Quando fica pronto? Seu time com entregas previsíveis
Um passo a passo para responder "Quando fica pronto?" com previsibilidade estatística.
ATUALIZAÇÃO em Agosto/2021 com a nova versão da planilha do Troy
Quando fica pronto? Vamos conseguir entregar no prazo?
Tenho certeza que essas são perguntas que estão presentes no seu dia a dia. Principalmente no desenvolvimento de software, em empresas de tecnologia ou ainda em projetos, já tentamos de inúmeras maneiras responder essas perguntas e a única certeza é de que vamos errar, mas posso garantir que calcular o prazo é a melhor abordagem e não é difícil.
Eu já participei de vários momentos dessas inúmeras tentativas, desde quando tentávamos estimar em horas. Depois desistimos e tentamos estimar em pontos ou Story Points, e na prática sempre havia grande margem de erro. Criamos o famoso “pulmão” ou “gordura” para ter uma margem e queimar quando algo acontecia diferente da estimativa.
A grande vantagem é que você consegue saber o prazo com uma margem de erro e trabalha para reduzir o risco e a margem de erro.
Esse modelo de previsibilidade estatística simula o prazo de entrega usando a simulação Monte Carlo com base no ritmo de entrega equipe.
É claro que não tem mágica e todo time vai ter algum nível de previsibilidade, o que acontece é que há cenários que a previsibilidade é ruim (alto risco) e outro cenários que a previsibilidade é boa (risco controlado).
Por onde começar?
Quando falamos de estatística, o que percebo é que algumas pessoas associam com algo difícil de aplicar na prática. É nesse aspecto que temos que agradecer ao Troy Magennis, que vem há vários anos trabalhando para tornar essa aplicação mais fácil e criou uma planilha que faz todos os cálculos. Não precisa de início entender de matemática ou estatística, é só aprender a usar a planilha com o passo a passo que vou te explicar e você vai conseguir calcular e saber com previsibilidade estatística quando seu projeto ou entrega vai ficar pronto.
A planilha já existe desde 2016 e com o passar dos anos o Troy deixou ainda mais simples e fácil. Eu passei a usá-la com profundidade em 2017, e mesmo sendo sendo simples, é comum de início as pessoas terem alguma dificuldade para saber como começar. Espero que com este passo a passo eu consiga te explicar de forma simples como fazer uso desse recurso.
Planilha do Troy
- Baixe aqui a Planilha do Troy: http://bit.ly/planilhadotroy
PASSO A PASSO SIMPLES
Antes de começar separe essas informações que você já tem em mãos ou consegue levantar em uma conversa rápida com a equipe.
- Quando vai começar?
- Quantos itens de trabalho ou tarefas que seu time precisa entregar?
- Qual nível de risco que vocês tem em relação a escopo, ou seja quantos itens de trabalho ou tarefas ainda vamos descobrir até a conclusão?
- Com base no histórico do time, geralmente qual o mínimo e o máximo de itens de trabalho ou tarefas que o time entrega por semana? Se você não tiver o número exato, pode ser algo aproximado.
Baixe a planilha neste link http://bit.ly/planilhadotroy e abra no Microsoft Excel ou Google Drive.
Passo 1 — Data de início
Basta preencher com a data de início, eu sempre preencho com uma data que seja na segunda-feira. Exemplo, se a entrega vai começar em uma quarta-feira, coloque na planilha como início na segunda-feira da semana seguinte.
Caso o projeto/Entrega já esteja em andamento, preencha com a data da segunda-feira da semana atual.
Passo 2 — Quantos itens de trabalho ou tarefas precisamos entregar?
No campo “Low Guess” preencha com a informação que você tem dos itens de trabalho ou tarefas que o time precisa entregar. Sabemos que se nada mais aparecer (cenário praticamente improvável) esse será o trabalho a ser realizado. Neste exemplo, usamos o cenário onde o time tem 20 itens de trabalho ou tarefas para entregar.
Mas sabemos que na realidade não conseguimos prever tudo então por isso no campo “Highest Guess” incluímos a informação sobre o risco em relação ao escopo. Geralmente eu uso um % para representar o risco. É um chute e com algumas perguntas podemos deixar esse chute mais qualificado.
Perguntas que ajudam a explorar o risco:
- Qual o domínio do time sobre a tecnologia que estamos usando?
- Qual o domínio do time sobre o negócio do que estamos construindo?
- Já construímos algo parecido no passado?
- Como foi a execução do último projeto?
Geralmente uso algumas referências para começar o “Highest Guess” e depois vou calibrando durante a execução.
- Risco Baixo — vamos supor que para todas perguntas acima, o time ficou bem confortável e já temos histórico de execução de projeto parecido, usar variação de 30%.
- Risco Médio — para as perguntas acima temos alguma incerteza e precisamos executar um pouco para entender o real risco, usar variação de 50% e calibrar na execução.
- Risco Alto — em todas as perguntas o time levantou grande risco e incerteza sobre o escopo. Usar variação de 100% e calibrar na execução.
