Designér v Montessori škole: Roční cesta ke stabilitě na 3 příkladech

Celý minulý rok jsme provázeli Montessori školu a školku Mozaika na cestě k větší stabilitě. Neformálním procesům a rolím, které vznikaly živelně několik let, jsme pomáhali dát jasný řád pomocí designových metod.

Mozaiku založila Táňa Kadlecová se skupinou podobně naladěných nadšenců. Začali Montessori školkou a během několika let přidali první a druhý stupeň základní školy. Prioritou byla, pochopitelně, spokojenost dětí, které se vše podřizovalo.

V praxi to znamenalo, že fungování Mozaiky-organizace (na rozdíl od Mozaiky-školy) bylo často řešeno provizorně a velká část procesů závisela na Táně. Co Mozaice pomohlo rychle vyrůst, se postupně stávalo největší hrozbou pro její další existenci.

Cestu ke stabilitě jsme hledali ve spokojenosti

Abychom určili, na které složky organizace se zaměřit, sestavili jsme dotazník, kterým jsme zmapovali, s čím jsou lidé v Mozaice (ne)spokojení. Na základě těchto dat jsme určili témata, na která jsme se soustředili po zbytek roku.

Dotazník měl 11 sekcí. Z větší části stačilo vybírat z předpřipravených možností, ale v prvním kole vyplňování jsme zařadili i několik vypisovacích otázek.

3 příklady toho, jak jsme řešili konkrétní výzvy

Aktivit bylo během spolupráce samozřejmě víc, ale ne všechny se dají prostřednictvím textu dobře prezentovat. Soustředím se na ty, které jsou nejsnáze popsatelné a uchopitelné.

1/ Narovnat proces zadávání práce

Úkoly se v Mozaice zadávaly buď ústně, nebo e-mailem. Neexistovalo žádné společné místo, kde by členové mohli snadno zjistit, kdo má zadaný jaký úkol a v jakém je stavu. Také docházelo k zahlcování jednotlivců, protože neexistoval klíč, jak úkoly prioritizovat.

Využili jsme toho, že Mozaika zrovna přecházela na produkty Microsoftu, a dovedli jsme Mozaičany k tomu, aby si zadávali úkoly v rámci Teamsů. Spolu s tím jsme navrhli prioritizační klíč, který jsme pojmenovali „Dobré zadání je za 3 body“:

Jaká kritéria pro prioritizaci práce používáte vy?

Ze začátku to šlo ztuha. Některým členům přišlo, že zadávání přes Teamsy je neosobní a svou formou (to-dočka přiřazená člověku) direktivní. Postupně si ale všichni zvykli. Navíc se ukázalo, že je forma to-dočka přiměla formulovat přesnější zadání a velké úkoly kouskovat na menší, snáze delegovatelné dílky.

2/ Dát vedoucím volnější ruku v tom, jak řídí svůj tým

Aby se provoz Mozaiky stal nezávislejším na osobě Táni, ustálilo se 5 týmů s jasně vymezenou oblastí působnosti a odpovědným vedoucím.

Uspořádali jsme workshop, na kterém si každý vedoucí ujasnil, jaký je lídr, a všichni společně nadefinovali náplň práce vedoucího týmu. Aby nikdo neměl pocit, že ho hodili do vody, a panovala shoda nad tím, co znamená být vedoucí.

Jak osobnostní nastavení a priority ovlivňují styl vedení, si vedoucí ujasnili pomocí této matice:

Pro zvídavé: detailní popis celého workshopu včetně vysvětlení toho, jak funguje matice, jsem už dříve sdílel v našem newsletteru. Pokud stojíte o další podobné tipy, odebírejte náš newsletter a každých 6 týdnů vám přistanou do schránky.

Každý vedoucí si vybral jeden kvadrant, který nejvíce odpovídal jeho prioritám při vedení týmu, a pak reflektoval, co zvolené priority znamenají pro způsob, jakým řeší různé situace v týmu.

3/ Vytvořit prostor pro sdílení názorových perspektiv

Pravidelně jsme pořádali workshopy (podobné tomu výše), kterých se kromě vedoucích účastnili i další členové Mozaiky. Každého workshopu se zúčastnilo 7–10 lidí a byly koncipovány tak, aby všichni měli možnost prezentovat svůj pohled a podíleli se stejnou měrou na výsledku.

Workshopy jsme pořádali jak na živo přímo v Mozaice, tak na dálku přes Teamsy, podle toho, jaká byla zrovna koronavirová situace.

To ovšem není způsob, jak dlouhodobě řešit potřebu sdílet názorové perspektivy. Táňa sice pořádala 1:1 setkání, ale kvůli velkému počtu členů zvládala každého individuálně potkat pouze dvakrát za rok. Nově proto pořádají 1:1 setkání se členy svého týmu také vedoucí, pro které jsme připravili manuál, jak se na ně připravit i jak je vést.

Na Pralinky, jak „jedna-jedničkám“ v Mozaice říkají, je navázaný Mindex, což je námi sestavený dotazník spokojenosti, který členové Mozaiky vyplňují několikrát za školní rok. Pro vedoucí je to způsob, jak včas rozpoznat, že někde něco skřípe a je třeba problému věnovat pozornost — třeba právě na 1:1 setkáních.

Mindex je mnohem robustnější verze Pindexu — dotazníku, který používáme pro měření spokojenosti v Pábení. Jak Pindex funguje, vysvětluje na našem blogu kolega Josef Kocurek.

Montessori, stejně jako design thinking, staví na empatii a respektu

Při spolupráci s Mozaikou jsme bojovali se dvěma překážkami: jiný způsob organizace času a jazyk.

I Montessori učitelé mají rozvrh, který zásadním způsobem ovlivňuje, kdy jsou k dispozici. A na rozdíl od spousty lidí v komerčním sektoru nebyli na školení designového přemýšlení, takže nerozumí všem těm termínům a pojmům.

Nakonec nás zachránily hodnoty. Jak designéři, tak Montessori učitelé dbají na empatii a respekt. Obě strany tak měly dostatek trpělivosti a pochopení, aby spolupráce mohla trvat celý rok. Děkujeme!