Compétence de collaboration : les modèles de maturité Microsoft 365
Le modèle de maturité Microsoft 365 pour la compétence de collaboration permet d’identifier le niveau d’une entité (équipe, secteur, département, etc.). L’objectif est de comprendre où l’on se situe afin de cibler les améliorations désirées et le niveau que l’on aimerait atteindre.
Pour connaître avec plus de détails la raison d’être et les fondements des modèles de maturité Microsoft 365, lisez l’article « Introduction : les modèles de maturité Microsoft 365 »,
Définition de la compétence de collaboration
Tous les jours de la semaine, nous travaillons avec nos collègues pour atteindre un objectif commun. C’est ce que nous appelons la collaboration. La compétence de collaboration dans Microsoft 365, c’est la progression de la manière dont les personnes travaillent conjointement et comment ils utilisent la plateforme pour faciliter leurs activités.
Les outils de collaboration M365
Chaque organisation peut déterminer la meilleure manière d’utiliser la plateforme Microsoft 365 pour collaborer. La solution idéale pour une grande entreprise multinationale n’aurait guère de sens pour un cabinet de conseil financier composé de cinq personnes. Voici les services et applications de Microsoft 365 les plus couramment utilisés pour la collaboration.
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Outlook
- OneNote
- OneDrive
- Yammer
- Applications bureautiques (Word, Excel, etc.)
Spécifiquement pour la gestion des tâches
- Project Online
- Planner
- To do
Évolution de la compétence de collaboration
La réflexion sur la gestion de la connaissance a évolué au fil du temps. Au départ on parlait de la transformation des données en informations, puis en connaissances, en perspicacité et finalement en sagesse. Certaines organisations ont pu suivre cette voie, d’autres non.
On peut établir des étapes similaires avec la compétence de collaboration qui correspondent approximativement aux 5 niveaux décrits plus bas.
- Collaboration de document
- Collaboration d’équipe
- Collaboration inter-organisationnelle
- Découverte inattendue (heureux hasard)
- Innovation
Niveau 100 : Point de départ
Au niveau 100, tous les ingrédients sont réunis pour obtenir l’insatisfaction des utilisateurs.
Dans de nombreux cas, le premier passage à Microsoft 365 est une simple migration de dossiers partagés sur un serveur de fichiers vers SharePoint.
À ce niveau, la plupart des collaborations se déroulent de manière non structurée et non prise en charge par des technologies spécifiques. La collaboration entre les tâches et les documents ainsi que l’échange de connaissances dans les conversations ont lieu par courriel, par téléphone ou en personne lors de réunions physiques. Il y a un suivi minimal et une dépendance excessive au travail en temps réel, sur des lieux physiques communs et en personne.
Ce niveau comprend les caractéristiques suivantes :
Gouvernance et sécurité
- Des sites de collaboration prêts à l’emploi sont créés selon les besoins, sans structure ni organisation.
- Aucun processus formel n’existe pour demander un nouvel espace de collaboration (site, équipe, groupe).
- Les conventions de dénomination, les structures d’information prévues, le contrôle, etc. sont absents.
- Les utilisateurs finaux ne sont pas suffisamment formés pour voir l’utilité de la plateforme.
- Les dangers de fuites d’informations ne sont pas compris
Architecture de l’information
- Des sites de collaboration prêts à l’emploi sont mis en place selon les besoins sans structure ni organisation (croissance organique)
- Les structures de dossiers sont recréées à partir de serveurs de fichiers partagés, généralement en fonction des préférences individuelles.
- Il y a un manque de cohérence, de la duplication et une difficulté à trouver et à décider où stocker les fichiers.
- Tous les documents sont stockés sur les postes de travail dans la bibliothèque Documents (Documents partagés), dans des dossiers locaux, le bureau ou d’autres stockages personnels.
Contenu
- La collaboration est basée sur le partage des documents.
- Bien que les liens puissent être envoyés par courriel plutôt que les documents eux-mêmes, des copies des documents sont toujours jointes aux courriels.
- Les versions prolifèrent, généralement en enregistrant une copie du document sous un nouveau nom.
Gestion des tâches
- Les activités et tâches partagées sont gérées via des listes personnelles ou des Post-it. Il y a peu de visibilité sur l’état et l’activité des tâches partagées autrement que via des rapports hebdomadaires ou en demandant des mises à jour.
- La collaboration externe peut être bloquée volontairement.
Les impacts
À ce niveau de maturité, de nombreuses personnes au sein de l’organisation sont susceptibles de se demander : « Et alors? » Ils peuvent avoir l’impression de travailler plus dur pour atteindre le même objectif, sans en voir les avantages. Rester à ce niveau est généralement une recette d’insatisfaction.
