La communication : de la diffusion à la communauté
Les événements actuels nous mettent au défi quant à la poursuite de nos opérations quotidiennes. En conséquence, le besoin de travailler de façon numérique n’a jamais été aussi essentiel. Mais au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.
Le besoin de communiquer facilement et de façon transparente à ses employés est un besoin qui a toujours persisté. La mondialisation et l’émergence de nouvelles technologies a permit de rejoindre ses employés à différentes localisations et avec différents rôles dans l’organisation, mais demeure toutefois un défi corporatif indéniable.
Depuis l’arrivée d’Office 365 (maintenant M365), Microsoft vous offre plusieurs outils vous permettant de gérer les communications de votre entreprise. Mais encore, comment le faire de la bonne manière?
Trois outils, trois besoins
Trois outils de communication sont offerts dans l’univers M365 et sont complémentaires. Chaque outil cherche à remplir un besoin d’entreprise spécifique en matière de communication. Nous vous suggérons de les passer en revue:
Teams
L’application Teams est un tout-en-un pour le travail en équipe, que ce soit localement ou à distance. L’art de Teams se situe dans la structure de travail des équipes. Bien utilisé, Teams deviendra un accélérateur dans la collaboration numérique, incluant l’utilisation des outils centralisés.
Teams est utilisé davantage pour les échanges de personnes à personnes et est un espace de travail à proprement dit (exemple: espace pour la collaboration entre gestionnaires, un team pour un projet avec son équipe, etc.). Teams est un outil avec un but temporel et en évolution quotidienne. Une équipe de travail créera des artéfacts avant d’avoir de la documentation officielle à publier et c’est dans cet environnement que l’équipe travaillera en coéditant des documents, listera leurs tâches, fera des suivis et discussions, émettra les comptes rendus, etc.
Nous avons déjà parlé de Teams en détail : pour plus d’information, consulter l’article La collaboration numérique: bien travailler en équipe.
SharePoint
SharePoint est un outil avec beaucoup de profondeur, et constitue le pilier de Microsoft: même Teams est basé sur SharePoint (Teams offre entre autres une interface utilisateur plus intuitive pour passer directement en mode travail).
SharePoint est utilisé pour deux segments complémentaires, soit: la gestion documentaire et la diffusion d’information de communication. Dans les deux cas, l’objectif réel consiste à offrir un écosystème qui permet la gestion de la connaissance de l’entreprise.
Diffuser l’information, plus qu’un intranet
Plusieurs ont annoncé la mort de l’intranet. Du côté de Microsoft, l’intranet s’est transformé et est devenu intelligent!
Tout d’abord, fini l’intranet à l’interne qui ne sert qu’à diffuser de l’information corporative unidirectionnelle. L’intranet est davantage une plateforme-outil qui permet de conjuguer les besoins de communications de toute l’entreprise et les besoins d’outillage par département. L’intranet moderne permet d’offrir des pages profilées selon vos besoins d’entreprise, combinant le rôle de l’employé, son département, sa localisation, etc. Plusieurs informations peuvent provenir de différentes sources de l’écosystème Microsoft, rendant accessibles les procédures, les aides à la tâche, les documents de formation, etc.
L’important est que l’outil qu’est devenu l’intranet n’est plus en mode passif. Il suit l’utilisateur partout afin d’assurer l’accès facile et directe à l’information corporative.
Gestion documentaire, ou la mémoire de l’entreprise.
Il est triste de constater que beaucoup de clients peinent à voir la plus-value de la gestion documentaire. Pour plusieurs, cette gestion n’est qu’un classeur sans papier. Ceci n’est pas faux, mais ne constitue que la première étape de la gestion documentaire.
La gestion documentaire, maintenant, sert à rassembler la documentation, les processus et les outils de travail de votre entreprise dans un écosystème potentiellement large et complexe. Le but est simple: assurer que la bonne information est en circulation, révisée et accessible aux bonnes personnes, le tout de manière pérenne sans perdre quoique ce soit. La gestion documentaire cherche à couvrir les éléments suivants:
- Classement de l’information et recherche: Où se trouve l’information, attachée à quel processus, liée à quel département?
- Mise à jour, révision et archivage d’information: L’information qui circule est-elle bonne, quel est le processus de révision et d’archivage?
- Séquencement de processus: Avez-vous des processus constants qui demandent des déclenchements dans vos étapes de travail? Pouvez-vous gagner du temps?
- Sécurité: Est-ce que les documents sont accessibles aux bonnes personnes, selon les bons rôles de votre entreprise? Êtes-vous en mesure de contrôler le partage de l’information? Êtes-vous capable de retirer des droits facilement d’un document sans faire de la gestion manuelle?
Combien de documents sont imprimés ou conservés en local sur le poste de vos employés, car ils ont dû mal à les retrouver? Êtes-vous en mesure d’offrir une recherche qui est performante? Êtes-vous en mesure de proposer des contenus ciblés par départements, rôles et métiers?
Avec le télétravail et les déplacements, une gestion documentaire ‘’fermée’’ au sein de réseaux internes est de moins en moins utile et pertinent. La gestion documentaire de l’écosystème M365 vous permet maintenant de bénéficier d’optimisations importantes, pouvant impacter directement la vélocité de vos équipes de travail.
Yammer
Yammer est un réseau social d’entreprise qui permet de créer un milieu d’échange informel. Cet environnement permet de briser les niveaux hiérarchiques ainsi que le cloisonnement des équipes de travail afin de faire vivre une culture d’entreprise. Yammer est proposé dans le but de répondre au milieu d’échanges favorables tel que les clubs sociaux et de créer une communauté d’intérêt. Yammer est un outil avec plusieurs améliorations dans le roadmap de Microsoft, et profitera donc d’une évolution considérable dans le futur.
Pour maximiser l’apport de Yammer, les besoins et utilités doivent être clairs dans votre entreprise. Bien utilisé et adopté, l’utilisation des différents outils de communication se fait intuitivement. Or, soyez avertis, Yammer ne peut combler vos problèmes organisationnels pour soutenir une culture employeur. Yammer est le dernier échelon dans les échanges transparents et bidirectionnels.
Adopter les bons outils = connaître ses besoins
Vous l’aurez sans doute remarqué, Microsoft ne vise plus la boîte fermée: c’est un changement indéniable de paradigme. Microsoft tente de combler les besoins d’entreprise au niveau de la collaboration et de l’organisation.
L’important est de bien comprendre vos problématiques et vos objectifs d’affaires. Les bonnes fondations doivent être présentes pour assurer de croître en tant qu’entreprise.
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