Как мы провели образовательную вечеринку в VR
Мероприятия в VR — глобальный тренд, который обрел массовый характер, особенно в последние 3 месяца. Крупные мероприятия стали отменяться по всему миру, и часть из них приступила к поиску способов онлайн воплощения. Многие агентства и продакшн-студии, оставаясь на контракте с брендами и организаторами мероприятий, превратились в ресерч-центры, изучающие возможности VR и Web платформ.
Мы проделали большую работу по изучению платформ для проведения мероприятий в формате VR, которых оказалось достаточно много.
В этой заметке мы расскажем о нашем опыте организации и проведения образовательной вечеринки в виртуальной реальности. Для начала мы изучили популярные VR решения для проведения встреч, тренингов, конференций, а также протестировали главные социальные платформы виртуальной реальности.
Вы узнаете, чем отличается организация оффлайн события от его онлайн-версии, без чего никак не может состояться виртуальная встреча, нужен ли VR-фейсконтроль и как избежать недовольных гостей. Давайте начнем!
С чего начать?
В первую очередь необходимо определить основные характеристики будущего мероприятия, это поможет вам сформировать критерии по выбору платформы. Исходя из таблицы, в которой мы описали параметры платформ, может показаться, что сделать выбор легко, однако пока трудно подобрать платформу, которая бы удовлетворяла трем главным критериям, которые необходимо оценить организатору:
- Количество зрителей/посетителей мероприятия внутри платформы. Речь идет о группе из 4–6 человек на закрытой лекции, или же большой конференции на 100+ человек?
- Какое качество графики необходимо? Уровень графики на разных платформах сильно варьируется, исходя из их технических характеристик (под какие устройства заточена платформа, на какое количество человек и пр.)
- Функционал. Какие возможности внутри платформы обязательно должны быть? Создание кастомизированных аватаров или локаций, показ презентаций и 3D моделей, доступ к сторонним сервисам и другие.
Поиск подходящей платформы
Мы начали с того, что повторили опыт американских коллег и провели онлайн-пару для студентов МАИ, используя Half Life: Alyx в качестве VR платформы. Уже потом пришла идея провести нашу образовательную вечеринку PHYGITAL NIGHTS в виртуальной реальности.
Далее мы провели множество тестов различных VR-платформ, о нашем опыте можно почитать более подробно в статье “VR-платформы. Обзор актуальных решений”.
Статья так же переросла в небольшой вебинар по теме:
Мы остановили свой выбор на платформе Engage. Нас привлекли основные фичи приложения: внутренний редактор аватара, с возможностью переноса вашего лица с фото на 3D воплощение; высокий уровень графики; создание собственных локаций.
В рамках Engage любой желающий пользователь с VR устройством может найти мероприятие и подключиться к нему по паролю. Мы воспользовались возможностью настройки управления новыми гостями, и при входе в “комнату” у каждого зрителя был выключен микрофон и доступ к центральному экрану. А для того, чтобы не создавать хаос из перемещающихся людей, у нас был настоящий “фейс-контроль”, который рассаживал гостей по местам, но об этом немного позже.
Как мы провели PHYGITAL NIGHTS
Phygital Nights — образовательные вечеринки, которые мы устраиваем в своем штабе (офисе) раз в несколько месяцев. Дружеская атмосфера, разговоры о технологиях, музыка и вино. Мы решили не отказываться от нашего мероприятия из-за всеобщей самоизоляции, и провести его в онлайн формате, доступном каждому. Было решено использовать в качестве базы платформу Engage.
Что же окончательно повлияло на наше решение? VR платформа поддерживает несколько операционных систем, есть возможность создавать и кастомизировать аватары, в одной “комнате” может находиться большое количество человек, в среднем более высокий уровень графики. Для многих наших гостей стал плюсом бесплатный PRO аккаунт на один месяц.