Niveau 200 : Émergence de la discipline
À ce niveau, l’accent est généralement mis sur la collaboration entre les documents et les fichiers. Les espaces de travail (Microsoft Teams, SharePoint, etc.) commencent à avoir des structures et des règles de contenu définies en fonction d’objectifs spécifiques. Chaque équipe décide de la meilleure façon de collaborer au sein de cet espace de travail. Cependant, on compte peu de réutilisation et une cohérence minimale entre chaque groupe.
Ce niveau comprend les caractéristiques suivantes :
Gouvernance et sécurité
- Certains mécanismes sont en place pour les nouvelles demandes de site. Le processus peut être automatisé ou non, mais reconnu de tous.
- L’accès externe utilise les paramètres par défaut et n’est pas contrôlé
- La plupart des utilisateurs ont peu de formation sur l’utilisation des outils
- Les meilleures pratiques n’ont pas été établies
Architecture de l’information
- Des bibliothèques de documents uniques sont créées pour les besoins spécifiques de l’équipe.
- Les affichages de liste conçus pour des besoins spécifiques deviennent plus courants pour permettre une meilleure prise de décision.
- Les métadonnées sont utilisées pour organiser les documents au-delà des valeurs par défaut.
Contenu
- Les liens sont partagés ou envoyés par courriel plutôt que des documents sous forme de pièces jointes, c’est un bon début.
- Les efforts de collaboration sont rassemblés dans des bibliothèques de documents à l’aide de la coédition et du contrôle de version automatique.
Gestion des tâches
- Des indicateurs d’état sont utilisés dans les documents ou les métadonnées.
- Les listes partagées permettent une visibilité des activités et du statut des tâches; l’interaction avec la liste se fait via des vues en lecture seule ou nécessite le téléchargement d’un fichier. Il n’y a pas d’aperçu global des progrès ou de rapports dans les activités partagées; exigeant la publication de rapports manuels.
Les impacts
À ce niveau, les utilisateurs commencent à avoir confiance en la plateforme et à y voir une amélioration; ils pensent au-delà du partage de fichiers.
Niveau 300 : Standardisation
Les points communs entre les équipes commencent à déterminer la manière dont les espaces de travail sont créés et configurés. Les sites et les équipes sont créés en fonction du type de travail qui sera effectué plutôt que d’utiliser simplement des modèles prêts à l’emploi. Des modèles de documents existent dans les espaces de travail spécifiques ou sont disponibles sur un intranet à plus large audience.
Le processus de collaboration est bien défini et accepté en tant que processus d’entreprise standard. Il existe des ensembles de processus standard définis et documentés, établis, validés, utilisés et sujets à un certain degré d’amélioration au fil du temps. Il se peut que les processus n’aient pas été utilisés de manière systématique ou répétée dans la mesure nécessaire pour que leurs utilisateurs deviennent pleinement compétents. Ou encore, il se peut que le processus n’ait pas été validé dans une série de situations différentes. Cela pourrait expliquer des lacunes dans l’adoption et la cohérence. C’est une phase de développement. Avec une utilisation dans un plus large éventail de conditions et le développement des compétences des utilisateurs, le processus peut atteindre le niveau de maturité suivant.
Ce niveau comprend les caractéristiques suivantes :
Gouvernance et sécurité
- L’accès externe est audité et géré. Les accès sont supprimés une fois la collaboration terminée.
- Un processus manuel de retrait des accès est établi.
- On établit des profils de personnes afin d’identifier les rôles et responsabilités, ce qui permet de localiser l’expertise.
- Des meilleures pratiques ont été identifiées, mais ne sont pas fortement mises en œuvre.
- Tout écart par rapport aux outils et approches établis est découragé.
Architecture de l’information
- L’architecture de l’information est considérée et gérée de manière centralisée dans toute l’entreprise.
- Il existe une cohérence dans la terminologie, les conventions de dénomination et les formats.
- Les métadonnées à l’échelle de l’entreprise sont standardisées et les bibliothèques de documents incluent cette taxonomie standard, le cas échéant.
Contenu
- Les modèles de site sont développés pour des besoins spécifiques.
- Les sites sont fournis avec des solutions riches, comprenant des modèles de documents et des fonctionnalités adaptés aux besoins.
- Les efforts de collaboration s’étendent aux fils de discussion.
- L’accès mobile est pris en compte avec chaque mise en œuvre de solution.
- Il existe un mécanisme pour différencier les travaux en cours de ceux finaux ou approuvés.
