6 desafíos y estrategias de abordaje de los espacios 1:1
En artículos anteriores definimos qué son y para qué sirven los Espacios 1:1 y dimos tips para prepararlos y para llevarlos a cabo. Pero a medida que vayamos teniendo estos espacios de conversación con las personas que lideramos, nos vamos a encontrar con que no con todas ellas funcionan de la misma manera. Esto se debe, principalmente, a que cada persona es distinta, y, lo que nos funciona con una, puede no funcionarnos con otra. Es por eso que necesitamos adaptar estos espacios a las personas con quien los tenemos.
A continuación vamos a describir 6 casos desafiantes con los que podemos encontrarnos y a revisar estrategias para abordarlos.
1 — Cuando las personas no hablan
Hay personas a las que no les gusta compartir lo que piensan o lo que sienten. O lo hacen de forma sintética (“sí, “no”, “a veces”…). También pude suceder que quieran compartirlo, pero les cuesta expresarse. Eso está bien. No tenemos que apurar a nadie para que hable sobre algo que no quiere hablar.
Pero está claro que necesitamos que hablen. Si no hablan ¿cómo vamos a lograr los propósitos de estos espacios?
Generalmente, la mayoría de estos casos se dan al principio de la relación, cuando no nos conocemos y aún no tenemos establecida la confianza. Una vez que eso sucede, las personas suelen animarse a compartir más fácil lo que piensan y sienten.
Para acelerar un poco esos tiempos, podemos dar el ejemplo y decir nosotros lo que pensamos y sentimos. Eso le demuestra a la otra persona que es un espacio seguro para hacer lo mismo.
También podemos pensar mejor (y preparar previamente) las preguntas que vamos a hacer. Buscamos que sean preguntas abiertas, así la respuesta es más que un monosílabo. Por ejemplo: en vez de preguntar “¿te impactó que Juan haya renunciado?”, podemos preguntar “¿cómo te impactó la renuncia de Juan?”. La primera versión de la pregunta es cerrada, ya que sus posibles respuestas son “Si” y “No”. En la segunda versión, le damos más espacio a que la respuesta venga con un poco más de información, como cuánto y cómo le impactó esa renuncia.
Como mencionaba anteriormente, a medida que pase el tiempo y se vaya generando el espacio seguro, la otra persona se va a ir soltando más. De todas maneras, si no sucede, no tenemos que tratar de llenar los espacios que nos deja la otra persona hablando nosotros. Esto puede reforzar la idea equivocada de que la reunión 1:1 es un espacio del o de la manager para contarle cosas a la persona liderada.
Si ninguna de estas estrategias funciona, lo más recomendable es terminar la reunión antes y agendar espacios de duración más corta la próxima vez.
2 — Cuando existen muchas quejas
Existen personas que utilizan el espacio de la 1:1 para quejarse sobre la organización, el cliente, el equipo y otras personas.
Como líderes debemos desalentar este tipo de conversaciones de catarsis ya que son improductivas y no hacen más que reforzar la visión negativa que ya trae la persona.
Generalmente, detrás de las quejas planteadas, hay información con la que podemos accionar, así que lo recomendable ante estos casos es indagar un poco más.
Al indagar vamos a poder descubrir eso que hay detrás de la queja y con esa información tratar de que la persona salga de la postura de víctima, para transformarse en protagonista generando acciones positivas.
Por ejemplo, si la persona se queja constantemente de un compañero, podemos indagar sobre qué fue lo que le molestó, cuándo sucedió, si es algo recurrente, qué sintió, qué haría distinto, si lo conversó con él, etc. Con esa información recabada podemos lograr una acción positiva alentando a que le dé feedback a ese compañero ofreciéndole una sugerencia.
3 — Cuando notamos poco compromiso
Algunas personas llegan tarde a las 1:1, o las cancelan frecuentemente y/o con poca anticipación. Otras a veces se comprometen con acciones que nunca terminan y quedan indefinidamente “in progress”. Estas situaciones podrían hacernos pensar que tienen poco interés y falta de compromiso.
