Jak zamezit zbytečnému plýtvání?
„Nech člověka vyrábět něco lépe a prodávat levněji, než to bylo vyráběno a prodáváno vždy před tím a nech jej, aby se pro to rozhodl, a peníze přijdou.“ — Henry Ford
Týmy, organizace a firmy se stále snaží být co nejefektivnější. Zejména s cílem udělat více s menšími náklady. Jedním ze zásadních kroků je zamazení zbytečnému plýtvání kdekoliv v organizaci.
Jedním z přístupů, který nám s tím může pomocí je tzv. lean metodologie. Často bývá zaměňována za způsob řízení projektů (lean project management). Tímto ale skutečně není.
Lean je píše filozofií a musí ji přijmout celá organizace, aby mohla být účinně použita. Nelze ji dost dobře zavést jen v jednom týmu, protože pak by tento tým narážel na svoje okolí (jiné týmy, další části organizace), které by nebylo součinné v naplňování této filozofie.
Dalším častým omylem bývá, že lean metodologie se hodí pouze do továren a výrobního průmyslu. Je to zejména dáno jejím vznikem. Lean metodologie je odvozena z Toyota Production System.
Vznikla tedy v automobilce Toyota v 50. letech 20. století jako alternativa k hromadné výrobě v prostředí, které vyžadovalo vysokou úroveň flexibility a postrádalo finance na nákladné investice.
Poprvé termín “lean” použil John Krafcik v roce 1988 ve svém článku Triumph of the lean production system.
Hodnoty lean metodologie
Lean je metoda stavějící na kultuře neustálého zlepšování, podpoře zaměstnanců, soustředění se na tok hodnoty (value stream) a zvyšování této hodnoty.
Je synonymem pro rychlost, jednoduchost, přehlednost, vytváření produktů a služeb bez zbytečných činností a zásob, omezení plýtvání, vyvažování procesů a navázání procesů na zákazníka.
Za lean metodologií stojí oficiální nezisková organizace Lean Enterprise Institute. Klíčové je maximalizovat hodnotu pro zákazníka a minimalizovat plýtvání. Jednoduše řečeno, vytvořit víc pro zákazníka s použitím méně zdrojů.
Doporučuje se, aby si vedení firmy, které se rozhodne podpořit transformaci k lean metodologii, promyslelo základní hodnoty své firmy:
- Účel: Jaké problémy zákazníků řešíme? S čím jim pomáháme? Jakou jim poskytujeme hodnotu?
- Proces: Jak bude firma přistupovat k tokům hodnot, aby se ujistila, že každý krok v něm je ten správný (ve smyslu hodnoty, schopnosti, dostupnosti, adekvátnosti, flexibility) a všechny kroky jsou propojené ve smyslu toku, tahu a vyrovnanosti (flow, pull, level — viz níže).
- Lidé: Jak se organizace ujistí, že každý důležitý proces je monitorován, měřen a vyhodnocován ve smyslu svého obchodního účelu a lean procesu? Jak může být každý, kdo přichází do styku s tokem hodnot, být aktivně zapojen a motivován, aby s tímto tokem pracoval správně a neustále ho zlepšoval?
Tok, tah a vyrovnanost
Každý proces v lean organizaci by měl mít tyto základní vlastnosti — tok (flow), tah (pull) a vyrovnanost (level). Tyto hodnoty si můžeme představit na proudu řeky.
- Tok: Vytvořte kontinuální procesní tok, aby každý zádrhel hned vyplul na povrch v podobě narušení hladkého toku. Pokud řeka narazí na balvan, hned to bude vidět na narušeném hladkém povrchu.
- Tah: Každý další krok procesu si musí aktivně vyžádat vstup od toho předcházejícího. Předcházející krok nemůže vyprodukovat nadbytek, který by nebyl brzy spotřebován. Každá nerovnost na dně řeky je hned zalita vodou z místa proti proudu. Voda se před žádným místem nemůže nahromadit, ani se nemůže stát, že by někam nenatekla.
- Vyrovnanost: Všechny kroky procesu musí pracovat vyrovnaně se stejným tempem, pod stejnou zátěží. Není možné, aby některá část procesu vyžadovala od svého týmu jen 2 hodiny práce denně, zatímco jiný tým bude pracovat 10 hodin. Stejně tak hladina řeky tíhne k tomu, aby byla rovná. Nechceme, aby někde zbytečně padala z výšky jako vodopád a rozemílala tak místo svého dopadu.
Druhy plýtvání
Již máme tok hodnot (de facto proces) a víme jaký ho chceme mít. Nyní optimalizujeme jednotlivé kroky procesu. Chceme dosáhnout minimalizace plýtvání.
Proč minimalizace a ne úplné odstranění? Protože z logiky věci není možné veškeré plýtvání zcela odstranit, nebo je úplné odstranění nerentabilní (představovalo by jiné plýtvání).
Lean metodologie rozeznává tři zákládní druhy plývání označované jako 3M:
- muda: Generické (převážně hmatatelné a očividné) plýtvání. Jedná se o přímé překážky toku. Problém nelze vyřešit jednoduchým odstraněním tohoto plýtvání. Typicky má tento druh plýtvání nějaké odůvodnění svojí existence a je často propojen se svými komplici — muri a mura. Více si o tomto druhu povíme ještě níže.
- muri: Přetížení a přepracování a to jak lidí, tak strojů, či čehokoliv v procesu. Jedná se o veškerou nepřiměřenou nebo nerozumnou práci, kterou vedení ukládá zaměstnancům i strojům díky špatné organizaci. Může to být nošení neúměrně těžkých břemen, nesmyslné přesouvání věcí, nebezpečné úkoly, zbytečně ukvapená a rychlá práce. Je to když tlačíme lidi a stroje za hranici jejich možností.
