Produtividade em Tempos de Coronavírus
Em meio à pandemia, o caos afeta também nosso ritmo de trabalho. Aqui está o que tenho feito para controlar essa situação em minha vida
Semana passada falei de saúde mental dentro desse contexto que estamos vivendo, com a pandemia de Covid-19 e as medidas de distanciamento social que estão sendo implementadas. Agora, ainda atendendo a pedidos de seguidores do meu Instagram, vamos falar de outro aspecto de nossas vidas que virou um caos nesse cenário: a produtividade.
Algumas poucas pessoas que conheço ainda estão trabalhando normalmente, seja saindo de casa rumo ao local de trabalho ou praticando o home office que já praticavam anteriormente à pandemia. Para essas, imagino que o problema não seja tão severo quanto para os outros quatro grupos que observo: aqueles que subitamente migraram para o home office, aqueles que subitamente migraram para o ensino à distância, aqueles que subitamente tiveram suas aulas completamente suspensas, e aqueles que subitamente perderam seus empregos.
A base desse texto será a honestidade, então acho importante deixar bem claro qual é meu contexto: sou aluna de universidade federal (portanto, aulas suspensas), e a maior parte de meus amigos (seguidores ou não deste blog) é também estudante. Das pessoas mais próximas a mim, conheço apenas uma que perdeu seu emprego, mas ela já pretendia tirar um período sabático para estudar para um exame. Ou seja: estou em uma bolha de classe média — baixa e alta —, e tudo o que digo parte da minha perspectiva dessa bolha. Se você sentir que o que estou falando é impraticável dentro do seu contexto, tudo bem, você não precisa seguir meus conselhos — eles infelizmente não serão universalmente úteis. Te peço que comente isso, pois acredito que entender realidades diversas seja importante. O que não quero é que alguém interprete que estou dizendo que “Quem não está estudando/trabalhando é preguiçoso!”, porque sei que não é bem assim.
Também não trarei nenhuma fórmula mágica. Quando o assunto é produtividade, há muitas perguntas sem resposta fácil. Como obter disciplina? Como seguir uma rotina? Eu posso — e vou — falar do que funciona para mim, mas não quero que você aja como se eu trouxesse a verdade absoluta. Tentativa e erro é a única maneira de descobrir o que beneficia ou não sua produtividade, então se o que eu faço não te ajudar, sem problemas! Procure o seu método.
E a última ressalva que gostaria de fazer neste preâmbulo é ressaltar que ser produtivo é algo difícil. Eu mesma tenho minhas dificuldades, mas, por algum motivo, vendi a ideia de que sou uma pessoa produtiva (ou não teria amigos me mandando Direct agradecendo por receber minhas dicas de produtividade). Te peço que esqueça isso. Muitas vezes, a gente vê nas redes sociais um monte de gente dando conselhos, e acha que a pessoa está com todos os problemas de sua vida resolvidos. Na realidade, ela não está. Ela é um ser humano, uma obra em construção, como eu e você. Por mais que ela tenha coisas úteis a te ensinar, não caia na ilusão de que todos são perfeitos, e só você tem dificuldade para trabalhar com eficácia. Todos temos dificuldades, e todos temos que batalhar todos os dias para vencê-las. Nem sempre você vai vencer. Vão ter dias nos quais você não vai ser nem um pouco produtivo(a), e não precisa se martirizar por isso. É reconhecer qual foi o erro e se esforçar para corrigí-lo.
Lembre-se do que te motiva
Motivação diária é um mito para a maior parte das pessoas. Por mais que você ame seu trabalho, é mais fácil passar o dia inteiro na cama, especialmente agora que os dias estão começando a esfriar. Depois que tiver levantado, é mais divertido colocar as séries que as planilhas em dia. Tudo isso é natural: é seu cérebro buscando recompensas imediatas, tema sobre o qual falei um pouco em meu texto sobre leitura, mas um princípio importante a ter em mente é o de que temos que fazer sacrifícios para chegar onde queremos — seja a um cargo de CEO ou a um mochilão pela América Latina. Sacrifícios vão contra nossos instintos, você nunca vai acordar com uma vontade incontrolável de colocar em dia todos os seus afazeres mais tediosos. Sim, o início de um projeto traz sempre uma empolgação, mas ela dificilmente se sustenta ao longo do tempo.
