Quels outils pour réussir ses ateliers en full remote ?
Comme la plupart des équipes Produit, les équipes de Meilleurs Agents ont dû subitement adapter leurs pratiques à des conditions de travail radicalement différentes ces dernières semaines.
Plutôt que de changer notre organisation, nous nous sommes au contraire appuyés sur nos méthodes et nos rituels existants, que nous avons sortis des salles de réunion et adaptés à un mode 100% à distance.
Adapter nos ateliers nous a naturellement amené à chercher des outils pour nous permettre de reproduire au mieux nos méthodes et d’en tirer les mêmes bénéfices. Vous trouverez dans cet article un retour d’expérience sur l’utilisation de chacun d’eux.
Les outils pour les rituels
Nos rituels sont assez classiques avec :
- pour l’équipe Produit : un stand-up quotidien, une guilde bimensuelle, une rétrospective trimestrielle (qui est tombée à ce moment-là) et des points hebdomadaires de synchro et d’échange de connaissances
- pour les impacts teams : un stand-up quotidien, un lancement de semaine et une rétrospective en fin de sprint
Nous organisons et participons aussi à une démo bimensuelle qui réunit les équipes Tech, Data et Marketing.
Pour ces rituels, le plus important a surtout été le choix de l’outil de visioconférence et de s’adapter à son utilisation systématique.
Pour le reste, nous avons conservé nos outils habituels de partage d’information : Board Jira pour les impacts teams, Google Slides pour présenter des sujets, et Notion pour prendre des notes et capturer la connaissance.
Pour la vidéo, nous avons d’abord testé BlueJeans puis nous sommes passés sur Google Meet pour :
- la différence de qualité son et vidéo que nous avons constatée
- l’ajout automatique du lien dans les meetings sur Google Calendar
- l’extension Google Meet Grid View qui permet de voir tous les participants sur un seul écran. Cette fonctionnalité vient d’ailleurs d’être intégrée dans Meet.
Afin de rester efficaces, nous avons mis en place des règles de bonne conduite :
- arriver 1 ou 2 minutes en avance pour anticiper les problèmes techniques
- activer sa webcam
- utiliser un casque
- couper son micro lorsqu’on ne parle pas
- parler dans l’ordre alphabétique ou dans l’ordre des tickets Jira pour les stand-ups
- éviter de profiter d’être sur son ordinateur pour faire autre chose
Les rétrospectives étant par définition collaboratives, nous avons cherché une solution pour reproduire les interactions que nous obtenons d’habitude grâce à un mur, des post-its et une poignée de feutres. Nous avons testé deux solutions :
- goReflect : qui permet de créer des boards partagés et est facilement configurable mais que nous avions du mal à utiliser pour les phases de restitutions individuelles
- Metro Retro : que nous venons de tester et que nous avons trouvé plus adapté à notre besoin. Metro Retro permet à chacun d’afficher / cacher ses cartes individuellement, de les retrouver plus facilement et de regrouper les cartes (sans oublier d’envoyer des confettis 🎉)
Pour l’exercice particulier de la courbe d’humeur, nous avons aussi utilisé Figma qui nous a permis de documenter collaborativement les principaux événements du trimestre puis de dessiner une courbe d’humeur individuelle. En le faisant chacun son tour, sur un calque dédié, nous avons pu reproduire ce que nous aurions réalisé d’habitude sur papier.
Pour la démo, nous avons mis en place un dispositif orienté “broadcast” pour tenir compte du nombre important d’invités et du nombre restreint d’intervenants. C’est la fonctionnalité Stream de Google Meet qui nous a permis de le faire et ainsi de conserver ce rituel.
A chaque démo, un modérateur crée et anime un channel Slack dédié. Cela permet aux spectateurs de rester engagés avec la présentation et de poser des questions sans participer directement à la visioconférence. Succès assuré.
Les outils pour les ateliers
Notre pratique s’appuie sur une série d’ateliers qui nous permettent de concevoir et réaliser des produits avec un maximum de collaboration et de qualité. Nous n’avons pas prévu de sacrifier l’un ou l’autre de ces deux points aux circonstances et nous avons donc là aussi cherché des outils adaptés.
Design Studio
Nous avons réalisé deux design studios depuis le début du confinement, pour lesquels nous avons conservé la pratique de réaliser des croquis individuels sur papier. D’habitude nous affichons les contributions sur un mur et nous votons avec des gommettes pour ensuite passer par une séance d’explication du vote.