Gestion des tâches
- Des outils permettant une appropriation et une gestion partagées des tâches sont en place et adoptés par les équipes de projets et certaines autres équipes axées sur les tâches. Lorsque tel est le cas, il existe un certain degré de rapports automatisés et des informations « en un coup d’œil » sur les progrès.
Les impacts
À ce niveau, l’organisation perçoit une voie vers un réel retour sur investissement pour la solution. Il existe des normes claires autour de la mise en œuvre, bien qu’elles ne puissent pas être utilisées dans toute l’organisation. Les utilisateurs ont un sentiment de sécurité et de cohérence lorsqu’ils collaborent.
Niveau 400 : Contrôle
Plutôt que de se concentrer sur des solutions uniques, une vision plus stratégique des applications et des services de plate-forme conduit à un ensemble de solutions à usage multiple. Les possibilités de collaboration existent non seulement pour faciliter le travail en cours, mais aussi pour soutenir des domaines d’intérêt, des centres d’excellence, etc. Ces possibilités permettent d’établir des liens inattendus entre des personnes qui ne se seraient peut-être pas trouvées auparavant.
Ce niveau comprend les caractéristiques suivantes :
Gouvernance et sécurité
- La valeur et le risque de la collaboration sont bien compris, et des approches de gouvernance et de sécurité sont mises en œuvre pour minimiser les fuites de données, permettre et empêcher le partage selon les besoins, pour examiner ou enquêter de manière réactive sur les activités.
- Il existe des limites de temps, de lieu, de dispositif et de personne pour l’accès au contenu et la collaboration entre les personnes.
- Le contenu est protégé afin de garantir que l’historique des modifications, les versions antérieures, etc. restent accessibles à des fins de productivité et de conformité.
- Les contenus dupliqués sont activement interdits à moins qu’un scénario ne l’exige. On applique le concept “Single version of the truth”.
- Des processus sont en place pour minimiser le risque que le personnel utilise des informations et des dossiers périmés dans le cadre d’activités ou de prises de décision en collaboration.
- Il existe un historique vérifiable des activités de collaboration avec une compréhension de la façon dont cela peut aider à soutenir une gouvernance efficace.
- La collaboration s’étend aux solutions appropriées dans Microsoft 365 (ex. Gestion des tâches dans Planner).
Architecture de l’information
- Les métadonnées à l’échelle de l’entreprise peuvent s’intégrer à d’autres systèmes d’entreprise (par exemple, ERP, CRM). La cohérence s’étend à toutes les plates-formes.
- L’application de la structure de l’information, des métadonnées, de la conception des sites et des répertoires garantit une utilisation cohérente entre les rôles et les services.
Contenu
- Les canaux de communication sont utilisés pour séparer les sujets.
- Il existe un mécanisme pour séparer les travaux en cours des finaux ou approuvés, et pour protéger les versions finalisées des modifications.
- Le contenu peut être partagé au-delà des frontières organisationnelles permettant une collaboration efficace avec les partenaires, les clients, etc. sans perte de contrôle ou au détriment de la gouvernance.
- Des stratégies sont en place et efficaces pour travailler à distance et hors ligne sur du contenu collaboratif.
Gestion des tâches
- Les outils de gestion des tâches sont régulièrement et largement utilisés pour suivre et surveiller les activités de l’équipe, du service et de l’organisation.
- Il existe des notifications partagées pour les mises à jour d’activité ainsi que des informations à la demande « en un coup d’œil ».
- Il existe une prise en charge active de plusieurs modes de collaboration, y compris le travail collaboratif en temps réel et la coédition, la collaboration « au besoin ».
- Les activités de collaboration ne sont en grande partie pas contraintes par la géographie ou le fuseau horaire.
- La plupart des activités peuvent être réalisées en collaboration, avec des mécanismes simples pour trouver et accéder à des collègues.
- Des outils et des processus sont en place pour protéger les périodes de travail individuel contre les interruptions.
- La gestion des agendas est bien établie, et la disponibilité pour le travail collaboratif est gérée (y compris la présence en temps réel et les plages horaires “focus”).
- Les scénarios mobiles, distants et bureautiques sont également pris en charge.
Les impacts
À ce niveau, les utilisateurs comptent sur la plate-forme pour leur travail quotidien ainsi que pour les domaines d’intérêts particuliers qui contribuent à la culture d’entreprise. La plate-forme est perçue comme une amélioration du travail, et non comme nuisible. Les utilisateurs comprennent et suivent les meilleures pratiques de gouvernance, avec un degré élevé de confiance dans la plateforme. L’expérience collaborative est fluide et en grande partie sans friction, permettant un accès facile aux collègues internes et externes à la demande.
