Reflect pour pouvoir réaliser cet atelier à distance.
💡Astuce pour Go-Reflect : pensez à désactiver la notification par mail car vous allez vous retrouver avec une centaine de mail à la fin de la rétrospective (cette manipulation est individuelle et doit être faite par chaque participant).
L’animateur crée 4 colonnes par participant en amont de la rétrospective :
- une colonne Keep
- une colonne Drop
- une colonne Start
- une colonne Questions
On lance un chronomètre et pendant 10 minutes chaque participant renseigne ses tickets dans ses colonnes respectives. Durant cette phase, les tickets sont masqués et seule la personne qui les a rédigés peut les voir.
Une fois les 10 minutes écoulées, on révèle tous les tickets et chaque participant explique ses Keep, Drop, Start et Questions éventuelles.
L’animateur prends des notes dans un document Notion afin de faciliter le suivi des actions post rétro et garder un support de documentation.
Si plusieurs participants partagent le même ticket, ils peuvent ajouter un “+1” au premier ticket qui sort afin de gagner du temps et éviter les redites.
Une fois que tout le monde est passé, nous prenons une petite pause afin de rester concentré pour la fin de la réunion. A ce stade il s’est déjà écoulé entre une heure et demi et deux heures et les participants peuvent avoir besoin d’un peu de temps avant d’attaquer la partie Starts et Questions.
Des porteurs sont attribués aux starts afin de s’assurer que l’action va être faite et un moment est pris pour répondre aux questions.
Comme tout est documenté en parallèle dans un document Notion, nous taguons les porteurs d’action et chaque participant repart de la rétrospective avec sa liste d’actions à mener au cour du trimestre à venir.
Comment s’améliorer pour les prochaines rétrospectives ?
A la suite de cette première rétrospective d’équipe en full remote, nous avons le sentiment d’avoir pu dérouler le même agenda que d’habitude sans trop d’encombres.
Cela demande un peu plus de préparation, notamment pour la courbe d’humeur sur Figma où il faudra préparer le board en amont, partager le lien aux participants, lister les principaux événements marquants, prévoir du temps pour que les participants renseignent leur propres événements marquants et finalement expliquer le fonctionnement de l’outil pour tracer la courbe.
Nous ne sommes pas totalement satisfaits de l’outil GoReflect qui nécessite un peu de paramétrage en amont afin de ne pas être spammé de notifications (à refaire à chaque nouvelle rétrospective et pour chaque participant, ce paramétrage étant individuel) et allons continuer d’essayer d’autres outils pour la partie Keep / Drop / Start de la rétrospective. Nous avons récemment utilisé Metroretro pour une rétrospective de sprint et avons été séduits par son interface et les possibilités offertes.
Les rétrospectives trimestrielles étant longues (environ 3h), il faut bien penser à prendre une pause afin de préserver la concentration de chacun.
Si vous avez d’autres conseils ou outils pour préparer et animer une rétrospective d’équipe, n’hésitez pas à nous les partager :)
Pour en savoir plus sur la façon dont nous avons adapté nos rituels au full remote, cliquez ici !
