【時間管理技巧】如何建立簡單的時間管理系統？3 步驟任務處理流程-Input、加工、Output
前言
我在《如何踏出時間管理的第一步？》中講完了從 0.1 → 1的時間管理方法，光是將腦中想到的任務寫下來，並進行簡單的緊急性、重要性排列，就能對生活與工作產生掌控感。
然而生活中的任務往往都是突然被交派的，面對突然插進來的任務我們應該如何處理呢？
答案是：
我們要建立一套簡單的任務處理流程，包含了 Input (收到任務）、加工（決定行動）、Output（實際行動）。
這篇文章就來分享這 3 步驟的任務處理流程。
一、Input：收到任務時先放進「收集箱」中
當我們收到任務的當下，第一步動作不是「馬上處理」，而是先放入「收集箱」中。
什麼是「收集箱」呢？你可以想成是任務的暫存區，稍後再進行處理。
不論是在生活或是職場，任務往往不是 “流水線般” 的交辦給我們，而是 “四面八方” 地湧入。人的大腦在同一時間能記住的事情有限，我們不太可能在接受到任務的當下，立刻都進行重要性、緊急性的排序。
這也是我們需要「收集箱」的原因，把它想成是「暫時性大腦」幫助我們記憶。那該如何將「收集箱」的概念應用在現實生活中呢，我提供 3 個方法。
- 筆記本
- 便利貼
- 手機備忘錄、數位筆記的新頁面
使用情境上：
- 在家裡/辦公室我喜歡使用筆記本與便利貼，用手寫的方式快速紀錄他人交辦的事項、或突然想到要去做的任務。
- 在移動中(上/下班)或聚會 (例如講座現場的下課)，我則是用數位筆記快速紀錄重點，也可以利用「語音轉文字」功能快速速記。
不論你使用哪一種方式，重點就是「快速紀錄」。
二、加工：決定任務的下一步行動
當任務放到「收集箱」之後，我們可以等空閑的時刻來決定任務的下一步行動。我建議可以在以下 3 個時間點進行任務的行動判斷：
- 零碎空閒時：例如工作休息的 5 分鐘空檔、中午吃飯、下班前 30 分鐘
- 每日睡覺前：睡覺前 30 分鐘
- 週末空閒時：週末 (禮拜六或日)抽 1 個小時的時間
我們的目標是盡量在每天、每週結束前，清空「收集箱」。清空的步驟很簡單，就是從以下 4 個行動中擇 1 ：
- 歸入系統：任務需要歸納到時間管理的系統之中，文章第三段會有詳細說明。
- 交辦他人：這件事情不一定要自己處理的，交給他人去做。
- 立刻行動：只需要 1–2 分鐘的任務，當下立刻處理掉。
- 馬上丟棄：發現不必要的訊息，立刻丟入垃圾桶。
讓我來舉個例子，假設你的便利貼/筆記本/數位筆記中總共有 4 件事情：繳手機費、讀一篇 FB 社團的文章、查這週出遊的住宿飯店、填寫公司的請假申請單。當你在「清空收集箱」時可以這麼做：
- 繳手機費：歸入系統，歸入到行程表系統 (文章第三段會說明)。
- 查這週出遊的住宿飯店：交給同行的朋友去做 (前提是你們有分工)。
- 填寫公司的請假申請單：只需要 1–2 分鐘的任務，立刻填寫並送出申請。
- 讀一篇 FB 社團的文章：預估這篇文章的價值不高，直接放棄不讀。
這個處理流程對工作中的 Email 也很有幫助，當要清空 Email 收件夾時依據這 4 個判斷標準，就可以快速且有效的清空收件夾。
三、Output：開始行動
按照上方的 4 個判斷標準可以得到每件任務的下一個行動，其中「歸入系統」必須多做說明。
這裏我引用張永錫老師在《早上最重要的3件事》介紹的 STAR 系統來說明。STAR分別是 4 個英文字母的縮寫：
- Schedule：行事曆系統
- Task：任務管理系統
- Action：行動管理系統
- Reference：參考資料庫 (用來儲存文件用)
你可能會問：「Action 跟 Task有什麼差異呢？」實際上，Action 指的是可以立刻開始做的行動，是我們做事情的最小單位 ; Task是由多個 Action 組成，這些 Action 有可能存在先後次序。
Task 的拆解與管理本身就是一個相對複雜的問題，將會另有文章說明。
實踐在生活中，由於現在的數位工具很多，針對每個情景大家都有不同的數位工具輔助處理，以下分享我使用的輔助工具：
- Schedule：Google Calendar, Evernote
- Task：Evernote (之前使用 Todoist)
- Action：Evernote (之前使用 Todoist)
- Reference：Evernote, Blog
你不必完全按照我使用的數位工具，如果你現在有稱手的工具就繼續使用。我時常和朋友分享一個心得：
數位工具的目的是在幫助我們提高做事效率，而不是追逐功能的酷炫。
如果一個 5 年前的工具你使用的很上手，不必因為多數人都在使用某項工具，就跟風轉換。
四、結語
最後幫大家做個總複習。
為了面對來自四面八方的任務，我們可以使用一套簡單的任務處理流程，幫助自己釐清每件任務的下一步行動，降低焦慮感。
這套流程只有 3 個步驟：
- Input：收到任務時先放到「收集箱」。
- 加工： 有空時清空收集箱，依據任務性質從 4 個行動中擇 1。
- output：開始行動。
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