Niveau 500 : Optimisation
À ce niveau, de nombreuses actions transactionnelles sont automatisées pour garantir cohérence et bonne gouvernance. Parce que les gens sont connectés dans toute l’organisation en fonction de leurs compétences, de leurs intérêts et de leur travail, des collaborations innovantes naissent sans structure formelle. Ces efforts novateurs sont encouragés et offrent un espace pour travailler et s’épanouir.
Ce niveau comprend les caractéristiques suivantes :
Gouvernance et sécurité
- Des processus existent pour automatiser le retrait des accès et l’archivage des sites lorsque la collaboration est terminée.
- Une politique ou un mécanisme est en place pour vérifier les doublons, ce qui réduit l’expansion de site et de contenu.
- Une prévention active contre la perte de données est en place, y compris le marquage des mots-clés / termes, la surveillance des communications et eDiscovery en profondeur dans toutes les technologies.
- Une sécurité graduée avec application de politiques est exploitée pour fournir différents niveaux de protection pendant la collaboration en fonction de la sensibilité, du risque et de l’environnement.
- La gouvernance et l’intervention en matière de sécurité sont considérées comme des catalyseurs commerciaux qui fournissent un cadre sûr pour les efforts collectifs.
- Des paramètres sont en place pour mesurer que les résultats sont liés à la stratégie.
Architecture de l’information
- Les métadonnées sont utilisées dans les collections de sites pour centraliser les informations pertinentes de sorte qu’elles puissent être utilisables de partout.
- Un marquage automatisé peut être présent.
- L’étiquetage de sensibilité est automatisé et lié au contenu, à l’objectif et au risque de l’activité collaborative.
- Des meilleures pratiques sont continuellement développées pour permettre une collaboration efficace à travers un large éventail d’outils, de scénarios et de rôles; les pratiques existantes sont régulièrement examinées et les équipes sont accompagnées pour collaborer plus efficacement en fonction des connaissances.
Contenu
- Les conceptions ou modèles de sites sont appliqués et utilisés pour refléter les phases du projet.
- Le contenu et l’état des tâches sont activement utilisés pour fournir des informations et déclencher des actions, y compris l’automatisation des processus en aval.
- Il existe une surveillance active du contenu partagé au-delà des frontières organisationnelles.
- Les cycles de vie, la rédaction et la révocation d’accès sont activés et largement automatisés.
- Les documents de collaboration sont partagés sous forme de pièces jointes dans les courriels uniquement à titre d’exceptions.
Gestion des tâches
- La plate-forme collaborative est hautement intégrée et dessert un large éventail d’outils et de capacités qui prennent en charge de manière transparente de nombreux modes de collaboration simultanés.
- Les outils de gestion des tâches sont nécessaires à plusieurs niveaux dans l’organisation et les individus et les équipes sont tenus responsables de leurs tâches collectives, y compris au niveau du conseil d’administration.
- Il existe un suivi au niveau organisationnel des activités de collaboration, avec des objectifs pour le degré d’interaction attendu en fonction des rôles.
- Un accent particulier est mis sur l’optimisation de l’activité collaborative pour améliorer la productivité, minimiser les coûts et les risques.
- Le travail collaboratif est un élément stratégique de la culture de l’organisation.
- Les partenaires externes sont soutenus dans l’adoption d’approches collaboratives.
- Les anciennes méthodes de travail sont activement remplacées ou supprimées grâce à une amélioration continue active.
Les impacts
À ce niveau, les chefs d’entreprise et les administrateurs de plate-forme mettent en œuvre des améliorations continues basées sur les activités et les commentaires des utilisateurs. Les utilisateurs sont fiers de leur plate-forme de collaboration et peuvent montrer un réel retour sur investissement par rapport à la façon dont ils travaillaient auparavant.
Conclusion
Augmenter la maturité de votre collaboration signifie que vous repensez les processus. Cela entraîne des avantages directs lorsque vous passez de «la façon dont nous l’avons toujours fait » à « comment pourrions-nous mieux faire cela? »
À l’aide des bases de collaboration, la plate-forme Microsoft 365 peut être un formidable catalyseur de meilleures pratiques. Cela ne peut être réalisé que si votre organisation continue d’apprendre, de se développer et de faire évoluer ses pratiques, en s’efforçant d’améliorer la collaboration.
Pour connaître les fondements des modèles de maturité Microsoft 365, suivez la série Maturité M365.Consultez l’intégrale de l’article en anglais.