The Best Way To Plan Your Project

เรารู้ว่าการวางแผนโปรเจกต์เป็นงานสำคัญที่ต้องทำ ถึงแม้ความผิดพลาดคือเรื่องที่เลี่ยงไม่ได้ ถึงแม้ว่าความจริงจะขัดกับความรู้สึกเรามากแค่ไหน … ยังไงเราก็หนีเรื่องนี้ไม่พ้น

ไม่เคยมีโปรเจกต์ เมเนเจอร์คนไหนในโลกที่ไม่ต้องทำโปรเจกต์แพลน … ไม่เคยมีและจะไม่มีต่อไป

ฟาย!!! (Fine) … ก็ได้ๆ ทำก็ทำวะ ผมก็บอกตัวเองแบบนี้มาตลอดหลายปีที่ผ่านมา ผมทำโปรเจกต์แพลนมานับครั้งไม่ถ้วนกับโปรเจกต์หลายรูปแบบ สั้น ยาว ยาก ง่าย ทีมเดียว หลายทีม คนไทย คนต่างชาติ … สิ่งนี้ทำให้ผมเรียนรู้อะไรหลายๆอย่าง สะสมประสบการณ์ทั้งดีและร้ายไว้พอสมควร

The Unstoppable PM and His Weapons … Why The Hell Does He Need 11 Hands to Just Plan A Project?

วันนี้ผมคิดว่าผมค้นพบมันแล้ว … เคล็ดลับและขั้นตอนในการทำโปรเจกต์แพลนที่ดีและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1- เริ่มต้นจากกระดาษโน๊ต เราเข้าไปคุยงานกับผู้หลักผู้ใหญ่หลายท่าน เราเข้าไปรับบรีฟจากโปรดักท์ โอนเนอร์เรื่องโปรเจกต์ใหม่ เราจดข้อมูลภาพรวมมา เรายิงคำถามเพื่อทำความเข้าใจกับงานทั้งหมดให้ได้มากที่สุด ตอนนี้เราได้ลิสต์ของงานที่ต้องทำแบบกว้างๆมาแล้ว

2- เราต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อทำแพลนที่ละเอียดขึ้น เราเริ่มต้นพูดคุยกับทีม ทีม และอีกหลายทีม ฟีเจอร์ ดีเพนเดนซี่ส์ ความเสี่ยง และที่สำคัญการประเมินเวลาที่ต้องใช้ เราต้องการสิ่งนี้มากเพื่อเอาไปตอบคำถามผู้หลักผู้ใหญ่ให้ได้ว่า งานนี้ต้องใช้เวลาเท่าไร มันตอบโจทย์ที่ท่านตั้งไว้ในใจมั้ย … จากกระดาษโน๊ตกลายมาเป็นไฟล์ไมโครซอฟต์โปรเจกต์ที่ลิสต์งานละเอียด แบ่งกลุ่มและมีการลิ้งค์ระหว่างงานชัดเจน

3- เราต้องการคอนเฟิร์มความถูกต้องครั้งสุดท้ายก่อนปล่อยของออกไปให้ท่านๆรับรู้ เราเขียนอีเมล์แนบไฟล์ไมโครซอฟต์โปรเจกต์นี้แล้วส่งให้สมาชิกในทีม จั่วหัวอีเมล์ว่า “พลีสรีวิวมายแพลน”

4- ส่งไปตอนเช้าจนบ่ายสามแล้วก็เงียบไม่มีเสียงตอบจากสวรรค์ เราเริ่มสงสัยว่าทำไม? อ่อ สมาชิกในทีมไม่มีไลเซ่นส์ไมโครซอฟต์โปรเจกต์ พวกเค้าเปิดไฟล์ดูไม่ได้ เราจัดการคอนเวิร์ทมันออกมาเป็นไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์ โชคร้ายที่การแปลงไฟล์มันไม่ได้สมบูรณ์แบบขนาดนั้น เราต้องใช้เวลาอีกสักหน่อยในการแก้ไขรูปแบบไฟล์เอ็กเซลล์ให้ถูกต้อง ก่อนส่งอีเมล์อีกครั้ง “พลีสรีวิวมายแพลน พลีส”

