Do invisível ao roadmap previsível

Entenda como ter visibilidade e previsibilidade das demandas entre equipes

O tal do dilema de melhorar a comunicação também acontece aí na empresa que você trabalha? Aqui na RD Station também enfrentamos ele e buscamos a estratégia de dar visibilidade para minimizar esse problema.

Na tribo de Compliance — agrupamento de 3 equipes responsáveis por realizar as adequações do RD Station Marketing às leis de proteção de dados — no início de 2020 havia a dificuldade de compreender quais demandas estavam planejadas e como estava o andamento à nível tático delas. As próprias equipes dentro da tribo não tinham visibilidade simples do que cada equipe iria entregar no curto e médio prazo e como as entregas se conectavam.

Visibilidade

Independente do seu modo de aprender e memorizar, existe uma explicação lógica do porquê visualizar é tão poderoso para compreensão de cenários e para resolução de problemas.

Tom Wujec, Designer de Informação, na sua apresentação do TED sobre “As 3 maneiras do cérebro criar significado” aborda que nosso cérebro cria modelos mentais a partir das imagens que vemos. E criamos sentido através da interrogação visual.

A partir disso, há 3 dicas poderosas para resolução de problemas:

1. Use imagens para clarificar o que você está tentando comunicar
2. Faça com que essas imagens sejam interativas
3. Aumente a memória criando uma persistência visual

Criamos então uma solução para a tribo de Compliance que tivesse as seguintes premissas:

1. Simples de acessar: utilizamos o Google Sheets pois entendemos que era a ferramenta mais acessível a todos os RDoers. Quanto menos barreiras de acesso, mais pessoas irão consumir a informação.
2. Pacotes de valor nos interessam: A visibilidade dos pacotes de valor — a parte mínima viável que entrega valor ao usuário e gera feedback após seu uso — é uma ótima granularidade para analisar os planos. Poderíamos olhar no nível de tarefas da equipe, mas confundiria com o backlog e quadros de acompanhamento operacional das equipes. Observação: em algumas empresas o pacote de valor chama-se "história de usuário". Neste cenário, a tribo chamava de "wave".
3. Previsibilidade: era preciso visualizar os pacotes mas também qual probabilidade de serem entregues numa determinada data para gerar conversas importantes e antecipar decisões. Neste caso usamos o método Monte Carlo que utiliza de método estatístico para prever as entregas. Para conferir como funciona este método veja mais aqui.

Construindo a visibilidade: Visão tática de roadmap

Então partimos para uma planilha no Google Sheets e começamos adicionando os épicos — grandes blocos de entregas — como por exemplo: Consentimento de Cookies. Além disso adicionamos a respectiva equipe e também a lista de pacotes de valor (waves) vinculadas ao épico nas linhas da planilha.

Ao final deste post tem um link para baixar a planilha modelo.

Prioridade dos épicos e pacotes de valor

A prioridade estava por épico pois eram os grandes blocos necessários naquela ordem. E adicionamos links de documentação detalhada para os épicos e waves anexados nas células, facilitando um mergulho em detalhes caso os leitores quisessem entender mais sobre os problemas que aquelas entregas resolviam além de detalhes de implementação.

E então colocamos informações em relação às datas para acompanhamento e informações de previsibilidade.

Visão completa do roadmap

As seguintes colunas da planilha representam:

• Start: Data que iniciou a demanda.
• Forecast: Data prevista para a entrega do pacote acontecer, baseada no resultado da simulação Monte Carlo (rodada sempre que necessário).
• Remaining: Quantidade de tarefas que fluem no board da equipe que estão em andamento ou aguardando serem iniciadas, vinculadas ao respectivo pacote de valor. Essas tarefas eram consideradas para as frequentes simulações de previsibilidade. Em desenvolvimento de software é muito comum este número variar pois na medida que evoluímos, encontramos mais cenários e incertezas.
• Done: Quantidade de tarefas já concluídas e entregues pela equipe.
• Total: Somatório de todas as tarefas que aquele pacote compreende.
• Evolution: Percentual de entrega do pacote em questão. Ajuda a acompanhar rapidamente como está o andamento do pacote. É o cálculo do ‘Done’ dividido pelo ‘Total’.
• Sense: Identifica se a evolução dos itens em relação à data prevista está acima ou abaixo do previsto conforme legenda:

🚀: Uma semana acima do previsto

👍: Acima ou igual ao previsto

👎: Abaixo do previsto

☠️: Uma semana abaixo do previsto

• Execution: Identificação da execução em termos de semanas das fases (Discovery e Delivery) de cada pacote. Discovery é a parte de identificação, estudo e detalhamento do pacote. Delivery é a fase que envolve o desenvolvimento e testes até sua completa entrega no ambiente de produção.
• Semanas e meses: Nessa parte os envolvidos preenchiam manualmente a cor das células para identificar o progresso e previsão de fim. Se por ventura a execução fica acima do previsto, identificamos com a palavra “Extra”.

Quem consome essa visão?

Normalmente essa visão atende muito bem uma análise tática envolvendo Gerentes de produto e engenharia, Product managers e Team leaders. E também é muito boa para a visão da equipe como um todo entender os impactos das entregas entre a tribo.

Esse material é consumido em reuniões táticas entre a tribo e também para acompanhamento das entregas a nível de roadmap com os membros das equipes.

Melhoria Contínua

Esta visão evoluiu muito desde a sua criação, e hoje está mais simplificada, com menos campos, e em algumas equipes sofreu ajustes baseada no contexto. Mas seu objetivo permanece o mesmo: alinhar as equipes em relação às entregas e se adaptar constantemente.

Modelo mais atual utilizado para acompanhamento do roadmap

Não desejamos acertar 100% o prazo dos itens, e sim sermos adaptáveis: se temos um data fixa importante, que tal conversar sobre o andamento dos itens, simular com base em dados históricos e rever o plano diante disso? Eventualmente reduzir escopo, alterar prioridades e renegociar são outputs dessas conversas.

Esta ferramenta é um convite à conversa. Não adianta criá-la e não ser usada para conversar sobre os planos.

As demandas que não enxergamos em conjunto, estamos perdendo a oportunidade de conversar, antecipar problemas e possíveis soluções.

Toda essa construção aconteceu em conjunto com Product Managers, Group Product Manager, Team Leader, UX Designer e Agile Coach. E logo foi absorvido pelas equipes. Agradeço a todos os envolvidos que fizeram essa ferramenta cada dia mais valiosa.

Previsibilidade

Se você ficou curioso pra saber mais sobre como utilizamos a simulação Monte Carlo neste cenário, também é possível ver através deste vídeo uma explicação rápida de como usar no dia a dia.

Acesse a planilha

Para acessar esta planilha clique neste link e faça uma cópia para você. Na primeira aba está a versão com as datas e colunas relacionadas à previsibilidade, e na segunda aba está a versão simplificada.

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