前言
閱讀時間：約10 -15分鐘推薦閱讀對象：
- 無法有效管理龐大資訊的現代上班族
- 時間管理知識愛好者
- 想要打造個人知識庫的人
我們現代人似乎不斷的在一個兩難中打轉，
- 難題一：資訊太多，從我們早上睜開眼睛的那一剎那，我們就不斷被資訊轟炸(工作、新聞、娛樂…)，直到我們再次躺在床上閉上眼睛。
- 難題二：數位工具太多，我們總想要找到一個好使的軟體/APP來解決上方的問題，因此被迫在不同的工具上持續的轉換嘗試。
這個惡性循環導致我們不但沒有解決問題，反而讓自己的大腦更有壓力，不但該做的事情還沒解決，我們就已經在數位工具的操作上快要抓狂了。
在一個月前左右，我曾分享 ⟪子彈筆記思考術⟫的讀書心得，這套方法讓我對「筆記」這件事情有了顛覆性的認知，子彈筆記主打的是透過「手寫紙本」來進行事項管理，在寫字的過程中我們可以一邊清空思緒。(詳情參考上方讀書心得)
這套方法看起來解決了現在人的兩難，因為我們可以返璞歸真，不再受到數位工具使用上的折磨，專心在「內容」上的管理。但是一段時日後我發現，完全不使用數位工具的輔助，就像是空手上戰場一樣，幾乎是不可能存活的。
因此我開始思考，或許我們不應該將重點放在「是否要使用數位工具上」，而是「如何將多個數位工具整合成一套系統/方法」。
⟪大腦減壓的子彈筆記術⟫這本書對於我遭遇的困難有非常大的幫助，這本書雖然看起來又是另外一本教你怎麼用Evernote的工具書，實際上他的重點是教你打造一套任務管理系統，甚至我認為是一套「知識管理系統」。
這本書結合了「子彈筆記術」以及「Evernote筆記軟體」，企圖用Evernote來管理你生活中的一切大小事…沒錯，看完這本書並且理解方法之後，你可以學會「只用一套數位筆記軟體」來管理生活中的任何事情，不論是工作專案、娛樂、自我學習、生活雜事、旅遊規劃、理財…等。
這也是我目前使用Evernote的主要方法，雖然生活中我們有非常多資訊的來源，但他們最終都將集中在Evernote進行管理，詳細的文章可以參考「電腦玩物」這篇《為什麼要管理的工具那麼多？用這張心智圖建立工作匯流系統》。
此外，這本書的知識密度非常高，雖然全書才200頁左右，但是內容環環相扣，每一章的內容都是下一章的先備知識，若對「子彈筆記術」或「Evernote筆記軟體」比較不認識的人，建議可以先閱讀以下兩篇文章後再開始閱讀：
這篇文章我將分享三點書中重要的「任務管理觀念/技巧」，分別是：
- 為什麼「建立系統」比「學習單一工具」重要
- 不只是任務管理系統，更是一輩子受用的知識存儲系統
- 如何拆解任務變成行動
一、為什麼「建立系統」比「學習單一工具」重要？
在許多的線上文章中，我們時常可以學習到「看似完整」的單一任務管理工具，這些文章會介紹這項功能的起源、操作細節以及生活中的應用，我們總是會信致勃勃的立刻嘗試功能，但最後又會沮喪地放棄，為什麼呢？
其實不是工具無效，而是我們只操作了功能，卻沒有建立背後那個幫助功能真正發揮效用的「支援系統」。 — ⟪大腦減壓的子彈筆記術⟫
舉個例子來說，在去年時我開始使用Todoist來進行任務管理。Todoist是一個功能很強的待辦事項服務(支援Web、APP、Mobile Web)，它可以讓使用者建立循環式時間提醒、客製化靈活的搜尋條件，甚至我還付費升級，就是為了要使用標籤功能 以及 連結Google Calendar同步功能。