5- เช้าวันรุ่งขึ้นก็ยังไม่มีใครตอบอีเมล์เรากลับมาอยู่ดี ปัญหาไม่ใช่ฟอร์แมทของไฟล์ ปัญหาอยู่ที่สมาชิกไม่สนใจจะรีวิว … ไม่เป็นไร เราก็ส่งไปให้พวกท่านอ่านอยู่ดีรอบนี้เอาชัวร์ ส่งมันทั้งไมโครซอฟต์โปรเจกต์และเอ็กเซลล์ไปเลย

6- อีเมล์ถูกส่งหาผู้รับทั้งหมด 10 ท่านตั้งแต่เช้าจนบ่ายก็ยังไม่ได้คำตอบอะไรกลับมา จนใกล้เลิกงาน … เยสสส มีคนตอบมาแล้ว เรารีบเปิดอีเมล์ดูด้วยความตื่นเต้น “รายละเอียดมันเยอะไปนะ ผมอยากได้สรุปภาพรวม ช่วยทำมาให้หน่อย” เอ่ออ อืม มันคงเยอะไปจริงๆ ท่านมีเวลาน้อยเพราะธุระเรื่องอื่นเยอะ เราก็ลืมนึกไป ได้ครับๆ ผมทำให้ อย่าลืมสิว่าในโปรเจกต์มีคนหลายกลุ่ม เราในฐานะโปรเจกต์ เมเนเจอร์ต้องเข้าใจและสนองความต้องการของพวกเค้าให้หมด … จากกระดาษโน๊ตมาเป็น ไมโครซอฟต์โปรเจกต์มาเป็น ไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์ และกำลังจะกลายมาเป็นไมโครซอฟต์พาวเวอร์พ้อยท์ (ขาดแค่ไมโครซอฟต์เวิร์ด เราเริ่มสงสัยว่า … ต้องทำด้วยมั้ยเนี่ยะ?)

7- กระบวนการตั้งต้นผ่านไป ถึงเวลาลงมือทำงานจริงแล้ว และเราเพิ่งนึกได้ว่า “เฮ้ย เราทำงานกับทีมที่ใช้สกรัมนี่หว่า” เค้าทำงานกับแบ็คล็อกและการ์ดและบอร์ดและจิร่าโอเคๆว่ากันไป มันหน้าที่ของเราอยู่แล้ว เริ่มต้นเขียนการ์ดในจิร่า ข้อมูลเอามาจากไหน? ก็จากกระดาษโน๊ตและไมโครซอฟต์โปรเจกต์และไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์และไมโครซอฟต์พาวเวอร์พ้อยท์บวกกับบทสนทนาที่อยู่ในอีเมล์บางส่วน มาแล้วๆลิสต์งานชุดแรก 52 การ์ดในจิร่า

8- ผ่านไปสามวันเราสังเกตเห็นว่ามันไม่มีความเคลื่อนไหวอะไรในจิร่าเลย การ์ดที่เขียนไปอยู่ยังไงก็ยังงั้น เอ๊ะ ทีมเราเค้าทำงานกันจริงรึเปล่า? พรุ่งนี้ต้องอัพเดทโปรเกสของงานให้ท่านๆแล้ว ทำไงดี? ครั้งที่แล้วส่งไฟล์ให้ก็ไม่อ่านกัน คงเป็นเพราะรายละเอียดมันเยอะเกินไปมั้ง … รอบนี้ขอแก้ตัว เราเลือกหยิบการ์ดที่เป็นงานในสปริ้นท์ เขียนสรุปในอีเมล์ส่งไปให้สมาชิกในทีมพร้อมจั่วหัวว่า “พลีสอัพเดทยัวร์สเตตัสอินจิร่า”