Pour reproduire ce déroulé, chaque intervenant prend sa contribution papier en photo et l’envoie à l’animateur/trice du design studio qui les ajoute sur un board Whimsical. Nous avons choisi Whimsical parce que cet outil offre une large surface pour ajouter les croquis de l’équipe. Il est aussi assez facile de simuler des gommettes grâce à des cercles de couleur attribués à chaque participant.
Les explications des différents participants sont synthétisées sous les croquis pour ne pas avoir à basculer sur un outil de prise de notes.
Tests utilisateurs
Nous organisons régulièrement des tests utilisateurs dans nos bureaux, que nous avons l’habitude de diffuser en temps réel dans une salle séparée pour les preneurs de notes. Nous avons donc l’expérience de recourir à un outil de visioconférence pour les tests utilisateurs et nous utilisons généralement Zoom.
Organiser des tests à distance présente cependant un nouveau challenge car nous perdons la maîtrise du matériel utilisé pour le test. La veille de chaque test, nous envoyons un email récapitulatif aux testeurs, pour qu’ils aient l’occasion de préparer.
Le jour du test, nous les appelons au moment de l’entretien pour les aider, si besoin, à mettre en place l’appel vidéo et le partage d’écran. Pensez à prévoir quelques minutes supplémentaires pour cette étape.
Nous avons d’abord tenté d’utiliser Bluejeans mais nous lui avons trouvé deux défauts :
- la variété de résultats en fonction du navigateur et du matériel, qui incite à demander au testeur d’installer le logiciel et qui rajoute de la complexité
- la diffusion d’un message vocal en anglais lorsque l’enregistrement débute est un peu anxiogène pour le testeur (même s’ils sont au courant et ont signé une autorisation d’enregistrement)
Nous sommes revenus à l’utilisation de Zoom qui correspond mieux à notre utilisation mais nous avons aussi pensé utiliser Google Meet avec un Stream pour les preneurs de notes.
Nous allons tester cette dernière solution, mais avec un seul preneur de note, et sans ”Stream” dont les indications pourraient distraire les testeurs.
Storymap et macro-costing
L’atelier de Storymap implique de passer par des phases successives de présentation, de contribution individuelle et de contribution collective.
Pour la contribution individuelle, nous avons utilisé goReflect suite aux premiers tests que nous avions faits en rétrospective avec l’impact team, en créant une colonne par participant. Cela nous permet de récolter les idées de tous les participants, qui peuvent ensuite les présenter facilement.
GoReflect étant moins adapté pour les phases en groupe, un second animateur a reporté au fur et à mesure les idées sur Trello pour qu’on puisse plus facilement les regrouper par thème et les ordonner par importance. Ce board Trello a ensuite pu être utilisé un autre jour pour le macro-costing de ces mêmes stories.
Pour le macro-costing, nous ajoutons d’abord une colonne au board existant pour organiser les cartes par ordre de complexité. Nous les basculons ensuite sur de nouvelles colonnes représentant des tailles de T-Shirt (XS, S, M, …) jusqu’à ce que les colonnes thématiques issues de la storymap soient vides.
Nous avons commencé à préparer notre prochaine storymap et nous allons tester une autre organisation en utilisant Metro Retro.
Bonnes pratiques
Pour les ateliers à distance, nous avons aussi remarqué qu’il était utile :
- de prévoir un peu plus de temps pour intégrer une pause : les participants sont concentrés sur leur écran et l’atelier peut être plus fatiguant à distance qu’en salle
- d’avoir un second écran pour afficher les webcams des participants. Il n’est pas encore naturel de couper et réactiver son micro pour participer au bon moment, la communication non-verbale reste importante
- d’être encore plus prudent sur la circulation de la parole que d’habitude et de s’assurer que tous les participants ont eu l’occasion de s’exprimer
- de rappeler que les contributions doivent tenir sur la taille d’un post-it. La flexibilité d’un Trello ou d’un goReflect peut amener à écrire des idées trop détaillées par rapport à l’objectif de l’atelier.
Pour aller plus loin
Nous avons eu une approche pragmatique depuis le début du confinement, en conservant nos rituels, nos ateliers et nos outils mais en n’hésitant pas à les adapter ou à les changer s’ils ne correspondaient plus aux nouvelles circonstances, ce qui nous a permis de préserver leur qualité.
Pour en savoir plus sur la méthodologie que nous avons appliquée pour chacun de ces ateliers en full remote, vous pouvez retrouver notre série d’articles sur le sujet :