但使用了一年之後，我就放棄使用這項服務了，甚至應該是放棄使用待辦事項服務(其他知名的還有Google Keep, 奇妙清單, 番茄清單…等)，原因是我雖然記下了當下要處理的雜事，例如：
- 寄email
- 和工程師確認專案進度
- 繳停車費
- …
但是這些被隨手記下的事項有一個很大的問題，那就是 我浪費太多時間，去做一些可能根本不需要做的事情。
待辦清單軟體有一個潛在吸引力，會讓使用者一股腦將任何想到的事情都先記下來再說，這些事情有些可能是非常瑣碎的事情(例如繳停車費)、也有可能是非常重要的事情(跟A專案的工程師確認問題)，但我們無法區分。
這個問題在我閱讀完⟪子彈筆記思考術⟫後有了解答，也就是將事情分成三種處理狀態(正在做、必須做、想要做)，同時搭配簡單的篩選流程，將真正需要被處理的事項留下處理。
但是一波未平一波又起，雖然我可以分清楚這項事情到底該做還是不該做，然而：
- 我「此時此刻」到底該先做哪一件事情呢？
- 我如何判斷哪一項行動是最重要的？
- 這項行動被做完後，我有辦法從中獲取經驗，下一次做得更好嗎？(還是每次遇到同要的事情，我都必須從頭開始規劃起，重複浪費時間做相同的事情)
這些問題都指向我們一個重要的需求，那就是需要一套「系統」來支援我們的大腦進行判斷，而不是讓大腦持續負載。
單一工具只能滿足我們一部分的需求 ; 系統可以讓我們一次解決所有潛在性問題。
二、不只是任務管理系統，更是一輩子受用的知識存儲系統
這本書中有一張非常重要的圖，可說是貫串作者整個Evernote系統的架構圖，也就是「專案-任務-行動」階層圖：
當我們從「專案」的角度出發，可以依據專案的急迫性(哪一個專案先到期)、重要性(哪一個專案可以產生更大的價值)決定優先處理順序，這樣的判斷原則直覺且果斷；但如果今天我們收到的是多個「任務」或「行動事項」，我們應該如何判斷哪個該優先處理呢？
我們可以依據「專案-任務-行動」的原則來判斷：
- 首先，判斷收到的待辦事項到底是「專案」、「任務」還是「行動」。
專案：用來收攏多項任務、⾏動以及專案資料。任務：當下沒辦法「立刻」完成，需要拆解成許多「⾏動」。行動：當下可以「立刻」執行 。
- 如果是「行動」，則跳到2。
- 如果是「任務」，則跳到3。
- 如果是「專案」，則跳到5。
2. 將「行動」收攏到「任務」當中，也就是這項「行動」應該發生在「任務」的哪一個階段，執行完後跳到4。
舉例來說，完成A專案需要以下任務步驟：
A、和專案委託公司簽約，取得對方窗口資訊
B、與公司內部專案成員討論
C、執行專案製作
D、公司內部專案驗收
E、聯繫對方窗口
F、對方公司進行專案驗收
G、專案上線則假設被交辦「把驗收文件寄給A專案中的客戶」這項行動，它可以歸納在「E、聯繫對方窗口」這項任務當中。
3. 將「任務」進行拆解，拆解的方式可以參考「三、如何拆解任務變成行動」，執行完後跳到4。
以上方的A專案舉例，假設今天收到的任務是「E、聯繫對方窗口」，則可以拆解行動如下：E、聯繫對方窗口
- 確認專案驗收進度
- 撰寫驗收文件
- 把驗收文件寄給A專案中的客戶
4. 將「任務」依據執行順序，條列在專案記事目錄中。
5. 將手頭上進行中的專案進行比較，依據專案的急迫性、重要性判斷優先執行順序。
當我們懂了這個「專案-任務-行動」的判斷步驟後，我們可以使用Evernote這個數位筆記軟體來實現以上的概念，作者建議：一個「任務」，一則「記事」。