O que fazer então? Ter disciplina. Sim, é uma dica óbvia e pouco prática, então vou te falar o meu método para a disciplina: lembre-se do motivo pelo qual você está se sacrificando. Não importa se é um motivo pequeno — você não precisa sonhar em mudar o mundo, você pode sonhar em conseguir levantar da cama todos os dias no mesmo horário… É um desafio bem grande para a maioria das pessoas, acredite. Lembrar dos seus porquês é importante para conseguir o impulso de colocar em dia suas obrigações mesmo quando elas parecem insuportáveis. Consiga esse impulso, e aja sobre ele. Repita: faça isso constantemente. Parabéns, você acabou de desenvolver maior disciplina!
Crie uma rotina
Lembrar dos seus porquês é uma boa para começar uma nova atividade, mas o começo é sempre difícil, e requer de nós muita energia. Dessa maneira, tornar algo automático é uma boa maneira de poupar energia. E como tornar algo automático? Criando um hábito. Fazendo algo consistentemente por tanto tempo que seu cérebro se acostuma. O primeiro passo para isso é ter uma rotina.
Mais rigidez, menos rigidez… Sério, é você quem decide isso. Fazer a mesma coisa nos mesmos horários todos os dias ou alternar os horários em que ela é feita ao longo da semana? Detalhar o que você fará a cada período do dia ou fazer descrições vagas (do tipo “Trabalho” ou “Estudo”)? Você vai descobrir seu melhor método. O importante é ter um mínimo de consistência: certo, você não precisa estudar todos os dias das 9h às 10h, mas que tal se em todas as segundas-feiras você estudar nesse horário e em todas as terças das 11h às 12h? Criar essa constância é importante para aliviar seu cérebro. Lembre-se: conseguir o impulso inicial e tomar decisões são atividades que requerem muita energia. Se esforce para manter ao menos o básico do seu dia em ordem: manter horários constantes para acordar e se alimentar, por exemplo. Trabalhar durante o dia em vez de virar noites. Eu sei que isso tudo pode ser chato, mas vai te dar um descanso necessário, e vai te ajudar a alocar tempo suficiente também para seu lazer.
Defina metas — e registre seu progresso
“Vou ser mais produtivo” é uma afirmação vazia. O que é ser produtivo? O que é ser mais produtivo? Como você vai saber se alcançou seu objetivo? Ausência de metas claras pode até mesmo prejudicar aquele processo que mencionei de se motivar pelo resultado quando a tarefa em si é tediosa: ora, se você não sabe se teve ou não um resultado satisfatório, como você poderá dar a si mesmo(a) aquela “premiação mental” de missão cumprida?
Normalmente, nossas metas são estabelecidas para nós de maneiras bem claras: passar numa disciplina da faculdade, fazer suas tarefas diárias no trabalho… Ainda que você esteja fazendo EAD ou trabalhando em home office, a quarentena impôs a todos uma maior necessidade de autodisciplina. Para mim, um passo essencial dessa disciplina foi saber o que exatamente estou procurando.
Você não precisa ter um plano de longo prazo, um grande sonho que guia sua vida… Eu mesma não tenho, e adoraria ter, mas percebam que, mesmo sem um grande propósito, eu estou aqui escrevendo ao menos um texto por semana consistentemente. O que mais tem me ajudado com a produtividade são, sem dúvida, as metas diárias que tenho estabelecido. Todas as noites, eu escrevo meu planejamento do dia seguinte. Não foi sempre assim: comecei a colocar no papel meus planos diários apenas na primeira semana de quarentena (antes eu só colocava na agenda os horários de aulas e de compromissos), e testei vários métodos. O que funcionou melhor foi o seguinte:
- Todas as tarefas que aparecem para mim eu coloco no Google Tasks. Fazer uma ligação, escrever um texto, praticar guitarra... Tudo, com ou sem prazo.
- Divido meu tempo inserindo no Google Agenda blocos de trabalho, totalizando, normalmente, umas 5 ou 6 horas diárias. Em alguns dias eu coloco mais, em outros eu coloco menos. Como não estou tendo aulas, não tenho tantas obrigações, então eu me permito ocasionalmente produzir apenas de manhã ou apenas de tarde. Varia muito, não que eu me orgulhe disso.
- Divido cada folha do caderno que uso de agenda em quatro partes: tarefas, notas, descrições, e resultados.
- Na seção de tarefas, eu registro quais das minhas pendências eu resolverei naquele dia, baseando-me nos prazos que tenho e também no tempo que disponibilizei. Se, por exemplo, eu tiver reservado apenas 1 hora de determinado dia para meus projetos pessoais, é melhor dedicar essa hora a responder as mensagens que deixei no vácuo (desculpa, não é pessoal, juro). Se, por outro lado, eu tiver colocado 3 horas, é suficiente para escrever um texto longo, então é isso que farei.
