前言
這 2 周因為疫情的關係，有許多公司都改成遠端居家辦公。
然而遠端居家辦公絕對不是一件簡單的事情，我曾在《如何在遠端工作中同時滿足社交需求？》提到：
遠端工作看似有趣輕鬆，甚至可以省下大筆的交通時間，但在看似美好的背後其實暗藏一個人類基本的需求 — 社交需求。
人畢竟是「社會性動物」，我們需要與人交際互動、與人構建關係，在「馬斯洛需求理論」中也說到：「當生理需求和安全需求得到滿足後，社交需求就會突出出來，進而產生激勵作用。」
無法與人互動與交流，實際上是一件很令人沮喪的事情，但這正是「遠端工作模式」的副作用。
「遠端工作」絕對不是單純的在窩在家裡上班這麼簡單，這個新型態的工作方式有許多工作方式是需要被學習與習慣地。
這篇文章分享 Qsearch 創辦人-周世恩，在臉書上分享過去多年遠端工作的經驗，一共講了 4 個面向的事情：
- 工作習慣
- 線上溝通能力
- 會議習慣
- 數位轉型的軟硬體升級
我比較有啟發的是上面 3 點，跟大家分享其中的內容與自己的心得。
一、工作習慣
1. 建立儀式感
在家工作最讓人崩潰的就是「無法區分上班還是下班」，長期待在同一個地方壓力愈來愈大。
要解決這個問題的根本之道，就在於建立「上/下班儀式感」 — 區分「上班」與「下班」。一個好辦法就是透過外界的行為來暗示自己。
例如透過「寄送 email」、或是「在通訊軟體 (例如 Slack) 上喊聲」，讓其他同事知道你已經上班了。
關鍵是：
把這些事情當成自己的「轉換開關」。
「上班打卡」就是開始上班，不要又跑去泡咖啡、上廁所或處理其他外務。
2. 即時回應
團隊成員的「即時回應」在遠端工作模式中相當重要，就算當下無法給出解答也必須先應聲。
例如要進行線上會議時突然有事情 (處理小孩、上廁所)，一定要透過通訊軟體先講一聲，這樣才不會讓其他人在線上空等 ; 又或者被其他人私訊時，如果當下無法第一時間回答問題，可以先說：「我先研究一下，稍晚給你回應」來製造安心感。
總而言之，不一定要及時給出解答但要先回應。
3. 非同步討論
團隊使用通訊軟體溝通的規則，會大大地影響團隊效率。
我在 星箭廣播 90: 「在 GitHub 工作就是一個加入『邪教』的歷程。」（ft. 邱慕安） 中聽到 Github 一個不錯的作法：「如果你的問題是屬於團隊問題 (例如產品、專案任務)，盡量在公開頻道上發問，減少直接私訊的頻率」。
為什麼要在公開頻道 (Channel )上發問呢？因為私訊是 1 對 1，只有你才能回答問題。但公開發問讓其他成員也能夠回答。
許多通訊軟體都能夠在 thread 下回覆 (類似 Facebook 的留言串)，一來加快了問題被解答的速度、二來也同步資訊給其他專案成員。通常在非常不得以的情況下，才透過私訊聯繫某個人。
也就是說，通訊軟體的優勢應該是加強 async (非同步) 的工作模式。
例如我在 A 時間點問出問題，其他成員可以在 B 時間點做回覆即可。如果大家都默認透過通訊軟體討論應該 sync (同步) 討論，反而會打斷不同成員的工作專注力，一天光是回訊息就飽了。
簡單來說，鼓勵團隊透過公開頻道討論公事。
二、文字溝通能力
1. 問問題的方式
遠端工作非常吃「文字溝通能力」，一段好的文字表達可以節省雙方、團隊非常多的溝通時間。
但只要稍微觀察，大家很習慣用「口語」的方式來問問題，這樣反而會讓討論變得更加複雜。
例如 Henry 要和 Michael 確認「A 產品規格細節」，先看第一種問問題的方式。
(口語版)
Henry : hi Michael, 因為我這兩天要畫訂單狀態變化圖，我怕畫錯了之後還要改，想確認一下系統後端的訂單狀態目前有 draft 嗎？Michael :你是問「A 產品」還是「B 產品」？Henry : 「A 產品」Michael : 沒有Henry : 所以訂單狀態總共有哪些呀？Michael : 總共是 opened, closed, archived, pending 4 種Henry : 謝謝
