一、為什麼不應該用大腦記住所有的事情？
在時間管理這件事情上，我們每個人都面臨到相同的難題：
如何同時管理多樣的任務？
每一個任務可能在不同時間出現、有不同的重要性、不同的處理狀態，因此處理方法可能都不相同。
下方有 5 件事情，請問你會如何處理：
- 媽媽請你今天下班去幫忙買牛奶
- 隔壁小明傳給你一個有趣的 YouTube 連結，叫你一定要看
- 規劃 1 個月後的旅行
- 準備半年後的證照考試
- 在網路上閱讀到一篇高品質的老年退休規劃文章
直覺地來看，1、2 都是可以今天順手就做掉的事情。3、4 就稍微麻煩點，就平常晚上抽出些時間有空讀一下。最後一篇跟我現在沒什麼關係，乾脆就關掉。
仔細想想，這樣做有哪些壞處呢？你會發現：
任務發生時間離我們愈遠，我們處理的能力就愈差。
人的大腦其實不擅長記憶，更不用說要邊記憶邊處理任務。
1 個月後的旅行不在現在開始訂旅宿、想行程，時間快到時可能就來不急了 ; 半年後的考試不規劃進度按部就班，到後面就必須熬夜讀書 ; 高品質的好文章現在跟我們沒什麼關係，但也許 5年後就要開始有意識地規劃。
現實生活中的任務實在太多元了，光靠大腦想著如何解決，最後腦中反而一片混亂。多數人就這樣兩手一攤，任務擱在那邊還是沒解決。
二、實用的時間管理系統 — GTD
我曾在《如何建立簡單的時間管理系統？3 步驟任務處理流程-Input、加工、Output》介紹了初階的時間管理系統，它適合完全沒有相關概念的人。
如果你開始對時間管理有些概念、甚至產生興趣，一定要了解 GTD。
2001 年一位美國的生產力顧問 David Allen (大衛・艾倫) 出版了《Get Things Done¹》，從此 Get Things Done (簡稱 GTD) 這套時間管理方法風靡全球，被數百萬個讀者實證有效。
[^1] : 中文翻譯為《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》GTD 的概念其實不困難，它是一套非常有架構的任務處理流程，我們只要判斷任務的性質就可以找到下一步應該做什麼。
這邊我簡單解釋這套系統的運作方式，推薦工具下個段落會介紹。
當一件「事情」迎面而來時，我們依照以下的流程來處理：
Step 1.放到「收集箱」
所謂的「收集箱 (inbox)」指的是集中管理資訊的地方，你可以使用數位筆記軟體、也可以使用紙本筆記本，只要你能在「一個」地方看到所有未處理的資訊即可。
例如便條紙的隨手筆記、老闆隨手交辦的事項、腦中靈光一現的想法…等，不論你在當下是用什麼工具記下來，一定要集中在一個地方。
當待處理的資訊被集中時，我們就能在有空的時候一口氣進行處理，處理步驟如下方。
Step 2.這件事情能產生行動嗎？
如果不行，你只有 3 個選擇：
- 直接丟棄：這個任務跟我沒關係、無價值，別去想了！
- 放到「也許/有一天」清單：如果你覺得這件事情有價值，但當下無法產生行動，可以記載一個清單上方便日後查找。這則清單上的項目會隨著時間推移，在你意想不到的時候產生作用。
- 歸入系統：這則任務可以當作日後參考的資訊，可歸入自己的筆記系統中備存。
如果可以，進到 Step 3。
Step 3.這件事情能在 2 分鐘做完嗎？
如果可以，立刻把它做完。
如果不行，進到 Step 4。
Step 4.這件事情有多個執行步驟嗎？
如果有，則要納入「專案管理系統」，拆解專案並產生具體可執行的行動，可參考《為什麼你的「規劃」沒有效？將「規劃」當作是一個任務，並且設定執行時間》。
如果沒有，則進到 Step 5。
Step 5.這件事情要由我來做嗎？
如果不要，則交辦給他人，並且自己紀錄以進行後續追蹤。如果要，則進到 Step 6。
Step 6.這件事情需要在特定時間做嗎？
如果是，則將任務紀錄在「行事曆」上。
如果不是，則使用其他工具記錄任務，提醒自己稍後要做。
《Get Things Done》實際上有 3 集，台灣翻譯只有第一集，第二、三集中國有翻譯，在「得到 App」就有電子書可以購買。
參考中國豆瓣網友的書評，第二集、第三集 其實評價不高。我的建議也是先讀第一集即可，後面兩集內容相當瑣碎，有時間再讀就好。
三、實踐 GTD 的軟體工具
核心概念說完了，我們來討論一下執行工具。
許多人好奇：我到底要用哪些工具來「儲存資料」、「管理專案」、「安排行程」、「管理行動」呢？
過去我習慣將所有的事情都放在 Evernote 統一管理，如下圖：
但後來我發現這樣做會有 3 個問題：
- 切入使用場景的速度太慢
- 管理的複雜度太高
- 降低持續找到更優解的意願
你可以在下面文章看到我對於 All-in-one 生產力工具的想法。
因此我建議還是要根據不同的場景來使用工具，以下是我現在使用的工具：
我的 GTD 系統有兩項重要的改變：
- 專案管理工具：只要跟專案、任務、行動有關的事項，我全部都放在 ClickUp 進行管理，同時搭配紙本筆記進行每日工作。
參考文章：《優化你的「蕃茄鐘工作法」，使用高科技 App + 低科技紙本筆記》- 資料儲存工具：只要是參考資料，我全部放在 Notion 進行管理，Notion 強大的資料組織能力非常適合做視覺化成列。
四、總結
我曾在《如何踏出時間管理的第一步？拆解時間管理的基本觀念，寫下每天最重要的 3 件事情》說過：
時間管理管的不是時間，而是選擇，我們只能選擇要做或選擇不去做。
你會發現 GTD 這套流程最終的結果，一定是一個具體可執行的行動，我們依據固定的步驟，以不變的程序應對萬變的任務。
當我們將這套系統熟練地使用在生活中時，任務被有序地處理，時間能產生更大的價值。
▶︎ 關於文章1/ 歡迎訂閱 我的電子報 獲得實用的生活與工作技巧，每週二中午 12:00 準時發刊2/ 想要掌握最新文章，可以點擊下方「Follow」我～3/ 如果你覺得文章寫的不錯，可以對文章拍手讓我知道 👏🏻▶ 關於我我是朱騏，一個組織能力超強的軟體產品經理，喜歡研究各種生產力工具、時間管理方法。1/ 我可以提供產品管理、時間管理、生產力工具的「個人問題諮詢」與「講座邀約」。2/ 若是個人諮詢，可以請我喝杯咖啡、吃頓晚餐，可透過 Email/ Facebook 跟我約時間，請參考「聯繫方式」。3/ 若是講座邀約，請直接使用 Email 聯繫。︎▶︎ 聯繫方式- 📪 Email：muhenry608@gmail.com- 💬 Facebook：請先加我個人好友並簡短說明想要諮詢的主題▶︎ 建立人脈歡迎使用 LinkedIn 與我交流，你可以「加我為好友」建立連結| LinkedIn @ Chi Chu 歡迎交流
