Maturité M365 — Compétences de recherche
Les utilisateurs utilisent la recherche pour plusieurs raisons : toute stratégie de recherche efficace et la technologie qui la supporte ont besoin d’inclure une approche centrée sur les utilisateurs et à la portée des organisations. L’objectif est d’aider les employés à trouver ce dont ils ont besoin avec des résultats concluants.
Dans une organisation moderne créant un grand volume de donnée et de contenu chaque année, l’expérience de recherche est l’endroit ultime qui permettra aux employés de trouver ce dont ils ont besoin, surtout lorsque c’est essentiel à leur travail.
Un bon système de recherche est bénéfique pour l’organisation, car elle réduit le temps pour trouver les bonnes connaissances particulièrement lorsque les utilisateurs n’ont pas besoin de savoir l’emplacement du contenu. Cette approche aide à ne pas réinventer des éléments en place et éviter la duplication du contenu.
Définition de la compétence de communication
L’objectif de la compétence de la recherche est de permettre l’accès à l’obtention des bonnes informations de manière transversale au sein de l’entreprise, le tout en respectant les droits et les autorisations des employés.
Les outils de collaboration M365
Les outils pour la compétence de recherche sont les suivants:
- Recherche Microsoft (utilisation de Microsoft Graph) (Recherche Office, Recherche Microsoft dans Bing, Recherche de SharePoint Modernm Web Parts moderne dans la recherche, Delve, Recherche des connecteurs)
- Bing
- Recherche SharePoint
- Recherche SQL
- Business Data Services (BDS)
- Cortana
- Power BI Q & A
- Métadonnées gérées/Magasin de termes
- eDiscovery et audit (Centre de conformité)
Évolution de la compétence de collaboration
Voici un survol des niveaux de maturité pour cette compétence. Pour revoir la description de chacun des niveaux, voir notre article Introduction: les modèles de maturité Microsoft 365.
Les personnes recherchent pour une multitude de raisons. Ces raisons peuvent être facilement résumées:
- Ils savent que quelque chose existe, mais ils ne savent pas où le trouver;
- Ils savent que quelque chose existe, mais ils ne savent pas comment le décrire;
- Ils ont besoin de savoir quelle information existe ou où la trouver;
- Ils ont besoin de trouver qui peut les aider dans une expertise précise;
- Ils ont besoin de savoir les connaissances de l’entreprise;
- La recherche est plus efficace et rapide pour compléter une activité.
L’évolution de la recherche débute avec le concept de base des « index card », indiquant à quel endroit retrouver les documents. Au fur et à mesure que la technologie se développe, il devient possible de rechercher des métadonnées limitées (nom de fichier) dans des référentiels de fichiers, puis d’autres attributs. Éventuellement des moteurs de recherche peuvent indexer le contenu (analyse sémantique), les propriétés de fichier et les métadonnées/balises dans plusieurs référentiels. En parallèle, l’expérience utilisateur de la recherche, en particulier pour la création de la requête et la présentation des résultats, passe d’embryonnaire ou encombrée à fortement structurées avec des aperçus et des points d’interaction, ainsi qu’un filtrage ou un affinement post-recherche. En complément, les technologies s’arriment à la sécurité et la gouvernance. Il est possible de gérer les technologies avancées de gestion de contenu à l’aide des rapports et des commentaires, de la pondération et de la pertinence du contenu (par exemple, les titres sont plus importants que le texte), du contexte, de la pertinence et de la « fraîcheur » (un contenu plus récent est susceptible d’être plus utile).
Niveau 100: Point de départ
Gouvernance et sécurité
À cette étape, l’expérience dépend de la recherche de base de SharePoint. La qualité des résultats fluctue selon l’utilisation des équipes rendant la recherche variable sans connaître exactement les bons mots pour la recherche. L’absence de processus formel afin d’améliorer la recherche et d’analyser les comportements utilisateur est marquante. Les dangers de ne pas trouver le bon contenu, ne respectant parfois pas les privilèges hiérarchiques et les bons accès.