舉例來說，這篇文章對我來說就是一項「任務」，它包含了許多的行動細節(思考大綱、整理心智圖...等)，因此我用一則Evernote的「記事」來記錄，同時這則「記事」屬於我「部落格文章」這則專案目錄中。
雖然上方在講的都是「任務管理」導向的內容，但我認為這整套邏輯可以擴展到「建立知識存儲系統」！因為當我們用一則則「專案」來收攏龐大的「任務」時，實際上就是在建立這套「知識存儲系統」的目錄，我們可以透過「專案目錄」快速連結到我們想要搜尋的歷史資訊內容。
三、如何拆解任務，找出下一步行動
這個段落屬於比較「技術細節」的內容，算是對「任務拆解成行動」的補充，就算你在看完文章後沒有要採用上方的系統，這個段落對於我們「拆解一項複雜的事情」還是有非常大的幫助。
假設我們今天已知一件複雜的任務，應該如何拆解出下一步行動呢？我們可以用四個方向來進行思考：
中間的行動，可以是「目前想得到的行動」、或是「這個任務想要達成的成果」，依據上、下、左、右四個方向來進行思考：
- 向上: 這個行動之前需要做什麼、需要哪些前置動作
- 向下: 這個行動完成之後，我還可以繼續做些什麼
- 向左: 假如卡關了，我還可以做些什麼？有哪些替代⽅案？
- 向右:假如卡關了，有沒有其他成果可以達成
這四個方向的思考模式不需要同時併用，可以只用一種、也可以多種併用。以書中的例子來說，假如我們想要培養「下班之後養成閱讀的習慣」，從四個方向依據可以想：
- 向上:
回到家之後必須要有一本書可以看，因此必須先買一本好書。但是我需要看什麼呢？必須先挑出一本符合自己需求的好書。這些前提是我必須空出下班回家閱讀的時間。我必須讓自己的工作流程更有效率，才能讓自己提早下班。
- 向下: 這個行動完成之後，我還可以繼續做些什麼
可以把讀書心得寫成文章，分享在社群媒體上。剪接成Youtube的說書影片，分享出去。讓更多人可以認識這本好書，讓這本書的價值延伸。
- 向左: 假如卡關了，我還可以做些什麼？有哪些替代⽅案？
如果不用看的，那可不可以用聽的呢？如果要用聽的，那應該如何聽？或許可以買本電子書，讓電子書App可以唸給我聽。
- 向右:假如卡關了，有沒有其他成果可以達成
其他想達到的成果，例如是提升工作效率。可不可以把閱讀跟提升工作效率連結在一起呢？是不是應該找對工作效率提升有幫助的書？
透過上方的四個思維方向，就可以將一件複雜的任務進行更細部的行動拆解，而我們只要安排時間、逐步完成行動，就可以獲得這個任務最終的成果。
結語
如果要給整本書精簡一個重點，那就是「專案-任務-行動」架構。
這個架構雖然不難，但要熟練應用在每日的工作流程中，絕對是需要練習的。我自己從學習這套架構並使用到現在，已經約3個月的時間，一開始真的非常的不適應，我遇到最大的瓶頸就是：不自覺的回到“收到事情就做”的模式。
當工作的事情一多，往往都會慌了手腳，收到任何的待辦事項都是先做再說！但這樣的壞習慣將不斷導致自己陷入窮忙的狀態，明明自己忙了一整天，但在下班後回想今天做了哪些事情時，才發現許多時間都浪費在零碎的雜事上。
因此，這本書的內容雖然在實踐上需要耗費一點心力，但後續的報酬絕對會讓你感受到物超所值。
我是朱騏，一個喜歡研究各種生產力工具、也熱愛將專案管理知識應用在魔術學習上的魔術愛好者。如果有任何疑問、想聽的主題，歡迎留言給我 📒如果想給我一點鼓勵，請給我 1–10 個拍手；
如果覺得文章對你有幫助，請給我 10–40 個拍手；
如果有興趣看其他「讀點書」相關的分享請給我 40+ 個拍手讓我知道 👏🏻最後，謝謝你的閱讀！
