Cerimônias do Scrum: Porque levá-las a sério?

Há pouco tempo realizei uma trilha sobre as cerimônias do Scrum na empresa onde atuo. Lá temos um espaço semanal onde qualquer pessoa da empresa pode apresentar a quem se interessar um assunto do nosso dia-a-dia de trabalho (no estilo Lightning talk). A minha percepção é de que cerimônias estavam sendo deixadas de lado, procrastinadas, ‘esquecidas’. Comecei a me perguntar porquê e, depois de umas semanas, conclui que todos precisam ter claro as vantagens que elas nos trazem. Caso contrário, ninguém irá levá-las a sério.

Afinal de contas, os métodos ágeis e neste caso, o Scrum não servem para nos ajudar a elencar as melhores práticas que, de fato, agregarão valor no nosso dia-a-dia? Vejamos então, as maravilhas que as cerimônias nos trazem!

Elas existem por vários motivos, como:

• criar uma regularidade e desenvolvermos muita transparência
• realizar efetivamente e constantemente inspeção e adaptação
• receber feedback constante e assim entregar valor ao cliente
• nos ensinar a estarmos abertos à mudanças
• e ainda, incluir o cliente como parte efetiva da equipe.

Ao escolhermos o Scrum como nossa metodologia ágil, teremos ciclos de até um mês chamados de Sprint. Cada entrega realizada após uma sprint irá agregar um valor tangível para o seu cliente ou usuário. Uma sprint é um time-boxed (duração fixa), ou seja, ela sempre tem a mesma duração. Isso é essencial para termos: regularidade, e, como veremos esse conceito é muito importante nas cerimônias, uma vez que isso nos leva a termos disciplina e foco para fazer o trabalho determinado, sem desvios e devaneios, utilizando esse tempo da melhor maneira possível.

Tudo começa com a primeira cerimônia, a Planning Meeting ou Reunião de Planejamento da Sprint

O time-boxed dela varia de acordo com a duração da sprint (para sprints de um mês, ela dura 8 horas e sprint menores menos tempo). Nela a pessoa Product Owner irá apresentar e descrever todas as funcionalidades priorizadas junto ao cliente para a equipe. É neste momento que a equipe tem a oportunidade de realizar todas as perguntas necessárias a fim de obterem suas tasks ou tarefas técnicas. Essas tarefas e as estórias que o time entenda que irá caber no tempo de trabalho da Sprint dão origem ao Backlog da Sprint ou Sprint Backlog após estimarem as mesmas (existem diversas práticas de estimar as estórias e tasks, como: planning poker, tamanho de camisa, ADU, etc). Nesta cerimônia o time de desenvolvimento e PO criam a meta da Sprint, onde a mesma servirá como um guia para time de desenvolvimento no objetivo de negócio a ser alcançado ao final da Sprint.

A pessoa PO tem total domínio do Backlog do produto ou Backlog Product e uma boa prática, que não é obrigatória, é a realização de uma Sessão de refinamento ou Refinement session. Nesta prática ele conversa com o cliente e, também com o time 3 dias antes da Planning para priorizar e refinar a escrita das estórias do Backlog do produto. Essa prática otimiza muito o entendimento de cada estória durante a planning e nos leva uma priorização muito mais correta do que poderemos agregar de valor ao cliente ou usuário.

Após o backlog da Sprint estar alinhado entre PO e o time de desenvolvimento (Desenvolvedores, Designers, QAs), a Sprint inicia e agora o time de desenvolvimento tem total domínio do Backlog da Sprint, pois durante a planning ele se compromete com a meta da Sprint.

E para apoiar o time diariamente a promover transparência e uma comunicação eficaz entre todos os membros, realizamos a Daily Meeting ou Reunião Diária num time-boxed de, no máximo, 15 minutos.

Para simplificarmos as coisas ela é realizada sempre no mesmo horário e local e aí promovemos a regularidade da comunicação. Esta é uma reunião chave para inspeção e adaptação.

A Daily apoia o time de desenvolvimento a inspecionar o progresso em direção a atingir a meta da Sprint, sincronizando as atividades e criando plano para o próximo dia de trabalho. Nela responderemos basicamente a três perguntas:

O que eu fiz ontem que ajudou o Time de Desenvolvimento a atender a meta da Sprint?
O que eu farei hoje para ajudar o Time de Desenvolvimento atender a meta da Sprint?
Eu vejo algum obstáculo que impeça a mim ou o Time de Desenvolvimento no atendimento da meta da Sprint?