Technologie de recherche
La recherche est limitée par application, ou certains répertoires, et ce, de façon isolée. La configuration de recherche est celle de base, limitée par des données très simples: titre, date, nom du fichier. Aucune recherche personnalisée n’existe, ne supportant pas les besoins de l’organisation. La configuration des sources de données faisant autorité n’a pas été configurée pour faciliter le classement par pertinence. Aucune configuration n’est faite pour aider les besoins utilisateurs.
Expérience utilisateur
L’expérience des utilisateurs est de base puisque tant que l’utilisateur ne connaît pas le mot exact correspondant aux résultats recherchés. Ceci emmène une confusion sur les informations disponibles. La recherche étant limitée par application, il n’y a pas de recherche globale soulignant aucune mise à l’avant des contenus prioritaires et voir, une incapacité de rechercher dans certains outils. La taxonomie, les métadonnées et la navigation ne sont pas mises en place.
Ceci se traduit par des utilisateurs qui n’utilisent pas la recherche. Ils préfèrent demander à leurs pairs pour de l’information que d’utiliser la recherche.
Impact
N’utilisant que très rarement la recherche, les utilisateurs préfèrent naviguer à travers les applications pour retrouver l’information, demander à leur collègue ou pire, créer leur propre répertoire résultant à une duplication d’information.
Dans certains cas, la solution pour retrouver l’information s’appuie sur les courriels. L’information est non structurée et inexacte. Le contexte peut facilement se perdre, ainsi que sa portée. L’entreprise perd de l’information importante, qui se duplique et ne perdure pas dans le temps.
La productivité est compromise parce que les individus sont des sources de connaissances clés, entravant leur travail et/ou devenant des « points d’échec uniques ». La sécurité et la conformité des informations sont faibles, voire absentes.
Niveau 200: Émergence de la discipline
Gouvernance et sécurité
Quelques outils de recherche respectent les règles des droits d’accès, bien qu’inconsistantes. Certaines informations peuvent remonter à la surface de façon inappropriée. Certains efforts sont faits pour promouvoir ou identifier les versions actuelles ou étant en primeur, mais avec une cohérence limitée. Le nom du document est le substitue à l’absence des métadonnées.
L’organisation n’a pas de plan stratégique en place ni de gouvernance. Les utilisateurs ne sont pas encouragés à utiliser la recherche, car le raffinement de l’expérience est inexistant.
Technologie de recherche
Quelques recherches ont été personnalisées au sein de l’organisation. Des efforts sont déployés pour standardiser les interfaces de recherche d’un système à l’autre, mais cela tend à se limiter à la présentation, et non au format logique. L’indexation est automatisée et se produit généralement du jour au lendemain. En tant que tel, le nouveau contenu n’est pas forcément trouvable dès qu’il est mis à jour. Une syntaxe de recherche différente existe entre les applications et donc, n’est pas uniformisée.
Expérience utilisateur
Les utilisateurs sont conscients de l’existence de la recherche et l’utilisent pour accomplir certaines tâches dans certains outils spécifiques. Or, les utilisateurs ne s’appuient pas sur cet outil pour faire leurs tâches. Même, la plupart des utilisateurs ne sont pas au courant de certains outils dans les recherches avancées et même, l’accès à la recherche dans certaines applications.
Les recherches ne sont pas encore uniformisées et donc, la qualité des résultats de recherche varie d’une application à l’autre. Les contenus les plus importants ne sont pas mis de l’avant; les métadonnées et les nomenclatures n’existent pas et ne sont pas organisées. En résumé, les utilisateurs ne trouvent pas forcément le contenu requis et parfait, et ils ne savent pas si c’est le bon contenu à jour.