9- เงียบ เราเริ่มตั้งข้อสงสัยอีกครั้ง เอ๊ะ ทีมเราเค้าทำงานกันจริงรึเปล่า? ทำ ทำแน่นอน แต่ทำบนบอร์ดที่ตั้งอยู่หน้าห้องประชุมโน้นไม่ใช่ในจิร่า … อ่าว โอเค ไม่เป็นไรเดี๋ยวเราตามเก็บสเตตัสเองก็ได้นะ แต่ว่าการ์ดนี้มันอะไรวะ มาจากไหนในจิร่าไม่เห็นมี แล้วฟีเจอร์นี้คอมมิตไว้ว่าจะทำไม่ใช่หรอ ทำไมไม่เห็นมีการ์ดบนบอร์ดนี้เลย งงหนัก

10- เอาน่า ในฐานะโปรเจกต์ เมเนเจอร์ เราต้องทำให้อยู่อย่างมันซิ้งค์กันให้ได้ เราอัพเดทจิร่าให้ตรงกับงานจริงบนบอร์ดแล้วกัน เหนื่อยหน่อยแต่ก็เป็นหน้าที่อะนะ เวลาช่วงเช้าหมดไปเพื่องานนี้ หวังว่าจะคุ้มค่า … แต่ว่า … แต่ว่าแล้วงานฝ่ายอินฟราหายไปไหนล่ะนี่? ทำไมเห็นแต่งานเดฟงานเทส ความรู้สึกตอนนี้คือ “เห้อ”

11- อ่าวหรอ ทีมอินฟราไม่มีแอ็คเค้าท์จิร่า เค้าใช้เทรลโล่กันเพราะมันฟรี อืม อืม อืม เราอีกสินะ สร้างการ์ดลอยๆในจิร่าแทคไว้ว่างานอินฟรา สร้างการ์ดจริงๆในเทรลโล่ลงรายละเอียดว่าต้องทำอะไรกับเซิร์ฟเวอร์และเน็ตเวิร์คและไฟวอลล์บ้าง … ในฐานะโปรเจกต์ เมเนเจอร์เราต้องเป็นจุดเชื่อมของทุกคน มันเป็นหน้าที่ท่องไว้ อุ้ยๆๆ เกือบลืม สมาชิกทีมอินฟราเค้าไม่เปิดดูหรอกเทรลโล่อะ เค้าทำงานกับบอร์ดจริงหน้าห้องน้ำโน้นนนนน ได้ จัดไป เราเขียนการ์ดบนโพสท์อินเอาไปแปะไว้เรียบร้อย 10 ใบ

12- เอาหละ คิดว่าเราได้ข้อมูลเพียงพอที่จะส่งสเตตัสอัพเดทรีพอร์ตให้ท่านๆเค้าได้รีวิวกันแล้ว … เพื่อความชัดเจนและเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เราเขียนรายงานสรุปเป็นโน๊ตไว้ในจิร่า สร้างลิงค์ไปที่แดชบอร์ดต่างๆอย่างสวยงาม กราฟวิ่งเฟี้ยวฟ้าว ตัวเลขที่ได้รับการคำนวณมาอย่างมีหลักการ งานไหนเสร็จงานไหนทำอยู่งานไหนติดปัญหา ความเร็วในการทำงานของทีม และการคาดคะเนวันจบโปรเจกต์ที่จิร่าคิดมาให้ จั่วหัวอีเมล์ไป “พลีสแอ็กเซสจิร่าทูซีดิอัพเดท”

13- รอบนี้คนตอบมาเยอะเลย ท่านแรก “ผมไม่มีจิร่าแอ็คเค้าท์” ท่านสองและสาม “ผมจำพาสเวิร์ดไม่ได้” ส่วนท่านที่สี่ห้าและหกบอกว่า “มันเยอะไป ดูไม่เข้าใจ ขอสรุปหน่อยได้มั้ย” ได้ซิครับท่าน และแล้วฝันของเราก็เป็นจริงแล้ว … โปรเจกต์แพลนพร้อมสเตตัสอัพเดทในคราบของไมโครซอฟต์เวิร์ด