這樣的方式可能有 3 個問題：
- 沒有指定問題的主詞範圍
若公司有 1 個以上的產品在同時開發時，Michael (訊息接收方) 可能不知道你在問哪一個產品的問題。
2. 沒有將重點放在問題開頭
我們習慣先說一串落落長的原因，最後才開始問問題，這會讓訊息接收方不知道你到底想要做什麼。
大家常說「先講結論」就是這個道理，這個技巧在文字溝通尤其重要。
3. 沒有將自己想確認的事情一次寫出來
為什麼我們要問問題？其實就是要「獲取資訊」與「確認資訊」。
「獲取資訊」直接提問即可，但「確認資訊」則是有發問技巧。
以上方的「確認訂單狀態」來說，最沒效率的方式就是連續問 5 次「訂單有沒有 XXX 狀態」，而訊息接收方就要連續回答 5 次。
比較有效率的方法是先把自己的結論寫出來，直接請對方確認即可，對方基本上只要回答 1 次就可以解答問題。
2. 這樣問更好
我們修正以下，改用下方的問句：
(詳細版)
Henry : hi Michael,想跟你確認「A 產品-訂單狀態」的細節，是否為 draft, opened, closed, archived, pending 5 種？因為老闆請我畫訂單狀態變化圖，先和你確認系統後端的資料欄位是否也是這樣設計，謝謝！Michael : 目前是 opened, closed, archived, pending 4 種Henry : 感謝！
是不是好多了呢？如果把問問題的方式模板化，就是 3步驟：
- 說問題
- 描述自己的認知
- 說問題的背景
三、會議習慣
遠端開會無法像實體開會一樣方便，因此更需要「會議議程」與「會議記錄」。(其實實體開會也很需要)
1. 會議議程
要請別人做事之前，總要先告訴別人要做些什麼事情。「會議議程」可以讓參與者事先準備資料，儘早進入狀況，儘早得出結論。
最可怕的是突然被某個人 (通常是老闆) 私訊，接著被拉進一個不知道要幹嘛的會議，大家聽老闆講故事 10–15 分鐘後才知道會議主題要做些什麼。
雖然這種事情總是難以避免，但若是第一位被老闆或某位同事 que 說：「你去幫忙拉大家開會。」，可以先簡單跟對方釐清以下 3 件事情：
- 會議目的 ：為什麼要開這個會？
- 會議大綱 ：會議中要討論什麼？
- 參考資料 ：參與者可以先參考哪些資料呢？
收集到這 3 項資訊後，可以寫在邀請信件中，或放在通訊軟體頻道讓大家先知道會議目的。
不過還是盡量避免臨時開會，通常大家沒準備的情況下都蠻浪費時間的。
2. 會議記錄
開會時順手做個會議記錄，可以讓自己對結論更有記憶，同時還能夠幫助自己在會議中更專心。
過去我常常用打流水帳的方式，先寫日期、與會人、會議主題、會議大綱，接著就按照 1,2,3… 依序打下去。
後來我發現這樣的會議記錄很難看出重點，再上完 高效能職場筆記法 | 電腦玩物站長的整理思考術 後，我把課程中提供的開會模板做了改良，之後寫會議記錄就快多了。
在開會時我只要：
- 將和老闆、同事討論的結論紀錄在「同事、老闆的規劃」
- 會議後的行動紀錄在「開會後 Action 1, Action 2…」
一邊開會、一邊將資訊分門別類紀錄，等會議開完後只要複製/貼上到公司的共用文件上即可 (Google doc/ Jira/ Coda…)，會後寫會議紀錄的時間 5 分鐘以內可以搞定。
關於開會的方法，可參考下方文章：
四、總結
這篇文章分享了遠端工作中：
- 如何適應不同的工作模式
- 如何溝通
- 如何開會
不同的工作模式勢必要花一點時間學習不同的工作方法，希望對居家辦公的人能有幫助。
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