Impact
À ce niveau, l’utilisation de la recherche n’est pas omniprésente ou systématiquement présente dans toute l’organisation, mais elle est plus populaire : Les employés voient les avantages de pouvoir trouver du contenu. Cependant, l’expérience de recherche diffère selon l’endroit où la recherche a lieu. Il peut y avoir eu la migration du contenu des fichiers des serveurs de fichiers vers SharePoint; il devient alors possible de rechercher dans tout le contenu stocké sur des plateformes, telles que Microsoft 365.
Il y a une augmentation de l’utilisation de la recherche en général, car les utilisateurs en perçoivent les avantages de la recherche au sein de l’organisation. Les utilisateurs commencent à utiliser la recherche lorsqu’ils ne savent pas où se trouve un document ou un élément spécifique. Cependant, les différences entre les expériences de recherche déroutent le personnel et évitent d’utiliser la recherche dans des systèmes avec lesquels ils sont moins familiers. Les collègues restent une source principale d’informations ou d’indications pour savoir où chercher. Le manque d’instantanéité dans la recherche garantit que la création de doublons restera courante, en particulier entre différentes équipes.
Niveau 300: Standardisation
Gouvernance et sécurité
Les droits d’accès des utilisateurs sont appliqués de manière cohérente et des processus existent pour gérer l’accès.
Technologie de recherche
Les mots-clés fréquemment recherchés sont configurés avec des résultats personnalisés. Il existe une recherche d’entreprise qui est connectée à d’autres référentiels de fichiers et applications pour briser les silos d’informations et permettre la recherche globale dans toute l’entreprise. Cependant, cela peut ne pas être disponible de manière cohérente et ne pas répondre à tous les besoins des utilisateurs.
La recherche verticale, qui fournit des champs d’application axés sur des sujets, des besoins d’affaires, des types de fichiers et plus encore sont disponibles, spécifiques à l’entreprise, et visent à améliorer la précision et la rétractabilité des fonctions commerciales clés.
Les résultats de la recherche sont personnalisés pour les actifs clés de l’organisation afin d’améliorer la recherche et la découverte selon la priorité d’utilisation. La recherche facilite l’accès rapide et efficace de grands volumes de contenu. En complément, les entreprises utilisent des composants Web de recherche modernes pour améliorer l’interface utilisateur et l’expérience de recherche.
Les utilisateurs sont considérés comme des actifs informationnels. Les compétences et l’expertise sont capturées et renvoyées en réponse aux requêtes de recherche.
Expérience utilisateur
Les utilisateurs sont éduqués sur les fonctions de l’outil de recherche au sein de l’entreprise et savent comment bien l’utiliser. Les champs de recherche sont présents et consistent dans tous les outils ainsi que les résultats de recherche. Des descriptions de recherche sont offertes, ainsi que des prévisualisations.
Impact
Le système de recherche ajoute activement de la valeur à l’entreprise en permettant d’aider la productivité des employés, améliorer la conformité et assurer l’utilisation de la dernière mise à jour des documents, etc.
À ce niveau, la recherche est un outil important au sein de l’entreprise et est reconnue. De plus, les capacités de recherche sont exploitées pour améliorer l’expérience des applications d’entreprise.
Niveau 400: Contrôle
Gouvernance et sécurité
À ce niveau, il existe un rôle officiel qui est responsable de gérer le système de recherche de l’entreprise, revisiter les mots clés utilisés et réviser les métriques de recherche afin de s’assurer de leur efficacité. De plus, des processus pour assurer la mise à jour des profils, incluant les compétences et connaissances des employés sont en place.
La recherche est utilisée pour identifier les enregistrements et autres artefacts qui doivent être étiquetés. Des dictionnaires et des ensembles de termes gérés de manière centralisée sont utilisés dans les champs de recherche, comprenant ainsi les synonymes. Également, la recherche assiste les processus de conformité des demandes d’accès et juridiques eDiscovery.
Technologie de recherche
L’utilisation de la recherche est analysée afin d’améliorer les résultats de recherche. Des recherches contextualisées sont implémentées dans les systèmes d’entreprise. En complément, la plupart des systèmes et des outils de recherche offrent un accès consistant aux informations d’entreprise. La façon dont l’information est gérée et conservée renforce sa « trouvabilité ».