- mura: Nevyrovnanost. Zaměřuje se na hladký tok, aby se eliminovala fluktuace ve výrobě a procesech a v plánování. Aby nedocházelo k přílišným změnám v potřebě kvality a kvantity. Často ji způsobuje sama poptávka zákazníků nebo variace v procesech vyžádána zákazníky (každá dodávka je samostatný projekt).
Jak jsme již naznačili, bývají spolu tyto druhy plýtvání velmi propojené a je potřeba příčinu jednoho hledat i mezi ostatními.
Jedním z příkladů muda plýtvání je přeprava. A je to také výborný příklad plýtvání, které můžeme minimalizovat, ale ne kompletně odstranit. Pokud tedy nebudeme mít naši firmu hned vedle dveří našeho dodavatele a zákazník si nebude chodit pro produkt přímo k nám.
To samé platí i pro muri (přetížení). Vždy se vyskytne naléhavá situace a zaměstnanci budou muset trochu víc zabrat, zůstat trochu déle, aby byl zákazník spokojený. Problém ale nastane, když tyto výkony začneme očekávat pořád a zaměstnanci brzo vyhoří.
Přkážky v toku hodnot — muda — pak dělíme na 8 podtypů:
- plýtvání nadměrnou produkcí (největší druh plýtvání)
- čas, kdy je materiál po ruce připraven k použití (čeká na využití)
- plýtvání přepravou
- plýtvání samotným zpracováváním
- plýtvání nadměrnými skladovými zásobami
- plýtvání přemísťováním, změnami polohy
- plýtvání vytvářením vadných výrobků
- plýtvání nedostatečným využitím zaměstnanců a strojů
Zavádění lean metodologie
Jak můžeme vidět, každá optimalizace vyžaduje pečlivou analýzu a přípravu. Organizace často podcení náročnost tohoto úkolu a nevytvoří si dedikovaný tým, který by adopci lean metodologie řídil.
Jako každá jiná změna je i tuto důležité dobře uchopit a nepodcenit. K tomu můžete najít více informací v našem článku o řízení změn.
Je také důležité lidem v organizaci vysvětlit, proč chcete tuto změnu provádět.
Tato adopce není mimochodem nikdy hotová, takže je lepší plánovat s dlouhodobě vytvořeným týmem. Pokud necháme existující zaměstnance, aby metodologii implementovali sami, chováme se v nesouladu s lean způsobem, protože pro ně vytváříme muri (přetížení) a v konečném důsledku i mura (nevyrovnanost) v podobě přepínání kontextu mezi jejich původní prací a zaváděním lean.
Často se také stává, že firmy přeženou zavádění lean metodologie. Jednoduše zaříznou při odstraňování plýtvání příliš hluboko do samotné podstaty firmy. To vede k destabilizaci procesů, což se nemusí projevit okamžitě a může napáchat velké škody, které se pak pracně odstraňují.
Lean metodologie se pak velmi dobře propojuje s agilními způsoby řízení projektů v organizaci. Můžeme proto doporoučit podívat se i některou z technik řízení projektů jako Scrum či Kanban.
Samotné zavádění se pak řídí petikrokovým myšlenkovým pochodem. Ten je celkem snadné si zapamatovat, ale už ne tak lehké správně provést:
- Specifikujte hodnoty z pohledu zákazníka pro každou produktovou linii.
- Identifikujte všechny kroky v toku hodnot pro každou produktovou linii, přičemž eliminujte všechny kroky, které nepřináší hodnotu.
- Propojte všechny kroky vytvářející hodnotu do těsné sekvence tak, aby se produkt průběžně a hladce přibiližoval směrem k zákazníkovi.
- Jak vznikne hladký tok, nechte zákazníky, aby si sami vyžadovali hodnotu z následujícího kroku, který ji pak bude vyžadovat od aktuálního a ten zase od předchozího a tak dál
- Když specifikujete hodnotu, vytvoříte tok a tah a odstraníte veškeré kroky, které představují plýtvání, začněte znovu od začátku, dokud nedosáhnete naprosté dokonalosti a vyrovnanosti. V takovém stavu je hodnota produkována s naprosto nulovým plýtvání.
Připravili jsme pro vás seznam činností, které je dobré provést pro úspěšné zavedení lean metodologie. Můžete tento seznam použít jako vodítko ve vaší organizaci.
Víme už, že nulové plýtvání není pravděpodobně dosažitelné. Nicméně se o něj nikdy nesmíme přestat snažit. Nikdy se nesmíme spokojit s nedokonalostí a vždy se musíme snažit hledat další příležitosti pro minimalizaci plýtvání.
Už jen z toho důvodu, že svět zůstává neměnný a mohou se objevit nové (dříve nepoznané) postupy, které mohou umožnit další úsporu. Mnohé firmy, které v této oblasti zaspaly už nejsou mezi námi, jak je zdokumentováno v knize Blue Ocean Strategy.
Závěr
Pokud se rozhodnete přejít ve vaší organizaci na lean metodologii, doporučujema využít Lean Transformation Framework.
A pokud se jen chcete více dozvědět o této metodologii, můžete využít Lean 101 Learning Path.
Pro dokumentaci toků hodnot můžete využít jednoduché nástroje jako Google Draw, nebo nějaký nástroj, který trochu lépe rozumí tomu, co kreslíte.
QuConsult vám rád pomůže s vytvořením vašeho týmu pro zavádění lean metodologie a jeho zaškolením. Můžeme vám poskytnout nástroje pro zavádění, průběh adopce konzultovat, nebo ji dokonce celou řídit.