Na Daily é importante que apenas o time de desenvolvimento esteja presente, pois ela NÃO É, uma reunião de status para que o time reporte seu progresso ao Scrum Master ou Product Owner, respondam questionamentos de stakeholders, discutam refinamentos (novos requisitos ou estórias da Sprint) ou resolvam questões de impedimentos. Essas questões devem ser tratadas após a Daily. Por ser a cerimônia com menor time-boxed do Scrum ela tem o maior pontencial de anti-padrões. Cuidado!

E então, a Sprint terminou e temos um entregável! Software funcionando!

É hora da Sprint Review Meeting ou Revisão da Sprint, ou ainda Apresentação da Sprint

É uma reunião informal e não uma reunião de status. O time-boxed dela dependerá do tamanho da sprint, para sprints de um mês é uma reunião de 8 horas (e para sprints menores menos tempo).

Nessa reunião o Time Scrum (Time de desenvolvimento, Scrum Master e Product Owner) e as partes interessadas revisam e colaboram sobre o que foi feito na sprint. Neste momento, sugere-se que um membro do time realize a apresentação dos itens do Backlog prontos para a pessoa PO ou cliente ou que estes naveguem no sistema por si e façam a avaliação. Mas porque precisa de uma avaliação?

É preciso que a pessoa PO confira e avalie o que é considerado pronto. E aí entra o Definition of Done (DoD) ou Definição de Pronto, que é um acordo entre PO e o time de desenvolvimento sobre quais pontos são necessários serem atingidos para que um item ou incremento seja considerado pronto e então, possa fazer parte de um produto.

Esta cerimônia pode fornecer valiosas entradas para a Planning da próxima sprint, uma vez que o grupo colabora sobre o que fazer a seguir depois que o time de desenvolvimento tenha comentado em relação ao desenvolvimento: o que foi bem, quais os problemas ocorrem dentro da sprint e como foram resolvidos, apresentando os itens.

E uma dica importante: é melhor evitar que a próxima planning seja realizada no mesmo dia desta cerimônia, já que a pessoa PO poderá necessitar de um tempo para amadurecer as ideias que surgiram nela.

E aí? Terminamos? Não!!

Agora vem a última cerimônia do Scrum: Sprint Retrospective Meeting ou Reunião de Retrospectiva (carinhosamente chamada, também, de Retro ou Retrô). Nela o time Scrum inspeciona, mas em relação às pessoas, aos relacionamentos, a comunicação do time, aos processos e às ferramentas e cria um plano de ação o que os leva a melhoria contínua. O time-boxed dela é variável conforme o tamanho da sprint (para Sprint de um mês pode durar até 8 horas e para Sprints menores, menos tempo).

É a cerimônia que vejo maior necessidade de atenção da pessoa facilitadora, pois é preciso conduzir o time a encontrar soluções e resolver conflitos por si só.

Essa pessoa precisa auxiliar o time a realizar uma discussão focada e produtiva (caso contrário vira um muro das lamentações totalmente desnecessário e que prejudica o propósito de time). Deve ser alguém neutro e bem aceito pelo time, por isso não é incomum veremos outra pessoa que não a pessoa Scrum Master do time ser convidada a facilitar esta cerimônia (pode ocorrer da pessoa Scrum Master estar muito envolvida com o time na Sprint e precisar de apoio para resolver conflitos também).

Este momento do time requer um ambiente seguro e de neutralidade, pois é extremamente importante que cada membro tenha liberdade de trazer suas percepções de forma aberta e sem restrições, sem intimidações pelo restante do time. Basicamente, são respondidas 3 questões:

O que fizemos de bom e devemos manter?
O que pode ser melhorado?
Como vamos implementar as ações para melhorar?

Para responder essas questões existem muitas práticas maravilhosas! Aliás, temos alguns autores e autoras que já indicam estruturarmos as retrospectivas em momentos (me ajuda muito como facilitadora quando planejo uma). Existe a agenda de 7 passos e a de 5 passos para uma retrospectiva eficaz. Como eu costumo usar os 5 momentos principais da cerimônia, indico para vocês uma ferramenta colaborativa que reúne muitas práticas bacanas e que ajudam muito ao time a ter uma retrospectiva focada e eficaz: A tabela periódica das retrospectivas ágeis — Retroágil.

E com isso, concluímos que as cerimônias são os momentos onde vemos a promoção de grande parte dos princípios ágeis!

Elas nos apoiam no desenvolvimento de boas práticas para agregar valor à gestão e realizar melhorias contínua nos times e através delas que o time amadurece e cada vez mais se torna auto gerenciável e eficiente. Boas práticas!

*Os materiais da trilha de cerimônias Scrum estão disponíveis no meu slide share, acesse.