- As descrições são meramente… Bem, as descrições das tarefas supracitadas. Acho que dividir assim facilita a visualização.
- Já as notas são aspectos gerais que preciso me lembrar naquele dia. Se, por exemplo, no dia anterior eu perdi muito tempo no celular, eu preciso observar melhor o uso no dia em questão. Posso, também, escrever coisas que podem dar errado, e o que fazer para corrigí-las. É basicamente minha seção de estilo livre.
- Por fim, os resultados são o meu repasse. Às vezes vou anotando-os ao longo do dia, às vezes faço as anotações antes de dormir. É o momento de autoavaliação. O que foi bom? O que foi ruim? O que eu posso fazer para melhorar?
É claro, você não precisa fazer exatamente o que eu tenho feito. Lembre-se: é tudo muito pessoal, e envolve muita tentativa e erro. Isso aqui é apenas uma sugestão. Faça metas, acompanhe suas metas, dificilmente isso te fará mal, mas como você fará seu acompanhamento fica a seu critério.
Controle o seu ambiente
O ambiente em que estamos molda as nossas experiências, mas, em compensação, nós somos muito capazes de moldar nosso ambiente. Uma reclamação que uma amiga fez foi a de que um ambiente controlado auxiliaria em sua produtividade, e isso inicialmente me pareceu distante da minha experiência, até eu refletir um pouco mais sobre isso. Controlar seu ambiente não quer dizer apenas trabalhar na escrivaninha em vez de na cama (o que te causaria sono e/ou dores lombares), quer dizer manejar interrupções e distrações, coisa que, para muitos, era facilitada por ambientes como escritório ou sala de aula. Se esse for seu caso, já incluo aqui o conselho que uma seguidora compartilhou comigo: tente reconstruir seu ambiente tradicional. Insira um ruído que te lembre da sua empresa, assista a um vídeo de alguém estudando (descobri que o YouTube tem todo um nicho para isso)… Seja criativo(a)!
Por outro lado, recriar a atmosfera da escola ou trabalho pode não ser suficiente. A familiaridade desses locais pode ser um fator para sua produtividade, mas também há outro relevante: o controle externo. Seu chefe não vai gostar de te ver no Instagram, e seu professor não quer que você durma em cima da carteira. Essa necessidade pode denotar uma dificuldade na autodisciplina, e vale a pena buscar trabalhá-la, porém há alguns paliativos que você pode buscar. Você pode entrar numa videochamada com algum amigo, para que monitorem as atividades um do outro (o que não funciona se surgir um assunto e vocês começarem a render, e o risco é grande), pode colocar lembretes no celular que digam “Você deveria estar estudando agora” (a procrastinação vem, às vezes, no automático), e por aí vai. Entretanto, o mais importante no controle de ambiente é eliminar as distrações.
Nem toda distração é fruto da tentação de escapar do trabalho — às vezes o barulho da rua te tira do foco, ou alguém entra no seu quarto quando você menos espera. A questão com a interrupção alheia é de negociação: explique para aqueles que moram com você que certos horários precisam ser reservados para suas tarefas diárias, explique por que isso é importante… Dialogue. Aqui em casa, funcionou muito bem colocar placas na porta do meu quarto. Expliquei para todos da família o que cada uma significa, qual a importância de cada uma das atividades descritas, e agora eu consigo ter momentos de foco, momentos de auxiliar em casa, e muito menos atrito.
Há, também, a distração tentadora: seu celular, sua cama, objetos interessantes… Nisso, a receita é simples: saia de perto. Coloque o celular distante de sua mesa de trabalho (que, se possível, deve ser sagrada: empregue-a exclusivamente para trabalho), coloque todos os objetos dos quais necessitará a seu alcance, neutralize ruídos com música ambiente… Na minha experiência, negociar com esse tipo de distração nunca funciona. Proponha a si abstinência completa delas enquanto estiver trabalhando ou estudando. E, claro, inclua pausas periódicas nas quais elas podem ser acessadas de novo — ninguém é de ferro.
Uma coisa de cada vez!
Um pouco relacionada à questão da abstinência total de distrações é essa dica que te dou agora: uma coisa de cada vez. Esse é o princípio máximo que aplico para gerenciar meu tempo, e não importa quantas vezes eu tente negociar comigo mesma e dizer “Dessa vez eu sei que vai funcionar, multitarefa é a solução!”, eu nunca consigo ser produtiva se não estiver clara em minha mente a regra de ouro: uma coisa de cada vez.