Lo que podemos hacer cómo managers es abordar el problema haciéndolo visible a la otra persona (decirle lo que estamos observando) e indagar qué puede estar sucediendo por detrás.
Así podemos encontrarnos quizás con que el horario y la frecuencia no le están sirviendo (por ejemplo, está pegada a la daily y siempre terminan tarde). En ese caso lo correcto sería pedirle sugerencias de nuevos días y horarios que le funcionen mejor.
También podríamos encontrarnos con que esa persona tiene muchas cosas por hacer y siempre relega las 1:1. Ante esa situación podemos ofrecerle ayuda con herramientas de time management.
Y lo más genérico que puede pasar es que simplemente el espacio no le está resultando productivo. En este caso, lo mejor que podemos hacer es involucrar a la persona en el problema y pedirle sugerencias de cómo mejorarlo.
4 — Cuando las personas hablan demasiado
Puede suceder que la persona se vaya por las ramas cada vez que le preguntamos algo y terminemos las 1:1 habiendo tratado muy pocos temas de la agenda. Si esto sucede frecuentemente, esos temas se nos van a apilando y vamos a notar poco avance.
Antes estas situaciones, podemos pensar las preguntas para que sean acotadas a lo que queremos llevarnos (el caso opuesto al de las personas calladas).
Además, para mantener el foco de la conversación, podemos interrumpir “amablemente” y preguntarle cómo eso que nos está contando es relevante para el tema que estamos hablando, recordándole cuál había sido la pregunta original.
Por último, si ya sabemos que estas personas se van por las ramas y nos cuesta enfocar las conversaciones, también podemos achicar la frecuencias de los espacios y/o alargar su duración. De esta manera evitamos que se nos vayan apilando temas por tratar.
5 — Tópicos que están fuera de nuestro alcance
Puede suceder que la otra persona nos traiga temas para los cuales no tenemos herramientas profesionales para abordarlos. Por ejemplo relacionados con salud, problemas familiares, adicciones, etc.
Por un lado, el hecho de que nos hablen de eso, es algo bueno, porque demuestra que generamos confianza. Pero, por otro lado, raramente podemos ayudar porque no tenemos ni las herramientas ni los conocimientos necesarios para hacerlo.
Es normal que queramos ayudar como podamos. Pero tenemos que tener en cuenta que cualquier cosa que hagamos puede ser perjudicial. En estos casos, lo más conveniente es escuchar, prestar el oído y preguntarle si quiere que la ayudemos a buscar el consejo de alguien calificado.
De esta forma damos apoyo, pero no nos involucramos en algo que no vamos a poder resolver.
6 — 1:1 con Managers
Si somos managers de managers, también tenemos que tener 1:1 con esas personas.
El propósito, la estructura y los tips son los mismos que en cualquier otra 1:1. Lo que cambia, probablemente, es el nivel de abstracción de la conversación.
Es esperable que en las 1:1 con managers, el foco esté puesto en el equipo que lideran y su rol dentro del mismo.
Esto no quiere decir que no charlemos con el manager como con cualquier otra persona, sino que debemos incluir además la dimensión del equipo que lidera.
Por otro lado, los managers con los que tenemos 1:1 también tienen 1:1 con las personas a las que lideran, así que muchas de las cosas que apliquemos con estas personas pueden servirles de ejemplo (para bien o para mal) para usarlas con quienes lideran. Es por eso que es muy importante prestarle particular atención a las 1:1 con managers, ya que lo que hagamos con estas personas también impactará en lo que hagan ellos con las personas de su equipo.
Una ventaja de este tipo de 1:1 es que estas personas conocen y aplican muchos de estos tips, entonces ante algunos de los problemas que hemos mencionado, podemos pedirles sugerencias de cómo abordarlos.
Seguramente te ha tocado tener 1:1 en situaciones desafiantes como las que describimos. ¿Cómo abordaste esos casos? ¿Aplicaste alguna de estas estrategias u otras? ¿Viviste algún otro caso desafiante? Contanos en los comentarios tus experiencias así nos nutrimos en el intercambio y podemos hacer mejores 1:1.
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