La recherche prospective est utilisée pour afficher du contenu sans qu’il soit nécessaire d’entrer un terme de recherche, tels que des actualités couramment consultées, des documents d’articles; le contexte en détermine la pertinence. De plus, la recherche prédictive commence à suggérer des correspondances aux termes de recherche lorsque l’utilisateur saisit la requête de recherche. Par le fait même, les requêtes avancées peuvent être créées à l’aide d’un langage de requête défini. La fréquence d’indexation du contenu est adaptée à la périodicité du changement des différents référentiels et processus métier.
Expérience utilisateur
À cette maturité, les utilisateurs sont habiles à découvrir du contenu, des informations et des compétences dans l’ensemble de l’organisation. Les résultats de la recherche fournissent des aperçus sur la plupart des types de contenu; elle permet d’offrir une interaction et afficher des informations utiles en fonction du contenu. Les utilisateurs peuvent accéder à la recherche à partir de la plupart des applications et des éléments de leur espace de travail numérique, y compris mobile.
Les requêtes courantes peuvent être enregistrées par les utilisateurs et les notifications relatives aux nouveaux résultats sont possibles. Le contenu recommandé et les signets communs aux résultats standard sont publiés de manière proactive par l’organisation.
Les utilisateurs ignorent souvent que la recherche est utilisée pour récupérer des informations dans leur espace de travail. Aussi, le contenu externe et du domaine public est inclus dans les activités de contenu, telles que la recherche d’images appropriées.
Impact
À ce niveau, la recherche est gérée dans l’ensemble de l’organisation. Des processus sont en place pour ajouter du nouveau contenu, des secteurs verticaux de recherche et des présentations de résultats de recherche et la configuration de la recherche Microsoft.
La recherche est un outil d’information commerciale clé qui permet la plupart des processus. Il est largement considéré comme le moyen le plus efficace de découvrir, de récupérer et de confirmer les informations commerciales, d’identifier les compétences et l’expertise dans l’ensemble de l’entreprise et d’intégrer les connaissances de plusieurs systèmes. La plupart des membres du personnel mettent à jour les profils et participent au balisage approprié.
Vous pouvez vous fier aux résultats de la recherche; les versions actuelles sont renvoyées de manière fiable; le contenu inapproprié ou incorrect est rare.
Niveau 500: Optimisation
Maintenant, la recherche fait partie de la vie quotidienne d’un employé de l’organisation. De nouvelles façons innovantes d’exposer le contenu sont étudiées. Les métriques de recherche sont utilisées pour analyser le comportement des utilisateurs et comprendre les lacunes dans les informations renvoyées.
Gouvernance et sécurité
L’organisation cherche à améliorer continuellement tous les aspects du processus et de l’expérience de recherche; étendre les champs d’application, optimiser les résultats et relier les informations connexes sur la base d’un retour d’informations continu.
Des analyses avancées sont utilisées pour comprendre l’utilisation de la recherche et cela fournit des informations supplémentaires sur les activités dans l’ensemble de l’entreprise.
La recherche est activement utilisée pour identifier les menaces potentielles pour la gouvernance de l’information, la sécurité et les obligations légales. De plus, le balisage automatisé et d’autres métadonnées sont en cours d’utilisation. Le contexte (profils du personnel, emplacements, etc.) est intégré aux processus sources afin de maintenir une haute qualité des données.
Technologie de recherche
Le corpus de recherche est élargi, la recherche étant disponible sur des systèmes sur mesure et des secteurs d’activité. De plus, il est utilisé pour améliorer les outils de gestion des connaissances tels que Project Cortex.
