Décortiquer la stratégie d’entreprise en adoption

Au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.

Dans notre premier article Les grandes étapes de l’adoption, nous avons abordé les trois grandes phases de l’adoption et leur approche. La stratégie d’entreprise étant une étape essentielle et fondatrice, il est important de la rendre concrète et facilement tangible. Ceci vous rapprochera du succès de l’adoption!

Connectez les besoins d’entreprise de vos projets d’adoption en vous assurant d’avoir une connaissance commune de votre stratégie au sein de l’entreprise. N’oubliez pas que les employés qui auront à adopter les changements et les nouveaux outils n’ont pas la profondeur des réflexions des équipes. Le contexte et la raison d’être de ces décisions sont le centre d’une acceptation commune.

Pour faciliter la création de la stratégie d’entreprise, voici quatre outils pour vous aider.

Identifiez les scénarios

L’objectif ici est d’identifier comment vos équipes utiliseront vos initiatives Microsoft. Les scénarios adressent les défis d’entreprise et les objectifs organisationnels. Les scénarios se veulent tangibles et spécifiques, facilitant alors l’atteinte de l’adoption. Ils vous permettent alors de placer les activités d’adoption dans un contexte d’employé, qui vous permet alors d’identifier quand et comment les utiliser.

Les scénarios sont un outil pour répondre à 4 éléments :

1. En tant que (qui) : Rôle d’employé ou équipe;
2. Je veux (quoi) : description de ce que l’employé désire accomplir;
3. En utilisant (Comment) : Processus, outils, etc.;
4. J’ai atteint mon objectif (Pourquoi) : mesure tangible de succès du scénario.

Priorisez vos scénarios d’entreprise

Oui, vous avez maintenant une liste de scénarios qui concrétisent des actions facilitatrices d’adoption. Comme toutes bonnes listes d’épicerie, certains éléments sont plus importants ou comportent une plus grande complexité. Équipez-vous!

L’exercice est simple et vous suivra tout au long de vos initiatives d’adoption. Il suffit de mettre vos scénarios sur un tableau à deux valeurs, vous permettant ainsi que classer vos objectifs sur l’impact de votre scénario (donc ce qui génère le plus de valeur) et sur le niveau de difficulté. Vous pouvez le faire par secteur, département ou par phases pour vos projets à grand déploiement.

Bien que l’exercice puisse sembler simpliste, ces résumés de priorisation vous suivront tout au long de votre stratégie d’adoption. Ils deviennent un excellent moyen de communication auprès des parties prenantes décisionnelles de votre projet, et ensuite, vers vos utilisateurs finaux. Comme le dicton le résume si bien: une image vos milles mots!

Définissez les critères de succès

Cette partie est souvent une des plus difficile pour les clients. Résumons le besoin simplement: L’objectif principal étant le succès du projet, comment mesurez-vous ces objectifs?

Il est important d’identifier vos indicateurs de performance clés (KPIs) qui sont atteignables, mais surtout, se basent sur l’adoption des différents scénarios d’adoption de votre entreprise.

L’objectif n’est pas de porter des KPIs résumant tous les objectifs d’entreprise mais plutôt de les faire porter par les scénarios d’adoption. Restez Demeurez concrets en associant les KPIs à un ou plusieurs scénarios. Si les KPI sont trop génériques ou trop larges, et qu’ils ne permettent pas l’association à un scénario, ceci est un indicateur qui ne pourra pas être bien mesuré. N’oubliez pas, si les scénarios sont concrets, ils deviennent des actions atteignables. Vos KPIs devraient donc suivre cette ligne de pensée. Sinon, comment assurerez-vous le succès de vos actions ?

Une fois vos KPI établis, mesurez les résultats basés sur la connaissance de vos employés qui devraient adopter votre initiative. Tous les KPIs ne sont pas forcément à 0 dès le départ! En vous créant un référentiel (benchmark), ceci vous permettra de mesurer le succès de votre adoption à différentes phases selon votre stratégie d’adoption.

Une fois les initiatives lancées, mesurez l’atteinte de vos objectifs par un ou des sondages employés. Souvent, les entreprises passent cette étape, mais elle est très importante : Mesurer vos succès et vos échecs vous permet de vous améliorer et d’avoir un pouls réaliste sur votre projet. Au final, vous êtes le perdant de ne pas pleinement savoir si votre travail a porté fruit. De plus, ceci ne vous permettra pas de vous améliorer dans les prochaines initiatives et vous pourriez passer à côté d’impact plus important tel que la perte de l’engagement de vos employés ou de la résistance au changement. On ne veut surtout pas ça!

Mesurez la disposition au changement de votre entreprise

L’initiative est lancée par les visionnaires de votre entreprise, maisest-ce que votre entreprise est prête à cette initiative? Est-ce que vos employés sont confortables avec les initiatives de l’entreprise? Les comprennent-ils et se sentent-ils prêts à changer? N’oublier que la résistance est normale, et que, la plupart du temps, elle se déclenche par de l’incompréhension:

• Chaque entreprise approche le changement différemment, selon les domaines, les structures, les régions, les cultures;
• Déterminer à quel point les utilisateurs sont réceptifs à changer leurs façons de faire et adopter les nouvelles technologies devient critique;
• Créer un plan de déploiement qui vous permet d’adresser cette disposition au changement et de le planifier sera gage de succès.

Rien ne vaut la connaissance et les attentes terrain pour pouvoir adapter sa stratégie et son message. Préparez un plan d’adoption qui reflète votre entreprise!

Les plans de la stratégie d’adoption

Plusieurs éléments doivent être abordés dans la stratégie d’adoption lors de chaque initiative et plusieurs types de plans sont souvent mentionnés. Réconfortez-vous, ces plans se modulent tout au long du projet et n’ont pas à être réalisés au même moment. Voici un petit résumé pour vous aider à les distinguer!

«Qu’est-ce qu’il y a pour moi dans ce projet?»

Plan d’adoption : intégration du changement

Le plan d’intégration permet d’identifier les grandes étapes de votre plan : la mise en place des changements, le séquencement des étapes et les critères de succès. C’est par ces outils que l’on peut transmettre à l’utilisateur les réponses telles «Qu’est-ce qu’il y a pour moi?» et ainsi faciliter l’adoption du changement.

Ceci est le premier plan que vous devez attaquer.

Plan de communication

Ce plan permet de planifier les besoins communicationnels selon le calendrier d’implantation (quand, à qui, quoi, comment et par qui). C’est dans le plan de communication qu’on détermine précisément l’ensemble des activités de communication du démarrage jusqu’à la fin du projet. C’est aussi à ce moment que nous planifions les lignes directrices éditoriales pour le projet et le processus de révision des communications pour le projet.

Plan de formation

Il permet de planifier les besoins en formation selon le calendrier d’implantation. On regroupe les besoins de formation selon les rôles des utilisateurs finaux et on détermine le sujet, le type de support (guide, vidéo, etc.) le contenu et le moment où la formation devra être disponible.

En conclusion

Un plan d’adoption reflète l’ampleur du projet. Les éléments peuvent être réalisés très simplement, mais doivent être considérés et compris de tous. En gros, votre but est de faire comprendre la nature des décisions et il faut que vos besoins soient transparents du début à la fin de votre projet!

Vous avez des questions sur M365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.