Gestion documentaire, trois outils complémentaires

Les événements actuels nous mettent au défi quant à la poursuite de nos opérations quotidiennes. En conséquence, le besoin de travailler de façon numérique n’a jamais été aussi essentiel. Mais au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.

Lorsque nous parlons gestion document M365, nous parlons automatiquement de SharePoint. SharePoint est le pilier M365 dès qu’il y a un partage documentaire. Dans notre article La communication: de la diffusion à la communauté, nous illustrons SharePoint en iceberg, exprimant ainsi la différence entre l’utilisation SharePoint pour l’intranet et pour la gestion documentaire. Les outils tels que Teams et One Drive viennent brouiller les cartes dans la compréhension de l’écosystème M365 lors de son implantation. Les gens ont du mal à concevoir la dynamique entre tous ces outils.

Microsoft cherche activement à créer un écosystème où tout se cherche et se retrouve, sans avoir à jéopardiser l’emplacement des contenus. Réalistement, Teams et One Drive sont également conçus avec la technologie SharePoint, offrant une interface utilisateur maquillée pour activer certaines actions facilitantes. La différence entre ces outils est dans la manière de les utiliser: chaque outil cherche à combler un besoin de maturité de la documentation à toutes ces étapes de création.

En offrant un écosystème simple à l’utilisation, le but est d’assurer la pérennité de la connaissance d’entreprise et d’éviter les pertes d’informations. En contrepartie, les différends offrent des fonctionnalités complémentaires. On évite alors la duplication d’information à l’aide des vases communicants, tous activés par SharePoint qui travaille fort en arrière-plan.

Trois outils, trois utilisations: comment utiliser les bons outils et en faire la distinction?

One Drive

One Drive est un dossier intelligent offrant la possibilité de collecter les fichiers pertinents des individus. Il peut agir comme un répertoire personnel remplaçant alors le dépôt directement sur le poste de travail. Étant un SharePoint simplifié, One Drive offre plein d’avantages qui le rend incontournable en tant qu’entreprise et utilisateur!

Sécurité et conservation de données

Le fichier One Drive devient donc un espace limité à l’utilisateur, sous le contrôle de l’organisation. En effet, tous les fichiers y étant déposés sont conservés sous le tenant de l’entreprise. Seuls les super administrateurs du tenant peuvent récupérer les fichiers, afin de permettre une forme de discrétion, sans risquer la conservation des données. En effet, ceci évite des problèmes de disque dur ou de bris matériels, car les fichiers se trouvent dans le cloud. Les fichiers de travail sont donc sécuritaires et assujettis aux règles de sauvegarde de votre tenant d’entreprise.

One Drive est parfait pour travailler sur des documents de nature stratégique ou de proposition qui ne font pas partie d’une équipe Teams. Vous avez une idée et voulez la travailler avant de la soumettre? Vous avez besoin de références personnelles pour soumettre votre avancée stratégique? One Drive est parfait pour cela. Vous travaillez, par exemple, sur des articles de blogue (wink wink) qui sont des initiatives liées à votre travail sans être dans un groupe? Vous avez compris, One Drive est parfait pour cela!

Collaboration et partage

Également, One Drive vous permet de partager les documents de façon sécuritaire selon votre gouvernance d’entreprise. Vous pouvez, par exemple, activer le partage avec des utilisateurs uniquement à l’interne de votre organisation.

Ceci permet donc la collaboration en activant le partage et surtout, la coédition avec les pairs. Vous avez besoin d’avis, de gens qui révisent et challengent avant de soumettre le tout à votre comité et votre équipe? Partagez votre document directement dans le One Drive. L’historique des versions vous permet de ne rien perdre, d’éviter à avoir à colliger les différents commentaires et surtout, vous évite d’avoir différentes versions en circulation. Le fichier restera toujours au même endroit. Aussi, vous pouvez activer le mode révision, vous permettant alors de voir toutes les modifications suggérées et de les accepter et refuser selon votre validation finale.

Mobilité

Étant un outil Cloud, avec vos accès M365, vous pouvez accéder à votre dossier de travail peu importe où vous êtes. Vous pouvez également télécharger les applications One Drive sur ordinateur et mobile, synchronisant alors une partie de vos documents. Ceci permet, par exemple, de travailler sur différents documents lors d’un voyagement. Dès que l’ordinateur aura accès à internet, les documents se synchroniseront en cloud. S’il y a un conflit car les fichiers ont été édités par deux personnes, One Drive vous en fera part ou vous permettra de valider et consolider les différences.