Veja, não te digo que ser multitarefa é impossível, porém é uma habilidade difícil — que vejo pouca gente desenvolver com sucesso —, e você acha mesmo que é durante a quarentena, um tempo tão estressante, que você conseguirá adquirí-la? Sentar em frente ao computador e falar “Hora de trabalhar” é uma excelente armadilha para abrir várias abas e terminar o dia com vários projetos inconcluídos — e o mais avançado certamente será o menos urgente; fazer a concessão de “Só uma mensagem” é uma estrondosa armadilha para colocar o assunto em dia com aquele amigo de infância.
Sim, todas as abas que você abriu para o trabalho terão que ser abertas em algum ponto, mas que tal fazer uma lista de tarefas e abrir a cada vez apenas as abas estritamente necessárias à tarefa em mãos? Manter contato com amigos de infância é importante, mas e se você decidir ligar para ele ao fim do dia, em vez de bater papo durante o horário de trabalho?
Pessoalmente, o método que funciona melhor para eu manter esse foco direcionado é o Pomodoro, que permite tempo de lazer e restringe a quantidade de atividades que você fará ao mesmo tempo — idealmente, você fará uma de cada vez.
Tenha flexibilidade
Tive, no ensino médio, um professor que dizia:
Monte seu cornograma… Porque todo cronograma será traído.
Se você puder mentalizar essa frase todas as vezes em que for fazer um plano, eu te peço que mentalize (especialmente se você, como eu, for fã de horários, compromissos, tabelas, e planejamentos rígidos no geral). Todo cronograma será traído. Uns mais, outros menos, e é ideal que você tenha a sorte de estar no menos. Pode ser que seu imprevisto do dia seja ver um mosquito e esquecer do que estava fazendo por alguns instantes (e essas coisas vão acumulando… O email que ia começar com “Olá, Fulano!” já virou “Bom dia, Fulano!”, e assim caminha a vida, cheia de efeitos borboleta), pode ser que seja uma necessidade súbita de prestar um favor a um parente… Fato é: você vai ter imprevistos, e o segredo aqui não é evitá-los (o próprio nome “imprevisto” já sugere a incapacidade humana de visualizar aquilo que é pouco provável), mas sim se adaptar a eles. Como fazê-lo?
- Não deixe suas tarefas muito próximas entre si, dê um pequeno espaço, para o caso de alguma delas durar mais que o previsto. Especialmente caso sua tarefa envolva outra pessoa! Não agende, por exemplo, duas reuniões consecutivas (a menos que a primeira seja uma em que você tem total liberdade de interromper caso o tempo tenha se esgotado), porque uma delas pode atrasar.
- Pratique tomar a decisão rápida do que fazer quando as coisas saírem do planejado. É provável que você tome a decisão errada algumas vezes, e não tem problema — tentativa e erro, lembra? Quando algo foge do nosso controle na rotina, você tem três opções: seguir com o que havia sido previamente planejado (como se nada houvesse ocorrido, e dane-se a tarefa interrompida), adiar os planos para o restante do dia (se você perdeu 15 minutos tentando fazer seu computador funcionar, termine seu trabalho às 18h15 em vez de às 18h), ou chutar o balde e desistir de produzir para o resto do dia. Quanto mais rápida a sua decisão, menor será a chance de você optar por chutar o balde — ao menos na minha experiência.
- Muitas vezes, o imprevisto pelo qual passamos é o surgimento de uma nova demanda por parte de alguém: familiares, amigos, parceiros românticos, colegas de trabalhos… Pense na pessoa que te traz imprevistos: ela realmente precisa ser atendida imediatamente? Você já teve um diálogo franco com ela sobre suas necessidades? E se, em vez de dizer que precisa de uma semana para uma tarefa, você disser que precisa de 5 horas, e que, para que ela seja bem feita, essas 5 horas funcionam melhor se divididas de segunda a sexta? E se você perguntar qual o prazo daquela tarefa, em vez de interromper o que está fazendo imediatamente para atender àquele que te fez o pedido?
- Comece o dia pelas tarefas urgentes, de modo que você não terá que atrasar nenhum prazo se, mais tarde, algo sair das suas previsões.
- Por fim, aceite: às vezes não tem nada a ser feito. Às vezes você vai precisar aceitar que não deu tempo de fazer tudo, por mais que você tenha se esforçado. Sim, é terrível, mas fazer o que? Nem tudo a gente consegue controlar. Nessas horas, é importante respirar fundo e analisar criticamente o motivo de os planos terem falhado. É importante saber quais foram os imprevistos, de modo que, da próxima vez, quem sabe você consegue se blindar. E, se não conseguir, volte ao início do parágrafo: às vezes aceitar é o único caminho, e é um caminho particularmente importante para a nossa paz interior.
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