前言
現在市面上的生產力工具愈來愈多，有些產品開始 All-in-one 將功能都加入，有些產品則是專注將一項核心功能做好，有餘力再稍微擦邊做點別的。
這不禁讓我開始思考：
為什麼要使用這麼多工具，而不使用 1 款 All-in-one 的工具就好了？
生產力工具 — All-in-one
以 Notion 為例，除了一開始的筆記功能外，也加入專案管理功能 (Noiton Timeline)、文章收集功能、日曆管理功能、Wiki 功能。在 Notion 的官方網站上也可以看到 Slogan : All-in-one workspace
由於現在的 All-in-one 工具大多是筆記軟體起家，Notion 又是其中擁有最多功能的筆記軟體，因此以下我將以 Notion 當作 All-in-one 工具的代表。生產力工具 — 專注一種核心功能
這個例子就很多了，必須分門別類說明 :
- 筆記軟體有 Evernote, Bear, Obsidian, OneNote…
- 專案管理軟體有 Trello, Asana, Gitlab, ClickUp
- 郵件管理軟體有 Gmail, Outlook, Hey…
- 文章收集軟體有 Pocket, Instapaper, Readability
是不是已經看得暈頭轉向了？因此有許多人覺得「我只要使用一款工具打天下」！
但只使用一款工具真的就夠了嗎？先說結論：
我建議大家「依照場景使用多款工具」，而不是「使用 1 款 All-in-one 工具來解決所有問題」。
根據我使用超過 20 種以上生產力工具的經驗，我總結出了3 個理由。
一、切入使用場景的速度
想想看我們是怎麼查詢自己的行事曆呢？
多數人是直接開啟 Google Calendar、手機內建行事曆、手帳本，而不是開啟某個筆記軟體中的某則筆記。
為什麼呢？背後的原因我想就是「快」，或者說「摩擦力小」。
當我們想要做某件事情的時候，都希望能一步到位直接進入工作狀態；但如果使用筆記軟體，再怎麼快都需要兩步驟才能進入工作狀態。
例如你將一則紀錄行事曆的筆記加到捷徑，查詢步驟最快就是 :
1. 開啟筆記軟體
2. 點擊捷徑的筆記當工作多的時候，多一個步驟都可能會中斷我們的思緒，讓我們的降低生產力。
二、管理的複雜度
隨著我們使用一項工具的時間增多，就會希望能夠把所有的事情都集中在同個工具處理。
以 Notion 為例，有些筆記上的任務是有狀態的，因此我們希望使用 Notion 上的看板檢視 (Board View) 來控制筆記的狀態。多方便呀！寫筆記的同時還可以順便管理狀態，這樣就不用多使用一款專案管理工具了。
但當筆記變多，要管理的事項也變得越來越多，此時問題出現了：
你的筆記系統變的愈來愈複雜，光是要調整筆記之間的狀態就會讓你抓狂。
你想進行專案管理就必須處理「相依性（dependency）」問題、行事曆管理就必須處理「提醒與查看行程」問題…，而這些問題 All-in-one 工具不見得有現成功能可以完美解決。
也就是說，只要我們企圖用一項工具去完成多種需求時，就必須處理該需求所在領域的問題。
這些無形之中都在增加使用工具的複雜度，導致我們分心而降低生產力。
三、持續找到更優解的動機
如果受限於只使用 All-in-one 的工具思維中，那很可能就會像查理・蒙格 (Charlie Munger)所說的：
在手裡拿著鐵鎚的人看來，世界就像一顆釘子。
看什麼事情都覺得一個工具可以搞定，就會降低我們尋找更優解的意願。
2019–2020 年一套筆記方法逐漸受到大家的重視，它強調筆記與筆記之間的「連結」、重視筆記中知識的重複使用性，那就是 Zettelkasten (卡片盒筆記法)。
這個筆記方法其實早在 40、50 年就已經被德國社會學家 Niklas Luhmann 所使用，只是當時 Luhmann 教授使用的是實體木櫃和卡片，而不是現在的手機軟體。
這套方法強調的是筆記之間的「連結」，也就是一則筆記中提到的關鍵字就是另一則筆記的內容，透過手寫建立連結性讓兩個知識產生串連。
然而傳統的筆記軟體受限於既有的功能限制，很難、甚至無法支援這個概念，因此才會有後來的 Roam Research 、Obsidian、Hypernotes 的誕生。
因此：
根據不同的場景來挑選適合的工具，就像是面對一道難題去找尋更優解，可以用更輕鬆、自然的方式把事情搞定。
總結
身為一個產品經理，我時常在想：
當一家公司宣布旗下的產品又支援 xxx 功能時，這件事情對使用者到底是好是壞？
新功能有可能強化了產品功能本身的強項，也可能是擦邊去做了其他產品的功能。前者對於產品來說是加分項，後者對於產品來說卻有可能是減分項。
當產品上疊加了愈來愈多不相干的功能時，我們到底要如何定義這項產品、這項產品的定位又是什麼。例如當 Notion 可以處理愈來愈多的專案管理事項時，它到底是一款「筆記軟體可以順便管理專案」、還是「專案軟體可以順便紀錄筆記」？
對一個使用者來說，工具功能單純化一些並且分開來使用，可以讓我們把注意力放在處理事情上，而不是研究這款工具應該如何使用。
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