L’intranet intelligent, recherche turbo & multilinguisme!

Les événements actuels nous mettent au défi quant à la poursuite de nos opérations quotidiennes. En conséquence, le besoin de travailler de façon numérique n’a jamais été aussi essentiel. Mais au-delà du besoin de collaborer à distance, comment pouvons-nous optimiser nos environnements de travail afin que nos équipes soient placées en zone de succès? Meta vous propose une série d’articles pratiques sur la gestion organisationnelle afin de vous permettre de mieux comprendre l’univers Office 365 pour ainsi vous aider à appliquer les meilleures pratiques qui feront du sens pour votre organisation.

Déjà au troisième article sur l’intranet! Après avoir exposé le changement de paradigme et illustré la puissance des Webparts, la recherche devait avoir sa place, sans oublier les impératifs de l’ouverture sur le monde et le commerce international: le multilinguisme.

Nous parlerons de ces deux éléments dans le cadre de l’intranet uniquement, car, le sujet est vaste!

Recherche

Soyons honnêtes: la recherche a toujours été un élément majeur et incontournable de SharePoint. Étant l’outil de prédilection pour l’intranet et la gestion documentaire, Microsoft mise beaucoup sur cette combinaison recherche + Sharepoint pour activer davantage la collaboration dans l’écosystème M365.

Vous pouvez utiliser la recherche SharePoint pour optimiser vos besoins organisationnels. Par défaut, la recherche prendra sa source d’information dans vos sites SharePoint (pour revenir sur les sites et hubs, consultez l’article L’intranet intelligent, plus qu’un buzz word), mais aussi dans vos fichiers, vos nouvelles et les personnes associés à votre annuaire Active Directory. Vous pouvez cibler les recherches pour l’intranet uniquement. Toutefois, vous pouvez également offrir une recherche ouverte sur tout votre univers M365, soit votre écosystème complet! De plus, les droits de sécurité que vous avez déjà attribués seront toujours respectés, peu importe le contexte de votre recherche! Vous pouvez donc offrir une recherche optimisée dans votre intranet selon l’utilisation nécessaire et ainsi en dégager un gain opérationnel appréciable.

Sans plus tarder, voici quelques éléments détaillés qui ont attiré notre attention dans la recherche

Bottin et organigramme

Le bottin est en fait le répertoire des personnes existant dans votre annuaire Active Directory, système intégré dans Microsoft qui vous permet de gérer les droits d’accès de vos employés.

Vous pouvez par l’Active Directory fournir plusieurs informations. Au-delà du nom, si les informations telles que le titre, le bureau et l’organigramme (supérieur hiérarchique, départements, etc.) sont bien renseignées, la résultante sera un bottin complet, centralisé et exploitable sous plusieurs formes. Terminé les duplicatas d’information désuète tels que le numéro de téléphone ou le titre de la personne! Maintenant, l’information se retrouve à un seul endroit: dans votre gestionnaire d’accès.

Vous pouvez alors afficher l’information à jour, disponible aux employés en tout temps. Ceci devient très pratique lorsque vous avez beaucoup de sites, par exemple, ou bien plusieurs employés qui voyagent pour le travail. De plus, un employé peut facilement rechercher une personne par le biais de la recherche et trouver les informations qui lui sont attribuées. La communication devient encore plus transparente et permet l’activation rapide de la collaboration!

Signets

Les Signets représentent la façon moderne pour Microsoft de faire la promotion d’un résultat. Cette remontée de contenu permet de sélectionner des mots clés afin de permettre d’afficher un encart de recherche avec une visuelle distinctive. Cette fonctionnalité vous permet, entre autres, d’afficher un titre personnalisé, une description et un lien vers l’information complète. Un signet peut comprendre plusieurs mots clés, et plusieurs signets peuvent partager le même mot clé.

Également, une fois les signets bien intégrés, vous pouvez les jumeler aux services Power Apps. Ceci permet d’activer certaines actions telle la saisie de comptes de dépenses ou de périodes de congés. De cette manière, la fonction signet vous permet d’afficher un résultat en priorisant, vous assurant que l’information devient immanquable.

Q & A

Sous la formule des signets, la fonctionnalité Q&A vous permet de définir une question et une réponse pour ensuite offrir un lien vers un contenu plus complet dans votre environnement. Ceci vous permet de rendre la recherche plus humaine et ouverte, en offrant des questions basées sur la réalité d’entreprise.

Acronymes

Votre organisation a probablement son propre langage. La fonction acronymes vous permet d’utiliser la recherche pour offrir votre lexique, que ce soit des abréviations ou des acronymes. À l’aide de la recherche, les utilisateurs peuvent entrer le terme recherché et, un peu à la manière du bookmark et du Q & A, l’acronyme s’affichera en haut de la recherche.

