【筆記訓練所】04 — 如何管理雜亂的數位筆記 ? 試試 PARA 系統
TL;DR
這篇文章分享我使用數位筆記的經驗，從Evernote到Notion的轉換，以及筆記管理的困擾。
同時介紹了一種名為 PARA 的筆記管理系統，強調以「未來的行動」而非「資訊的屬性」來分類筆記。
這種方法讓筆記管理更輕鬆且更容易找到所需筆記。
蔓生的數位筆記
大學時期，不管是修課還是辦活動，都有大量的資訊需要被記錄下來，面對五花八門的內容，總感覺用手寫筆記太沒有效率了。剛好當時正在流行 Evernote，於是我開始加入數位筆記的世界。
我記得剛接觸 Evernote 時，覺得這個軟體太棒了！你可以透過 Web Clipper 來收集素材、把圖片、錄音等多媒體附加在筆記上，然後自由地在數個裝置間切換。除此之外透過打字的方式來記錄資訊，相較於手寫來說真的太有效率了！
(如果對於研究所時期使用的工具有興趣，歡迎點擊下方文章)
隨著時代的演進，開始有不同的筆記軟體出現，在 2020 年最熱門的選擇莫過於 Notion ! 我也在離開校園後，轉換到 Notion 來存放我的數位筆記 :
不過隨著筆記數量的增加，開始有一種奇怪的感覺…
我的筆記好像做完之後，就很少再被打開…?
筆記就像是「堆疊」在我的筆記軟體中，隨著筆記數量的增加，我開始感覺跟筆記間出現「失聯」的感覺。
透過「未來的行動」來分類筆記，而不是「資訊的屬性」
最近在閱讀 Building a Second Brain 這本書，其中提到了一個我很喜歡的概念 :
在對筆記進行分類時，要以筆記「未來的行動」作為分類依據 (How actionable it is)，而不是以「資訊的性質」來做分類 (What kind of information it is)
過去的我 — 嘗試透過「資訊的類型」來分類
我過去在做筆記時，總是會思考「這則筆記的內容應該怎麼分類？」，我會在大腦中先嘗試以我對該領域的認知來建立架構，然後建立許多階層的資料夾來存放筆記 :
但我發現就算將資訊分門別類地放置好，許多筆記在需要的時候還是很難被找到。
仔細探究原因會發現 :
- 我對特定主題的認知是會改變的 :
我們對於特定主題的認知是會隨時間改變的，在寫筆記的當下就要替該主題的資訊進行分類，真的合適嗎？ 舉例來說，當我在做保險的筆記時，就代表我對保險不是很熟悉，那這個時間點的我，真的能夠建立適當的資料夾結構來呈現相關概念嗎？ - 規劃架構是耗費心力的 :
每寫一篇新主題的筆記，就要花費時間和心力規劃，漸漸的會開始懶得規劃，把筆記都堆疊在同一個資料夾，失去了管理的動力。
現在的我 — 嘗試透過「具體的行動」來分類
相較之下，透過「未來的行動或任務」來放置筆記就單純多了 :
這樣做的好處在於「筆記本身就對齊行動」 : 針對具體的任務建立資料夾，所建立的筆記都是貼近「特定任務目標」的，當我今天需要「規劃保險」時，所有找到的素材都可以先放在該資料夾內。
當你將筆記與自己的「特定目標」連結再一起，這些資訊被使用到的機會就已經大大的提升了！
PARA 筆記系統
在 Building a Second Brain 書中提到的筆記管理法，我實際使用了一陣子，我覺得非常受用。基於前面提到的 “以未來行動來存放筆記” 為核心概念，書中建議可將筆記分類為四個不同的類別:
- Project : 存放短期具體的專案目標 。
- Area : 生命中重要的角色或方向。
- Resource : 不屬於 Project 和 Area 的相關資訊。
- Archived : 已經完成或是暫時用不到的任務。
舉例來說，我將我的筆記按照 PARA 架構分類後，如下圖所示 :
其中 “Project” 和 “Area” 會以一個 “具體的行動或任務目標” 來命名，差別在於 “Project” 是有時效性的 : 例如我希望能在 2023 年規劃一場家庭旅遊，這項任務會在 “家庭旅遊發生後” 告一段落。而 “Area” 通常是人生較長期的狀態或方向，舉例來說，只要我還存在這個世界上，我大概就需要 “財務規劃”。
我認為你也可以嘗試以「時間維度」來理解這些類別的差異 :
按照行動來規劃筆記存放的好處是，當我看到一些不錯的旅遊景點，我可以直接先丟進 “家庭旅遊” 的資料夾中。等到我有空想要來好好規劃時，我只要打開這個資料夾內，裡面的所有筆記都是可以使用的素材，我不用再花時間從「我過去建立的景點架構」找出所有相關景點。
值得一提的是，在 PARA 系統中，因為架構簡潔，分類明確，筆記是容易被彈性調整的。
舉例來說，我在 “Area” 下建立了 “財務規劃” 的資料夾，因為這是一個長期的目標。
但在未來的某一天，我可能出現了一個具體的任務目標 : 買車！這時候我可以在 “Project” 中建立「買車」的資料夾，並且從 “財務規劃” 中把跟買車相關的筆記挪動到「買車」中，甚至是從 “Archived” 中尋找有沒有過去任務的相關素材可以再被重新啟用。
「管理筆記」是一個「過程」而非「結果」
「管理筆記」是一個「過程」而非「結果」，很多人都想要將筆記組織成很完美的樣子，但筆記事實上是會隨著時間、個人的變化而改變狀態的。
當我實際使用 PARA 系統管理筆記後，我體會到兩個好處 :
- 筆記管理變得很輕鬆 ：
在撰寫筆記的當下，我可以很快的判斷要把這則筆記放到哪個資料夾。不像以前，需要經過三層甚至是四層的資料夾結構，才能找到適合存放的位置。 - 可以很快的找到所需筆記 :
因為是按照「任務」或是「行動」來管理筆記，當特定需求發生時，可以很明確的透過「任務」來找到相關的筆記。
這個系統改變了我對筆記管理的認知，也大大增加我筆記的「重啟率」，我想分享給大家，希望能對你有幫助！如果對於 PARA 系統有什麼想法，也很歡迎留言和我討論喔！
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Hi~ 我是明倫！
【筆記術士的秘密訓練所】是用來分享筆記術的系列文章。
大家常在學校或是職場上聽說「筆記」很重要，卻很少人在談論如何做好筆記～
此系列文章將從我對於筆記的認知開始分享，包含:
1. 筆記的關鍵心法
2. 數位筆記和手寫筆記的差異
3. 個人實務經驗分享
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