Neste exemplo, eu considerei risco médio e usei a variação de 50%. Como temos 20 itens no “Low Guess”, adicionando 50% de risco, temos 30 itens (20 + 20*50%).
Passo 3 — variação na quebra dos itens
Nesta simulação do formato mais simples, vamos desconsiderar esse item, pois já tratamos no item anterior como o risco.
Basta preencher “Low Guess” e “Highest Guess” com o valor 1.
Passo 4 — ciclo de entrega da equipe
Eu recomendo fortemente deixar aqui sempre com “1 semana”, mesmo que você use SCRUM com Sprints de 2 semanas.
Passo 5 — Quantos itens de trabalho ou tarefas o time entrega por semana
A planilha permite informar os dados de 2 maneiras.
Forma mais simples — “Estimate”
Deixe como “Estimate”, nessa opção você só precisa informar o mínimo “Low Guess” e o máximo “Highest Guess” de itens de trabalho ou tarefas que o time entrega por semana.
Essa forma é mais útil quando você está começando algo novo ou a equipe em si é nova ou mudou, ou ainda quando não tem histórico nenhum e você junto com a equipe faz um chute qualificado inicial para depois ir calibrando com base na execução real.
SUPER IMPORTANTE: toda estimativa inicial, antes de começar de verdade a execução é uma ESTIMATIVA, ou seja, deve servir como guia. Assim como quando a estimativa de chegada de um local até outro pelo WAZE ou Google Maps, conforme você anda pelo caminho a estimativa é atualizada com mais precisão. Então você também deve atualizar a sua estimativa e previsão conforme seu projeto ou entrega vai avançando.
Neste cenário consideramos que o time vai entregar entre 3 e 5 itens de trabalho/tarefas por semana.
Forma mais precisa — “Data”
Para usar o histórico de entregas do time, deixe como “Data” e pode limpar os campos “Low Guess” e “Highest Guess”.
Esta forma é mais útil quando já temos os histórico do time de algumas semanas, o ideal é ter entre 7 e 8 amostras, mas com 4 amostras já é melhor usar “Data” ao invés de “Estimate”.
Para informar o histórico de entrega do time por semana, você deve ir na aba “Throughput Samples” e informar a amostra de entrega de itens por semana na coluna A.
Neste exemplo abaixo temos uma amostra das últimas 7 semanas do time.
ATENÇÃO: Como o time vai melhorando com o tempo, eu não recomendo usar mais que 8 semanas.
Caso você tenha só 4 amostras, ficaria assim:
IMPORTANTE: não se preocupe com as outras informações dessa aba “Throughput Samples”. Caso tiver curiosidade, no passo a passo bem completo em vídeo ao final desse post eu dou mais detalhes.
Passo 6 — Consultar e interpretar a previsibilidade que foi calculada
Para explicar aqui vou considerar o cenário onde usamos a Forma mais simples — “Estimate”.
Quando fica pronto?
Para esta entrega, que vai começar no dia 11/10/2021 e que tem entre 20 e 30 itens de trabalho/tarefas para serem entregues, a estimativa é que fique pronto entre 8 e 9 semanas.
Recomendo sempre usar esse intervalo entre o 85% de Certeza e o 100% de certeza.
Vamos conseguir entregar no prazo?
Vamos supor que você tenha a necessidade de entregar no dia 27/Setembro, com base nesse estimativa, você tem 75% de certeza sobre a possibilidade de entregar nessa data e já pode tomar ações.
Vejo 3 opções de imediato:
Opção 1: Renegociar o prazo
Opção 2: Cortar algo da entrega para reduzir o escopo
Opção 3: Assumir o risco, acompanhar as primeiras 2 semanas de execução do projeto/entrega, recalcular a previsão a cada semana com os novos dados de entrega do time e com as revisão dos riscos.
“Não adianta brigar com as pessoas ou com a previsão”
Passo 7 — Atualizar a previsão
A cada semana de execução você e o time têm mais informações sobre a realidade do projeto/entrega e isso permite ajustar o risco e coletar as informações mais recentes da taxa de entrega semanal da equipe.
Basta seguir os passos 1 a 6 novamente e recalcular a previsão. Recomendo fazer semanalmente até você pegar a confiança no processo.
"Pratique e lembre que é uma PREVISÃO, por isso é super importante recalcular a previsão com frequência e antecipar ações" — Caco
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Veja Também:
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Métricas em times ágeis: as 3 métricas fundamentais que você precisa saber e dominar!
Quando se fala de times ágeis, além das métricas de resultados, há outras 3 fundamentais que vamos explorar neste post:
- Lead time
- WIP (Trabalho em progresso)
- Throughput (Vazão)
Abaixo link de referência sobre o tema:
- Baixe aqui a Planilha do Troy: http://bit.ly/planilhadotroy
- Vídeo (Webinar) explicando Passo-a-passo mais completo: Passo-a-Passo calcular a previsibilidade com estatística em métodos ágeis ou método Kanban — Sem Mistério
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