Plans et emplacements

Vous avez du mal à trouver les bureaux de vos collègues que vous ne voyez pas quotidiennement? Vous avez du mal à savoir où sont toutes les salles de réunion? Microsoft a implanté nativement deux fonctionnalités fortement intéressantes: les plans et les lieux.

Vous pouvez maintenant associer les bureaux des utilisateurs à l’aide de plan SWG. Cette méthode vous permet d’identifier le bureau de l’utilisateur, en plus de l’étage et l’édifice où le bureau se trouve. En ayant bien créé vos fichiers, l’information sera automatiquement comprise par la recherche. Les informations se retrouveront directement dans la fiche d’une personne. Vous pouvez également y associer une correspondance manuellement.

En identifiant les lieux, donc vos édifices de bureaux, vous pouvez également joindre une adresse complète, incluant la ville et le pays. Les gens changent de place? Ne mettez que les plans à jour avec les bonnes informations et faites l’importation dans SharePoint!

Exemple de plan et d’information par utilisateur

Multilinguisme et Traduction

Le bilinguisme est un incontournable au Canada. Cependant, avec la mondialisation, les entreprises sont de plus en plus appelées à travailler avec des langues tierces.

Microsoft a revu (enfin!) sa façon de traiter les sites SharePoint et les langues. Bien évidemment, tous les éléments de l’interface utilisateur peuvent être traduits, que ce soit le titre du site, la navigation ou son contenu. À noter que les fonctionnalités de traduction ne sont disponibles que pour les sites de communications. Il est considéré qu’un site d’équipe est pour une équipe avec une forme de proximité et une langue de travail sous-entendue.

Langues

Il n’y a pas de limite dans le nombre de langues possible avec un site SharePoint. La langue de votre site sera celle sélectionnée par défaut lors de la création de celui-ci. Si, par exemple, vous faites un site pour une localité parlant principalement espagnol par exemple, pensez à créer le site directement en espagnol! À chaque création de nouveaux contenus, la langue du site par défaut sera attribuée à la page. Ceci sera plus simple d’ensuite y associer une traduction au besoin et desservir rapidement le public principalement ciblé.

Le fonctionnement est simple pour retrouver des pages de traduction: des dossiers se créeront dans la bibliothèque du site avec les codes internationaux des langues. De cette manière, il est facile de retrouver les pages par langues.

Langue des utilisateurs

Vous pouvez fournir des pages et des billets d’actualités multilingues sur les sites de communication. Nativement, l’utilisateur se verra offrir le contenu selon sa langue de préférence en premier. La sélection de ses préférences est accessible dans les profils personnels Microsoft.

Si les contenus ne sont pas offerts dans la langue de préférence, ce sont les contenus de la langue par défaut du site qui seront offerts.

Traducteurs

Les pages ne sont pas traduites automatiquement et donc chaque page créée dans la langue par défaut du site peut avoir une page correspondante dans la langue que vous avez choisie. Vous pouvez alors attribuer des traducteurs dans votre organisation. Il n’y a pas de limite quant au nombre de traducteurs possibles: tous les employés étant dans l’Active Directory de votre entreprise peuvent avoir ce rôle.

Les traducteurs ciblés recevront une demande de traduction via courriel et devront traduire manuellement les pages. Les pages traduites offrent le même processus de publication que les pages d’origine: de cette manière, les pages traduites sont automatiques mises en mode brouillon tant que la publication n’est pas demandée. De plus, vous pouvez activer le mode approbation avant la publication, permettant ainsi d’offrir un processus de révision. Une fois la page traduite publiée, un message est envoyé à la personne qui a demandé la traduction. Sans oublier, une fois la traduction publiée, que cette dernière sera automatiquement affichée pour les utilisateurs préférant cette langue.

En complément, lorsque la page de la langue par défaut est mise à jour, les traducteurs reçoivent une notification par courriel. De cette manière, ceci évite les oublis et permet d’avoir en tout temps des contenus à jour, et ce dans toutes les langues de notre organisation!

Conclusion

Il va sans dire que les éléments essentiels à une gestion efficace des entreprises sont définitivement mis plus rapidement à la disposition de celles-ci. Bien qu’il y ait beaucoup de complexité technologique derrière ces options, Microsoft s’est assuré de rendre les fonctionnalités faciles d’utilisation pour les édimestres. Ceci est sans conteste un grand pas vers l’activation en force de la collaboration!

Vous avez des questions sur Office 365? Meta est un rassemblement d’experts disponibles pour vous guider et être un facilitateur dans la gouvernance de l’écosystème Microsoft.