一、簡單的時間管理系統不夠用了
我曾在《如何建立簡單的時間管理系統》分享「時間管理系統」的組成：
- Input ：接收任務，並放到「收集箱」。
- Process ： 拆解任務。有空時清空收集箱，依據任務性質從 4 個行動中擇 1。
- output ：處理任務，開始行動。
透過 3 步驟的判斷，我們可以對任務做有效的安排，其實已經足夠我們解決日常生活的小事/雜事。
但生活可不是只有小事與雜事，想想看以下情景：
- 在工作中需要進行長達半年、甚至一年的專案
- 下班後要自我進修。進修課程短則 1個月，長則半年、一年（例如商業思維學院、專業培訓課程）
- 生活中要出趟遠門，需要事先規劃行程
- 不想要將錢都擺在銀行，因此要開始學習如何投資
- …
發現了嗎？這些事情都有個共同特徵，那就是「重要但不緊急」。
要做好這些事情需要另一項重要技能：規劃。
二、多數人其實不這麼會「規劃」
如果套用上方的「簡單時間管理系統」，這些任務都應該被「歸入系統」、都應該被進一步的「規劃」。
多數人都知道「規劃」很重要，但不一定能夠做好「規劃」。
我發現不論是在生活或是工作，大家很容易忽略「規劃」環節而直接進入「行動」，結果通常是邊行動邊規劃、成效當然不好。
以軟體業來說，一項市場需求從接收到實作上線，必須經過「規劃」、「設計」、「開發」、「測試」、「上線」五大流程。許多公司為了搶快，往往都是先做再說，結果工程師開發到一半發現規格有問題，又必須回頭確認反而浪費時間。
生活上也一樣，也許你下班後有很多事情要做，但因為沒規劃導致參加了許多飯局，回到家後馬上休息，新的工作日來了，結果事情還是沒做完。
從上方的例子可以看出來：
「規劃」其實是最多人口中說知道，但身體做不到的環節。
所以到底怎麼規劃呢？我認為必須把「何時規劃」也當成一個任務才行。
三、為「規劃」安排一個規劃時間
這裡有一個常見的待辦事項：「今年 6 月和家人一起去台東 3 天 2 夜的旅行」。思考一下你覺得有什麼問題？
首先，這個待辦事項是一個很大很模糊的任務。
假設現在時間是 2 月，我們還有 4 個月的準備時間。看似時間充裕，但多數人往往是在 5 月的時候才開始找民宿、訂火車、排行程、收行李、買旅行用品…等。
其實出每一趟遠門的待辦事項都差不多，但多數人都是拖到最後一刻才開始執行，這就是「規劃」沒做好 — 沒有想好「開始規劃的時間」。
那該如何解決呢？許多人的做法是腦中一想到這件任務時，當下即刻開始做，但我不建議這樣的做法。想看看，如果今天你有 10 件事情都需要「規劃」，難道你要想到的當下一次做 10 件事情嗎？
因此我建議：
設定一個任務就叫做「規劃」，並且設定執行時間。
當我們知道今年 6 月要旅行，就在待辦清單上排一個「規劃 6 月旅行」的任務，並且設定一個開始日期 = 2 月底。可以使用 Google Calendar、Todoist、Omnifocus、Evernote、Notion…等待辦工具或是行事曆工具，只要有提醒功能即可。
當 2 月底時提醒通知彈出來的那一刻，我就要開始規劃 6 月旅行要執行的任務。
實際上「規劃」本身並不會花太久時間。以「出門旅行」來說，經驗告訴我們待辦事項幾乎是固定的，之前規劃過的模板可以被重複使用，再依細節做微調即可。
真正重要的是：我知道「何時要開始規劃」才來得及。
四、結論
當我們每次寫下一個待辦事項的時候 (例如參加商業思維學院)，如果發現它必須進行「規劃」時，記得要設定一個任務就叫做「開始規劃待辦事項」(例如： 2/6 規劃商業思維學院的上課進度)，並且按時執行。
透過規劃將複雜任務拆解成行動後，我們才能真正開始執行並且準確估時，「重要但不緊急」的事情也才能逐步推進。
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