Status Update Meeting ไม่มีประโยชน์

For Status Update — Sending An Email Is Better Than Scheduling A Meeting

ผมมีความรู้สึกว่าการประชุมที่มีวัตถุประสงค์เพื่ออัพเดทความคืบหน้าของงาน (Status Update Meeting) นั้นมักจะเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพด้วยหลายเหตุผล

หนึ่ง — คนส่วนใหญ่ไม่มีการเตรียมความพร้อมล่วงหน้า

แปลว่าเข้ามาด้นสดกันในห้องประชุมเพื่อตอบคำถามที่ว่า “งานถึงไหนแล้ว?”

งานนี้หรอครับพี่ ขอนึกแป๊บนะครับ … ตอนนี้เริ่มทำไปแล้วครับ ได้ประมาณ 50% ยังไม่ติดปัญหาอะไรมากครับ

แต่ความเป็นจริงคือเจ้าของงานลืมไปว่าไอ้งานนี้มันมีประเด็นอยู่ตรงที่ว่าลูกค้าส่งเมล์มาขอเปลี่ยน User Interface เมื่อศุกร์ที่แล้วส่งผลให้ต้องแก้ดีไซน์กันใหม่เยอะเลย สุดท้ายเรื่องที่ควรต้องคุยกลับไม่ได้คุย ประโยชน์จากการประชุมจึงไม่เกิด

สอง — ควบคุมบทสนทนาได้ยาก

และนั่นแปลว่าควบคุมเวลาการประชุมได้ยาก ต่อให้เจ้าของงานนึกได้และรายงานไปว่ามีเรื่องลูกค้าขอเปลี่ยน User Interface บทสนทนามักไม่จบที่ตรงนี้ มันจะมีคำถามตามมาเป็นลูกโซ่ ยาว ลึก และหนัก

• เปลี่ยนเป็นแบบไหน — เปิดอีเมล์ลูกค้าขึ้นมาอ่าน / เล่าให้ฟัง
• ทำไมต้องเปลี่ยน — นั่งเดาใจลูกค้าว่าทำไมถึงต้องเปลี่ยน
• มันดีจริงหรอ เอาแบบนี้ดีกว่ามั้ย — ก็น่าสนใจนะครับ เดี๋ยวต่อรองกับลูกค้ากลับไป
• ส่งผลกระทบอะไรบ้าง — นั่งเทียนเล่มยักษ์บอกว่าจะกระทบกับ Release Date เท่านั้นเท่านี้
• ต้องแก้ส่วนใหญ่บ้าง — ตอบไม่ได้เพราะไม่ใช่คนเขียนโค๊ดเอง
• ต้องการซัพพอร์ตอะไรมั้ย — อันนี้ตอบง่ายว่า “ไม่ต้องการ” เพราะยังคิดคำตอบที่ดีกว่านี้ไม่ออก

ผ่านไปครึ่งชั่วโมงเพื่อพูดคุยกับประเด็นการเปลี่ยน User Interface แค่ประเด็นเดียว

สาม — มันไม่เกี่ยวกับฉ้านนนน

การพูดคุยของคนสองคนในเรื่องการเปลี่ยน User Interface ไม่ได้เกี่ยวข้องอะไรโดยตรงกับคนอีกสิบคนที่เหลือในห้องประชุมเลย ก็ลองนึกสภาพการถกประเด็นแบบนี้ซักสามสี่เรื่องสิ … สองชั่วโมงผ่านไปโดยไร้ประโยชน์กับฉัน

นี่คือสภาพของการประชุมเพื่อสอบถามถึงความคืบหน้าของงานใน Project Management Team โดยทั่วไป ไล่ถาม Project Manager ทีละคนว่าโปรเจกต์ไปถึงไหนแล้ว

ครับพี่ ติดปัญหาตรงนี้นิดนึงครับ

ติดอะไร เล่าให้ฟังหน่อย

บลา บลา บลา …

ระหว่างที่พวกเค้าบลา บลา บลา กันฉันก็ทำงาน เล่นเวป แชตไลน์ คุยกับเพื่อนข้างๆ สนุกสนาน … อ่าว โอเค ถึงคิวฉันอัพเดทบ้างแล้วก็บลา บลา บลา เพื่อนฉันก็ทำงาน เล่นเวป เปิดเฟสบุ๊ก สนุกสนาน แบบนี้จะเรียกว่าเป็นการใช้เวลาที่คุ้มค่าก็กระไรอยู่