Également, One Drive vous permet de synchroniser des fichiers résidant dans la gestion documentaire SharePoint ou dans Teams directement. Ceci permet donc d’avoir, par exemple, des fichiers fréquemment utilisés directement dans votre dossier d’ordinateur, qui se synchronisera à chaque fois à son emplacement d’origine. De cette manière, vous pouvez synchroniser un dossier Teams et y avoir accès sur votre poste de travail pour consultation et collaboration!

Teams

Collaboration et temporalité

L’application Teams est un tout-en-un pour le travail en équipe, que ce soit localement ou à distance. L’art de Teams se situe dans la structure de travail des équipes. Teams est utilisé davantage pour les échanges de personne à personne et est un espace de travail à proprement dit (exemple: espace pour la collaboration entre gestionnaires, un team pour un projet avec son équipe, etc.). Teams est un outil avec un but temporel et en évolution quotidienne. Une équipe de travail créera des artéfacts avant d’avoir de la documentation officielle à publier. C’est dans cet environnement que l’équipe travaillera en coéditant des documents, listera leurs tâches, fera des suivis et discussions, émettra les comptes rendus, etc.

Chaque projet team est un site SharePoint, et chaque channel devient un dossier dans SharePoint. De cette manière, tous les fichiers sont organisés et conservés avec les règles documentaires de votre entreprise. Nous avons déjà parlé des fonctionnalités de Teams dans les articles La collaboration numérique: bien travailler en équipe et La communication: de la diffusion à la communauté. Allons donc un peu plus loin sans se répéter.

Archivistique

Or, que faire lorsqu’un team a servi et n’est plus vivant? Si la raison d’être d’un team n’est plus appropriée et n’a plus à exister (exemple, un comité de projet de transformation, une cellule de crise, etc.), il est important d’en accepter la fin.

Il y a cependant une différence entre fermer un team et perdre le contenu. Vous pouvez très bien fermer le projet sans perdre la connaissance de ce qui a été fait dans Teams. Tirez vos conclusions, faites des post-mortem et archivez la documentation. Les leçons tirées d’un team peuvent servir d’exemple, peut-être aboutir à de nouveaux processus, etc. Parfois, simplement revoir rétrospectivement le nombre de versions d’une planification d’un projet peut créer une grande sagesse d’entreprise!

SharePoint

SharePoint est le pilier M365 dès qu’il y a un partage documentaire. La gestion documentaire dans SharePoint se veut l’information officielle, diffusée et accessible au sein de l’entreprise. Que ce soit par un répertoire de recherche, par des outils de diffusion métier ou par un intranet, l’information approuvée et entérinée se retrouve dans SharePoint. L’avantage d’un écosystème est que la consommation de l’information peut se faire différemment selon vos types de tâches, d’employés ou de métiers. Le but est simple: assurer que la bonne information est en circulation, révisée et accessible aux bonnes personnes, le tout de manière pérenne sans perdre quoi que ce soit

Une entreprise en croissance comporte beaucoup d’information. SharePoint, avec toutes ses fonctionnalités vous permet d’avoir votre encyclopédie organisationnelle!

L’important est d’attacher à votre documentation l’information pertinente qui vous permettra de diffuser l’information selon vos besoins de consommation. Savez-vous si votre document se rattache à un département? Un processus? Un produit? Un métier? Toutes ces informations peuvent être consignées par les métadonnées de SharePoint et ensuite utilisées dynamiquement selon vos besoins d’entreprise. Nous y reviendrons dans le prochain article (scoop!)

Ne jamais rien perdre, ne jamais se perdre

One Drive, Teams et SharePoint font appel à différents niveaux de maturité de la gestion documentaire. Le but est d’offrir des environnements et des outils appropriés pour activer la collaboration et assurer la pérennité des contenus. Surtout, plus besoin de dupliquer des fichiers, car l’écosystème M365 change le paradigme en vous permettant de faire des recherches dans tous ces outils sans discriminer. La recherche devient donc verticale et non plus en arbre.

L’écosystème vous permet facilement de déplacer les contenus en fonction de la maturité et de l’évolution de vos informations d’entreprise, sans jamais brimer la sécurité. C’est ce qu’on appelle l’intelligence et la mémoire d’entreprise!

Vous avez des questions sur Office 365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.