Организация PHYGITAL NIGHTS в оффлайн обычно включает в себя поиск спикеров и подготовку выступления, подбор партнеров для организации кейтеринга, поставки вина, фейс-контроля, и работу по тщательной подготовке демо-зоны с оборудованием. Нужно отметить, что все этапы в онлайн версии были соблюдены, в том или ином виде :)
Зарегистрированные гости, у кого не было VR-очков, получали на почту ссылку на YoutTube трансляцию, а пользователи с VR-оборудованием — данные для входа на платформу Engage.
Управление ивентом с нашей стороны превратилось в, своего рода, импровизированный Центр Управления Полетами. Наш “ЦУП” состоял из трех человек, не считая Ивана, который был ведущим и общался со спикерами. Павел занимался технической частью, являясь и оператором в VR, от лица которого шла YouTube трансляция, и человеком, отслеживавшим качество самой трансляции и состояние интернет сети, и фейс-контролем/помощником в виртуальном пространстве. VR-оператор — это человек-оркестр!:) Таня и Яна следили за комментариями на Youtube, общались со зрителями, а вопросы передавали Павлу, тот в свою очередь задавал их спикерам.
Для наглядности мы изобразили схему наших коммуникаций.
Возможно схема может показаться громоздкой, однако она объясняет процесс лучше, чем просто фотография того самого “ЦУП” PHYGITAL NIGHTS, которую можно увидеть ниже :)
Как же прошло само мероприятие? Одним из самых важных советов по подготовке VR-ивента будет проведение регулярных тестирований. В целом, это же правило относится и к оффлайн мероприятиям — стоит заранее позаботиться о том, чтобы у вас было стабильное интернет соединение, в помещении, где находятся спикеры, не было лишних шумов. А напиток, в нашем случае это был классический выбор в виде вина, должен быть расположен под рукой — это действительно важно :)
Технически, сам PHYGITAL NIGHTS мы начали почти за 1 час до начала трансляции. Создали и запустили в комнату спикеров и остальных участников, проверили камеры, трансляции, и самое важное — функции для администрирования участников.
Перед началом желательно, чтобы глаза привыкли к VR очкам, так как первые пару минут может появиться некоторый дискомфорт. Поэтому будет лучше, если вы заранее зафиксируете очки на голове так, чтобы вам было максимально удобно.
Второй момент — это стресс-тест. Мы доверяем нашим гостям, однако нужно быть готовым ко всем внеплановым ситуациям, например если кто-то из VR-аудитории начнет подгружать свои материалы. Поэтому мы добавили в комнату много 3D моделей и посмотрели, как это может повлиять на визуальную нагрузку и работу приложения, и как это можно быстро подчистить. Успели запечатлеть несколько забавных моментов :)
Перед началом мы так же установили настройки для новых гостей, отключив возможность использования микрофона, доступа к основному экрану и передвижения по локации. Это было необходимо для модерации хода лекции, ниже мы затронем обратную сторону необходимости подобных настроек.
Итак, мероприятие и прямая трансляция запущены, ведущий начал задавать вопросы встречи спикерам, что же дальше? Вся подготовка, что была до этого момента, являлась лишь вершиной айсберга, ведь теперь было необходимо работать с аудиторией, к которой у нас не было прямого доступа. А аудитория делилась на две категории: зрители в VR и зрители YouTube трансляции.
В виртуальном пространстве посетитель может напрямую взаимодействовать со спикером, поэтому мы попросили участников, кто хотел бы задать вопрос, поднимать руку, а уже после мы активировали у него микрофон и вступали в дискуссию.
Зрители YouTube трансляции также могли задавать свои вопросы спикерам, однако как увидеть комментарий на экране ноутбука, когда на вас надеты очки? Тут понадобиться помощь человека, кто будет работать непосредственно с аудиторией YouTube трансляции, отвечать на общие вопросы и передавать координатору, который находится в VR, по микрофону вопросы спикерам.
Благодаря такому подходу нам удалось вовлечь всех зрителей в процесс дискуссии, дав возможность контактировать со спикером на онлайн мероприятии.