14- เราดึงข้อมูลจากหลายแหล่งมาก เยอะจนจำแทบไม่ไหวแล้วว่าอะไรอยู่ตรงไหนบ้าง ท่านๆเคยเห็นโปรเจกต์แพลนที่เป็นพาวเวอร์พ้อยท์ เราต้องตั้งต้นด้วยสิ่งนี้ แต่เอ๊ะ นั่นมันก็สองเดือนมาแล้ว มันมีอะไรเปลี่ยนแปลงไปจากนั้นแค่ไหนแล้วล่ะ ทั้งลิสต์ของงานและวันเริ่มต้นสิ้นสุด เปิดจิร่ากับเทรลโล่ดูอีกรอบ วิ่งไปแกะรอยขุมสมบัติบนบอร์ดทีมเดฟและอินฟราซักหน่อย ไล่ดูอีเมล์ที่ส่งโต้ตอบกันไปมากับทีมเซลล์อีกนิด เมคข้อมูลขึ้นมาบ้างให้ดูดี ใส่ความเห็นตัวเองลงไปอีกหน่อยตัวโตๆว่า “ออนแพลน” แล้วก็กดส่งอีเมล์ออกไป

15- ไม่เลวๆ เวิร์คโฟลการทำงานแบบนี้ …

• ถ้าอยากเห็นงานในภาพกว้างที่เหมาะกับผู้บริหารระดับสูงก็ไมโครซอฟต์พาวเวอร์พ้อยท์กับไมโครซอฟต์เวิร์ด
• ถ้าอยากเห็นงานในรายละเอียดที่เหมาะสมกับผู้จัดการระดับกลางก็เลือกดูที่ไมโครซอฟต์โปรเจกต์
• ถ้าอยากแชร์ข้อมูลให้กับคนนอกทีมที่ไม่มีไลเซ่นส์ไม่มีแอ็คเค้าท์ก็จัดไปไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์
• ถ้าอยากรู้ความคืบหน้าของงานเดฟต้องเข้าไปดูในจิร่า โชคดีหน่อยก็ได้ข้อมูลแต่ส่วนใหญ่จะโชคร้ายเจอแต่การ์ดเปล่าๆในสเตตัส “ดูอิ้ง” เมื่อจิร่าไม่พอเราก็ต้องใส่ความพยายามเข้าไปอีกนิดที่ เทรลโล่ สแลค ดรอปบ๊อกซ์ กูเกิ้ลไดรฟ์ วิกิ กิท และเจนกิ้นส์
• ถ้าอยากให้โลกภายนอกเข้าใจว่าฉันกำลังขยันทำงานอยู่นะก็อย่าลืมละเลงอะไรให้เยอะๆไว้บนบอร์ดหน้าห้องประชุมนั้นกับหน้าห้องน้ำโน้น

และนี่ครับเพื่อนๆที่เคารพรัก … วิธีการที่ดีที่สุดในการวางแผนโปรเจกต์ที่ผมค้นพบ … พ่อง

คิดและเขียนคือสิ่งที่ผมชอบ แบ่งปันคือสิ่งที่ผมรัก เพราะแบบนี้ทุกวันผมเขียนเพื่อถ่ายทอดเรื่องราวจากชีวิตจริง จากประสบการณ์ จากแนวคิด จากอนาคตที่ดีผมมองเห็น และทุกอย่างที่ผมประยุกต์ใช้เพื่อสร้างให้อินเท็นติกเป็นบ้านที่น่าอยู่ บ้านที่เป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงเล็กๆที่สร้างความแตกต่างในสังคมได้ — มันน่าภูมิใจที่ผมรู้ว่า … ไม่ใช่มีแค่ผมคนเดียวที่อยากเห็นการพัฒนา :)

Inthentic On Facebook | Inthentic On Twitter | Inthentic On Instagram