前言
整理筆記與文件的人都曾遭遇過這樣的痛:「到底要如何整理與分類筆記?」
整理與組織資訊其實是相當複雜的一件事情,這篇文章我想結合六個不同領域的知識,說說我們到底該如何整理與分類筆記。
這六個領域包含:
- 時間管理
- 任務管理
- 法律法規
- 管理諮詢
- 編碼體系
- 英語編碼
一、時間管理
在 David Allen 的 GTD 系統中,首先提出了「收件夾 (inbox)」的概念,從此收件夾幾乎成為任何一個任務管理、專案管理工具的標準功能之一。
收件夾的概念很簡單,就是一個預設收集資訊的地方,當資訊經過整理後會再被分類到適當的位置。
GTD 告訴我們:
當我們收到外界的資訊時,一律先將資訊放到收件夾,等到有空時再依據資訊的特性執行不同動作。
此概念還能夠應用在文件管理,例如電腦中的文件。當我們將檔案下載後不應該丟在「Download」中,而是要放到一個收件箱當中。
甚至如 Google Drive、dropbox…等雲端空間,都可以套用收件夾的概念。
二、任務管理
許多文件都有時效性,例如某些專案文件、某一年的學習筆記、某段旅行的規劃文件。當這些文件的處理狀態已經結束的時候,就要做歸檔 (Archive) 的動作。歸檔的方式很簡單,就是將檔案重新命名,命名格式為 Archive - {日期} - 檔案名稱
。
例如工作上的 A 專案已經結束了,那麼可以把 A 專案的時程規劃表重新命名成:Archive - 20210331 - A專案時程規劃表
此方法也可以運用在筆記系統 (如 Notion, Evernote…)、文件系統 (Mac 上的資料夾、Coda 上的文件…) 都可以進行歸檔。之後我們看到 Archive 的文字時,就知道這份文件已經結束工作狀態、任務完結。
三、法律法規
在法律的世界中,法條制定的速度很難跟上真實世界的變化,同時法條又必須維持一定的穩動性、不能隨意修改。因此法條一定存在著「延遲性」,有些狀況就是尚無法條可管,例如加密貨幣的犯罪,也是在近 1、2 年才受到各國政府重視,並且訂立法律。
為了解決這樣的兩難,法律世界中通常都會設立「兜底條款」,也就是白話文中的「其他 (Miscellaneous Provisions)」來保持一定的立法彈性。
這項知識對我們的啟發是:
筆記系統中也應該有一個「其他」的類別,當某些項目無法用現有項目進行分類時可以先暫時放在這邊。
但也要注意不能濫用「其他」的類別,以免讓既有的分類失去作用。
四、管理諮詢
在項目的分類上,麥肯錫的芭芭拉.明托(Barbara Minto) 曾提出 MECE 理論,全名是 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive (相互獨立,完全窮盡)。
這個理論教會我們:
對於一個重大的議題,要能夠做到不重疊、不遺漏的分類,藉此有效把握問題的核心,並解決問題。
套用到筆記分類、文件分類上,就是確保分類之間不要互相重疊,且每種類別都要涵蓋。
原理是這樣說,實際上在用的時候只要抓大原則即可。我們要注意:
- 最上層的分類以 4–7 個為極限,愈多對於訊息處理愈不利。
- 當分類太多的時候,要將同類主題進行合併。
- 先用樹狀圖或列點紀錄,再對筆記系統進行分類。
我的分類目前是:
- 學習
- 工作
- 生活
- 興趣
- 知識庫
此分類已經可以涵蓋我所有的筆記主題。以下是我目前所有筆記的分類:
五、編碼體系
編碼是「圖書管理學 (Library classification」的專長,根據 Wiki — 圖書分類法 的說明,光是編碼方式就有好幾種派別,如:
這些派別又可以分成兩大類:「純數字」與「數字混合英文」。
不論是哪一個派別,都嚴格定義了每種編碼所代表的學科,例如杜威十進位圖書分類法的 500 代表的是「自然科學與數學(總論)」。
在實際應用時,我們只要學習編碼的方式即可。目前我採用的方式是 3 位數的數字編碼,從 100、200、300…編碼下去。如下圖:
收件夾跟 Homepage是比較特別的分類,因此我用 001 來編碼收件夾,Homepage 不進行編碼。方式如下:
編碼的好處是賦予筆記/文件「獨特性 」,我們給每一個類別分配一個編號(就像是身分證字號一樣),這樣對排序非常方便。
六、英語編碼
這個概念來自於攝影領域中,攝影師對於照片檔案管理的知識。
一位叫做 Michael Greco 的攝影師在 Youtube 上發表了一部叫做 The world’s best file naming system 的影片,分享了一套實用的命名原則。他的照片檔案命名是這樣的: 20140504_Martin_Steve_MGP_0678.dng
。
這個格式包含了 4 個部分:
- 1st:(時間) YYYYMMDD,20140504
- 2nd:(主題) ,Martin_Steve
- 3rd:(作者 ),Michael Greco Photography / 縮寫 MGP
- 4th:( 序號),0678
Michael Greco 的使用情境是透過命名方式來排序照片,我們可以抽取其中的一個概念:將常用的名詞進行英文縮寫 (例如 Michael Greco Photography = MGP)。
只要有設計縮寫,在搜尋時就會非常方便。例如知識管理 = Knowledge Management,因此命名時就可以用 KM | 知識管理 來進行管理。
要注意的是,我們不需要一開始就替每個名稱都進行英文縮寫編碼。如果某些類別一年中沒用過幾次,弄個英文縮寫反而增加記憶上的負擔。
大原則就是:「使用頻率高的名詞再進行編碼即可」。
總結
這篇文章基本上將筆記的整理與命名原則大致上都介紹了,應該足以應付生活中的使用情境。
我建議大家花個時間替自己的雲端硬碟、桌機/筆電的文件進行分類與編碼,在後續整理或搜尋時會更輕鬆。
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