Помимо контроля над ходом мероприятия, мы так же проводили фото-съемку — ведь как и в случае с реальным ивентом, после посещения хочется оставить себе что-то на память.
DIGITAL vs PHYSICAL: наш опыт
— Время, бюджет, трудозатраты
В контексте организации PHYGITAL NIGHTS мы отметили значительное уменьшение затрат средств и времени на проведение виртуальной вечеринки, по сравнению с оффлайн-форматом. Этот и другие параметры мы отразили в таблице ниже:
По времени и трудозатратам реальная вечеринка требует включения большего количества человек, чем в итоге участвовало в проведении онлайн-мероприятия. В процессе начальной подготовки мы работаем с определением темы вечеринки, поиском спикера и сопутствующим обсуждением выбранной темы; самостоятельно готовим пиар-материалы и распространяем их по своим каналам; ищем партнеров для кейтеринга и бара; работаем с гостевым списком; планируем демо-зону. Перед стартом PHYGITAL NIGHTS мы всей командой готовим наш штаб к приходу гостей, разворачиваем демо-зону, где можно потестировать различные XR-устройства. Для того, чтобы лично принять у себя в гостях 100 человек, нужно постараться :)
Но важно помнить, что мы говорим об опыте организации дискуссии из трех спикеров. Если речь идет о крупном мероприятии, как, например, конференция VEC от HTC, то на его организацию может уйти не меньше времени, сил и бюджета, а то и больше.
— Гости
Отсутствие рамок реального помещения — это несомненный плюс для организации онлайн-ивента. Если в реальном штабе мы можем принять не более 100 гостей, то в виртуальном за нами наблюдало в общей сложности 200 — из них 7 человек присутствовали в VR-формате.
— Интерактив
Опыт проведения вечеринки дал нам понимание важного аспекта VR. Если вы приглашаете аудиторию в виртуальную реальность, даже если это только дискуссия, необходимо заранее продумать роль слушателя, возможность его участия во время нахождения в виртуальном пространстве. Мы заранее задали настройки для перемещения новых гостей на зрительское место, откуда человек не мог встать во время хода дискуссии. Это правильное решение для обеспечения комфортного хода лекции, но если ты зритель, пребывающий в VR, сидеть несколько часов обездвиженным — не так комфортно, как на реальном мероприятии. Проще посмотреть трансляцию на YouTube.
Поэтому мы рекомендуем становиться на место виртуального слушателя, и заранее продумывать комфортные для него условия.
Чего точно не хватало в конце виртуального PHYGITAL NIGHTS, так это вечеринки после лекции :) Но и это можно устроить, если смотреть на опыт VRChat!
Выводы
В VR уже активно проходят крупные мировые конференции и фестивали, собирающие не меньшее количество посетителей, чем в их оффлайн-аналоги. Вот только некоторые цифры:
- На международном образовательном саммите, проведенном на платформе Altspace, побывало 6 тыс. человек. Сама платформа может поддерживать до 40 тыс. гостей одновременно
- На базе платформы VRChat в виртуальном ивенте V-Ket 3 приняли участие более 710 000 пользователей.
- В рамках своей ежегодной конференции VEC компания HTC значительно увеличила количество гостей, перенеся событие в VR. Таким образом поприсутствовать смогли 5000 человек, вместо 1000.
И это только некоторые цифры.
Наш личный опыт показал, что такой формат имеет большие перспективы. Учитывая экономический аспект, возможности внутренней коммуникации и функционала, а также ситуацию в мире — можно уверенно прогнозировать большой скачок в развитии индустрии VR event. Осваивать технологию нужно уже сейчас, так как даже после мирового локдауна многие бренды и события продолжат проводить часть своих мероприятий в онлайн. На тех же маркетах, проводимых на базе VR Chat, уже представлены многие известные мировые бренды, такие как Audi, Netflix, HP, Panasonic и другие.
Обязательно напишите нам о своем опыте проведения VR мероприятий, или если вы хотите проконсультироваться :)
