Como criar um calendário editorial para organizar seus conteúdos e projetos

O guia completo para elaborar uma base de visualização diária, mensal e semanal do planejamento à produção de conteúdo.

Quando a gente fala de organização, cada pessoa tem a sua preferência. A verdade é que todo mundo, ao longo das vivências, vai encontrando o formato ideal para colocar as ideias em ordem e os projetos em prática.

Planejar conteúdo digital (ou projetos pessoais e profissionais) pode até parecer complicado quando se tem um grande volume de informações, obrigações e atividades a serem realizadas. Mas algumas ferramentas e métodos, como o calendário editorial, podem ser a saída para você ter a organização necessária do seu fluxo de trabalho. Então vamos construir um calendário juntos?

Organize o seu calendário editorial

Planilhas, visualização Kanban ou em listas com certeza já devem ter passado pela sua mente na hora de organizar conteúdo, seja em meio digital ou no famoso papel. Não é à toa que a gente varia tanto entre as diferentes ferramentas, mas nada se compara à visualização geral de um calendário.

A possibilidade de observar de forma macro todas as suas atividades, seja da semana ou do mês, dão a vantagem de ter em uma única tela as etapas de planejamento e produção completas na sua frente.

Nosso foco aqui é na construção de um calendário editorial digital, mas você pode adaptar nossas sugestões para a ferramenta e/ou plataforma que quiser.

Antes de tudo, você precisa definir:

• datas comemorativas relacionadas ao seu conteúdo;
• responsáveis pela publicação;
• data de início e fim da produção;
• etiquetas para sinalizar: o objetivo da publicação, a etapa de produção, as plataformas escolhidas e o formato da publicação.

Exemplo de calendário editorial utilizando o Notion. Essa é a estrutura do calendário para o planejamento e produções do Canvas de Conteúdo, utilizando etiquetas para a etapa de produção e plataforma escolhida

Como isso se torna necessário no dia a dia do planejamento e produção de conteúdo? Essas informações vão ajudar você a:

• não esquecer datas importantes para se preparar com antecedência;
• estabelecer os responsáveis por uma pauta completa ou por parte dela, como a redação de um post, a criação do design de uma arte ou a edição de um vídeo;
• acompanhar a data de criação de um post e quando é a deadline, já que dessa forma você consegue entender o tempo de produção para cada post e evita perder a data de entrega, seja de forma individual ou em equipe;
• seguir padrões para a frequência e consistência dos seus conteúdos, além de realizar o equilíbrio entre publicações que buscam os objetivos de consciência da marca, geração de leads, vendas, entre outros;
• facilitar o acompanhamento geral dos formatos e plataformas utilizadas para as publicações, além de manter em atualização as etapas de produção para o trabalho individual ou em equipe.

Uma ferramenta só dá conta de tudo?

Você sempre pode encontrar uma ferramenta, plataforma ou método que vai se adequar a sua rotina. O problema é que, muitas vezes, as pessoas preferem se adaptar a uma ferramenta quando, na verdade, é o contrário que deve acontecer. É nesse ponto que você pode colocar toda a sua produtividade por água abaixo.

Por isso tem gente que prefere usar o calendário como guia de planejamento e produção, assim como de armazenamento (eu mesma, inclusive, por meio do Notion ou do Trello).

Por outro lado, tem quem prefira segmentar todo o processo para evitar uma confusão mental ou até poluição visual na hora de planejar e produzir. É o caso de quem usa:

1 o Google Agenda, Clockwise ou outros para anotar os lembretes diários, semanais e mensais das tarefas;

2 o Trello, Notion, Asana ou outros para planejamento e acompanhamento da produção de conteúdo em formato de calendário;

3 o Etus, mLabs ou outros para visualização de publicações aprovadas e agendadas e acesso aos relatórios.

O seu norte de cada dia: o calendário organizado

Quem nunca passou por um momento de bagunça generalizada com planejamento de conteúdo? Acredito que quando a gente fala sobre planejamento e produção, sempre vai existir um nível de desordem ideal (e aceitável) para que o seu fluxo criativo encontre os caminhos ideais para se desenvolver.

Mas na prática, o que realmente é valioso na hora de elaborar o seu calendário editorial e manter a organização?

• Coloque no calendário apenas as tarefas que realmente você precisa se lembrar e cumprir.
• Lembretes como “elaborar relatório do mês”, “fazer planejamento do mês que vem” sempre devem estar no calendário, afinal, ninguém quer esquecer nada importante.
• Evite colocar no calendário tarefas que envolvam arquivos e links exclusivos de referências, já que eles podem atrapalhar a sua visualização de tarefas. Nesse caso, opte por colocar o lembrete da atividade com um link que redirecione para as referências.

O calendário editorial pode ser seu melhor amigo todos os dias para organizar, planejar, produzir, revisar e, quem sabe, até publicar conteúdos. Boa parte das dicas apresentadas foram desenvolvidas na prática, aprendizados do método GTD e compartilhadas por quem planeja e produz conteúdo e projetos diariamente.

E você? Tem alguma dica para organizar melhor nosso calendário? Conta pra gente.

👏 Uma das etapas do Canvas de Conteúdo é o projeto editorial, em que definimos os tipos de conteúdo, periodicidade e metas. Baixe gratuitamente o Canvas e coloque em prática o seu planejamento.