Des opportunités d’amélioration de la recherche sont recherchées pour s’assurer que les données sont mises en évidence afin d’améliorer la productivité sur la base d’une analyse efficace. Une recherche efficace est omniprésente et uniformément disponible sur les ordinateurs de bureau, mobiles et autres. Les ressources externes sont incluses dans la zone de recherche. En complément, la recherche est utilisée pour découvrir et marquer automatiquement le contenu. Les classificateurs automatisés sont utilisés pour ajouter des balises à tous les types de contenu, y compris l’image, l’audio et la vidéo, afin de s’assurer qu’il est détectable. Les approches SEO sont appliquées au contenu.
Les utilisateurs sont hautement qualifiés pour trouver des informations à l’aide d’outils et les nouveaux employés sont formés aux outils correspondant à leur rôle.
Expérience utilisateur
Les résultats de recherche personnalisés sont créés pour augmenter les informations clés dans les résultats de la recherche afin de prendre en charge une découverte et une recherche améliorées. Ceux-ci sont surveillés et un processus existe pour mettre à jour les champs de recherche, la présentation, les filtres, etc. à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent.
La recherche est omniprésente; les utilisateurs peuvent accéder à la recherche de manière cohérente depuis toutes les applications et tous les emplacements de leur espace de travail numérique, y compris mobile et vocal. De plus, les utilisateurs peuvent fournir de manière proactive des commentaires sur les résultats de la recherche, afin de générer des améliorations. En complément, l’intelligence artificielle est utilisée pour améliorer la recherche sur la base d’une connaissance plus approfondie du contexte de l’utilisateur et de l’activité commerciale.
Les expériences de recherche sont intégrées aux processus métier et, dans de nombreux cas, les utilisateurs ne savent même pas que la recherche soutient leur travail.
Impact
Les technologies de recherche sont considérées comme des systèmes d’entreprise critique soigneusement intégrée. Elles sont un outil clé pour assurer la conformité et sont un pivot de l’efficacité du personnel et des processus.
Le personnel est engagé dans les processus de contenu qui maintiennent la recherche; en même temps, la recherche est hautement automatisée et « invisible », fournissant des informations et trouvant des connaissances sans intervention de l’utilisateur. La recherche elle-même fournit à la direction des informations clés sur la santé, les activités et la productivité de l’entreprise.
Coût et bénéfices
En réduisant les temps de recherche, la productivité des employés augmente de façon considérable. Les employés sont sensibles à l’information et les connaissances utiles. Ceci réduit la frustration et améliore l’engagement des employés.
De plus, la gestion du contenu est décentralisée, se retrouvant dans les outils appropriés tout en ayant une consultation de l’information centralisée. Ceci améliore grandement le partage des connaissances et des bonnes pratiques.
Une expérience de recherche moderne fait partie d’un espace de travail numérique moderne qui peut attirer la bonne main-d’œuvre.
Les avantages se trouvent dans le partage du vécu, de connaissances et des décisions communes. Ceci est difficilement quantifiable et mesurable, mais accroit l’innovation au sein de l’entreprise.
Conclusion
Les organisations qui mettent en œuvre une stratégie de recherche réussie verront des impacts directs sur leurs résultats. Les employés étant capables de « découvrir » des informations qui conduisent à l’innovation au sein de l’organisation, des coûts réduits et des gains de temps peuvent avoir un impact énorme sur la productivité des travailleurs. Les avantages en termes de coûts pour les utilisateurs de ne pas dupliquer le travail et de trouver des connaissances d’entreprise sont difficiles à quantifier, mais existent.
La recherche améliore les autres compétences et constitue un excellent moyen de commencer à récolter les fruits d’or de la plateforme Microsoft 365.
Les organisations doivent saisir des exemples de réussite pour fournir des exemples des avantages afin de garantir que ce service essentiel reçoive l’attention et les ressources nécessaires pour qu’il soit une ressource efficace.
Pour connaître la raison d’être et les fondements des modèles de maturité Microsoft 365, suivez la série Maturité M365. Cet article est basé sur «Maturity Model for Microsoft 365 — Search Competency».