สี่ — แต่มันเกี่ยวกับเค้าาาาา คนเดียว

การประชุมแบบนี้ถูกจัดขึ้นมาเพื่ออะไร? คำถามนี้น่าสนใจ แต่มีคำถามที่น่าสนใจกว่านั้น การประชุมแบบนี้ถูกจัดขึ้นมาเพื่อใคร? ตอบจากประสบการณ์คือเพื่อคนที่อยู่เหนือว่าเรา หัวหน้าของเราไง ฮ่าๆ เรียกว่าเป็น Senior Project Manager, IT Manager, PMO Manager หรืออะไรก็ตามแต่ การประชุมแบบนี้ถูกจัดขึ้นมาเพื่อให้เค้าเหล่านี้รู้สึกว่าตามงานทัน เข้าใจสถานการณ์ และได้ความรู้สึกเหมือนตัวเค้าเองมีงานทำ

การจัดประชุมแบบนี้มันง่ายและสะดวกกับเค้าเหล่านี้ ด้วยการเรียกคน 10 คนเข้ามานั่งเสียเวลาในห้องประชุมพร้อมกันสามชั่วโมงซึ่งแปลว่าเสียเวลาอันมีค่าของบริษัทไป 33 ชั่วโมง (หัวหน้า 1 คน — ลูกทีม 10 คน) เค้าได้ข้อมูลที่ต้องการง่ายกว่าการเดินไปคุยกับลูกทีมทีละคน … เห็นแก่ตัวมั้ย? อันนี้คิดกันเอาเอง

ผมก็ไม่ได้แอนตี้การประชุมอะไรมากมาย แน่นอนมันก็มีประโยชน์อยู่บ้างแต่เมื่อเปรียบเทียบกับการลงทุนเรื่องเวลาและคนแล้วมันไม่คุ้มค่ากัน … การอัพเดทความคืบหน้าของงานแบบนี้ใช้อีเมล์ก็ได้ครับ อีเมล์เป็นเครื่องมือที่ดีมากในการกระจายข้อมูล อยากส่งข้อมูลให้ใคร กี่สิบกี่ร้อยคนก็เอาเลย เปิดอีเมล์อ่านไม่เสียเวลาเท่านั่งประชุมแน่นอน ผมมั่นใจ

อ่านแล้วถ้าใครสงสัยหรือสนใจในประเด็นไหนก็เดินไปคุยกับเจ้าของอีเมล์ได้ ถ้าคุณเป็นหัวหน้า คุณอ่านเจอว่า “ลูกค้าขอเปลี่ยน User Interface” คุณรู้ว่ามันน่าจะเป็นความเสี่ยงในโปรเจกต์ ก็แค่เดินไปคุยกับลูกทีมคนนี้ของคุณว่ามันคืออะไร ยังไง เมื่อไร ได้มั้ย … บทสนทนานี้จะมีคุณภาพกว่าในห้องประชุมมากเพราะมันจะชัดเจนกว่า ลึกกว่า และไม่เสียเวลาคนอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

ใครๆก็รู้ว่าการสื่อสารต่อหน้าหรือ Face-to-Face นั้นดีที่สุด ผมเห็นด้วย 100% แต่ที่ผมเห็นบ่อยๆและไม่ปลื้มเลยคือการสื่อสารแบบต่อหลายหน้าหรือ Face-to-Faces หละซิ คนพูดหนึ่งคน คนฟังหนึ่งคน คนนั่งหลับอีก 9 คน … แบบนี้ไม่เวิร์ค

ผมเขียนบทความนี้เพราะอยากเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เป็นอยู่ในอุตสาหกรรมการผลิตซอฟท์แวร์ให้ดีขึ้นตามความเชื่อและประสบการณ์ของผม ถ้าเพื่อนๆเชื่อในแนวทางเดียวกัน เรามาช่วยกันคนละไม้คนละมือทำให้สังคมของเราดีขึ้นครับ จะแชร์บทความนี้ผ่าน Social Network หรือจะแบ่งปันเรื่องราวนี้ให้คนที่นั่งข้างๆฟังบ้างก็ได้

The Future Has Arrived — It’s Just Not Evenly Distributed Yet, William Gibson

อนาคตอยู่ตรงนี้แล้ว เรามีหน้าที่ต้องถ่ายทอดมันออกไปให้คนอื่นได้สัมผัสสิ่งดีๆร่วมกันครับ