前言
整理筆記與文件的人都曾遭遇過這樣的痛：「到底要如何整理與分類筆記？」
整理與組織資訊其實是相當複雜的一件事情，這篇文章我想結合六個不同領域的知識，說說我們到底該如何整理與分類筆記。
這六個領域包含：
- 時間管理
- 任務管理
- 法律法規
- 管理諮詢
- 編碼體系
- 英語編碼
一、時間管理
在 David Allen 的 GTD 系統中，首先提出了「收件夾 (inbox)」的概念，從此收件夾幾乎成為任何一個任務管理、專案管理工具的標準功能之一。
收件夾的概念很簡單，就是一個預設收集資訊的地方，當資訊經過整理後會再被分類到適當的位置。
GTD 告訴我們：
當我們收到外界的資訊時，一律先將資訊放到收件夾，等到有空時再依據資訊的特性執行不同動作。
此概念還能夠應用在文件管理，例如電腦中的文件。當我們將檔案下載後不應該丟在「Download」中，而是要放到一個收件箱當中。
甚至如 Google Drive、dropbox…等雲端空間，都可以套用收件夾的概念。
二、任務管理
許多文件都有時效性，例如某些專案文件、某一年的學習筆記、某段旅行的規劃文件。當這些文件的處理狀態已經結束的時候，就要做歸檔 (Archive) 的動作。歸檔的方式很簡單，就是將檔案重新命名，命名格式為 Archive - {日期} - 檔案名稱。
例如工作上的 A 專案已經結束了，那麼可以把 A 專案的時程規劃表重新命名成：Archive - 20210331 - A專案時程規劃表
此方法也可以運用在筆記系統 (如 Notion, Evernote…)、文件系統 (Mac 上的資料夾、Coda 上的文件…) 都可以進行歸檔。之後我們看到 Archive 的文字時，就知道這份文件已經結束工作狀態、任務完結。
三、法律法規
在法律的世界中，法條制定的速度很難跟上真實世界的變化，同時法條又必須維持一定的穩動性、不能隨意修改。因此法條一定存在著「延遲性」，有些狀況就是尚無法條可管，例如加密貨幣的犯罪，也是在近 1、2 年才受到各國政府重視，並且訂立法律。
為了解決這樣的兩難，法律世界中通常都會設立「兜底條款」，也就是白話文中的「其他 (Miscellaneous Provisions)」來保持一定的立法彈性。
這項知識對我們的啟發是：
筆記系統中也應該有一個「其他」的類別，當某些項目無法用現有項目進行分類時可以先暫時放在這邊。
但也要注意不能濫用「其他」的類別，以免讓既有的分類失去作用。
四、管理諮詢
在項目的分類上，麥肯錫的芭芭拉．明托（Barbara Minto) 曾提出 MECE 理論，全名是 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive (相互獨立，完全窮盡）。
這個理論教會我們：
對於一個重大的議題，要能夠做到不重疊、不遺漏的分類，藉此有效把握問題的核心，並解決問題。
套用到筆記分類、文件分類上，就是確保分類之間不要互相重疊，且每種類別都要涵蓋。
原理是這樣說，實際上在用的時候只要抓大原則即可。我們要注意：
- 最上層的分類以 4–7 個為極限，愈多對於訊息處理愈不利。
- 當分類太多的時候，要將同類主題進行合併。
- 先用樹狀圖或列點紀錄，再對筆記系統進行分類。
我的分類目前是：
- 學習
- 工作
- 生活
- 興趣
- 知識庫
此分類已經可以涵蓋我所有的筆記主題。以下是我目前所有筆記的分類：
五、編碼體系
編碼是「圖書管理學 (Library classification」的專長，根據 Wiki — 圖書分類法 的說明，光是編碼方式就有好幾種派別，如：
這些派別又可以分成兩大類：「純數字」與「數字混合英文」。
不論是哪一個派別，都嚴格定義了每種編碼所代表的學科，例如杜威十進位圖書分類法的 500 代表的是「自然科學與數學（總論）」。
在實際應用時，我們只要學習編碼的方式即可。目前我採用的方式是 3 位數的數字編碼，從 100、200、300…編碼下去。如下圖：
收件夾跟 Homepage是比較特別的分類，因此我用 001 來編碼收件夾，Homepage 不進行編碼。方式如下：
編碼的好處是賦予筆記/文件「獨特性 」，我們給每一個類別分配一個編號（就像是身分證字號一樣），這樣對排序非常方便。
六、英語編碼
這個概念來自於攝影領域中，攝影師對於照片檔案管理的知識。
一位叫做 Michael Greco 的攝影師在 Youtube 上發表了一部叫做 The world’s best file naming system 的影片，分享了一套實用的命名原則。他的照片檔案命名是這樣的： 20140504_Martin_Steve_MGP_0678.dng。
這個格式包含了 4 個部分：
- 1st：(時間) YYYYMMDD，20140504
- 2nd：(主題) ，Martin_Steve
- 3rd：(作者 )，Michael Greco Photography / 縮寫 MGP
- 4th：( 序號)，0678
Michael Greco 的使用情境是透過命名方式來排序照片，我們可以抽取其中的一個概念：將常用的名詞進行英文縮寫 (例如 Michael Greco Photography = MGP)。
只要有設計縮寫，在搜尋時就會非常方便。例如知識管理 = Knowledge Management，因此命名時就可以用 KM | 知識管理 來進行管理。
要注意的是，我們不需要一開始就替每個名稱都進行英文縮寫編碼。如果某些類別一年中沒用過幾次，弄個英文縮寫反而增加記憶上的負擔。
大原則就是：「使用頻率高的名詞再進行編碼即可」。
總結
這篇文章基本上將筆記的整理與命名原則大致上都介紹了，應該足以應付生活中的使用情境。
我建議大家花個時間替自己的雲端硬碟、桌機/筆電的文件進行分類與編碼，在後續整理或搜尋時會更輕鬆。
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