7 Tips para la preparación de espacios 1:1

En el artículo anterior de esta serie, definimos qué son y para qué sirven los Espacios 1:1. En esta ocasión compartiremos algunos tips para preparar estos encuentros, especialmente el primero de ellos.

Una reunión 1:1 empieza antes de que efectivamente suceda. Esta fase es a la que llamamos “Preparación” y es igualmente importante que la “Ejecución” propiamente dicha, ya que sentamos las bases para que el encuentro suceda de una forma efectiva.

A continuación, les comparto algunos tips y buenas prácticas para la preparación de los espacios 1:1 por parte del manager.

1 — Generar acuerdos

Durante la primera 1:1 que tengamos con una persona a la cual lideramos, es fundamental que abordemos algunos tópicos que nos permitan generar acuerdos útiles para las siguientes reuniones.

Es necesario entonces:

• Clarificar el propósito de estas reuniones con la persona liderada. Así sabemos cuál es la naturaleza de esta reunión y qué esperar de ella.
• También hay que establecer un contrato de confidencialidad, aclarando que se trata de un espacio seguro y privado y que, de ser necesario compartir algo de lo conversado con alguien más, siempre se va a pedir permiso antes de hacerlo.
• Si bien posteriormente se puede modificar según necesidad, en esta primera 1:1 se puede acordar la frecuencia, duración, cadencia y forma en la que le vamos a dar seguimiento a estas reuniones. Esto no solo sirve para aclarar expectativas, sino también para generar compromiso y responsabilidad compartida.
• Posiblemente utilicemos estos espacios para dar feedback y, dado que, no todas las personas se sienten cómodas recibiendo feedback de la misma manera, acordar las preferencias de feedback (escrito, hablado, inmediato, diferido…) en la primera 1:1, puede evitarnos problemas a futuro.

2 — Establecer una frecuencia y duración adecuada

Sabemos que las reuniones 1:1 deben ser frecuentes e intuimos el porqué: si las hacemos muy espaciadas, perdemos el beneficio del seguimiento. Por ejemplo, si en una 1:1 detectamos que la persona no está conforme con su salario y recién volvemos a hablar sobre el tema en la próxima 1:1 dentro de 2 meses, es muy probable que esa próxima 1:1 nunca suceda porque la persona se haya ido antes.

Otro beneficio de hacerlas frecuentes tiene que ver con la duración: mientras más espaciadas tengamos las 1:1, más tiempo nos llevará cubrir los tópicos que queremos hablar, porque vamos a estar hablando sobre las cosas que pasaron en un período largo de tiempo.

Dependerá de cada manager y de cada miembro de equipo, pero tenemos que encontrar la combinación de duración y frecuencia que mejor nos sirva a ambas partes. Para empezar, cualquiera de estas opciones puede ser buena:

• Espacios 1:1 semanales de media hora
• Espacios 1:1 cada dos semanas, de una hora.

Cada 1:1 es un mundo aparte, por lo que, más allá de la duración agendada, sugiero dejar la agenda libre la hora inmediatamente posterior, por si surge un tema importante que no queremos postergar.

3 — Calendarizar con una cadencia regular

Una vez que encontramos la frecuencia y la duración que nos sirve a ambos, es una buena práctica agendar las 1:1 en el mismo día y horario, esto es lo que conocemos como cadencia regular. Por ejemplo, los martes de 10 a 11 hs cada dos semanas.

Tener agendada la 1:1 el mismo día y horario nos genera compromiso de asistir y, además, saber cuándo es. Nos permite prepararnos mentalmente: planificar los temas que nos gustaría hablar, tal vez llevar algún material de soporte para compartir, y, si nos llevamos una acción para realizar de la 1:1 anterior, tener agendada la próxima nos puede servir como deadline para completarla.

Por otro lado, tener la 1:1 agendada de esta manera, hace que la persona liderada sepa que ese es el tiempo especial que le dedicamos a ella. Esto le da previsibilidad a la relación y demuestra que nos ocupamos de esa persona.

Algo que puede ser muy útil es no agendar 1:1 regulares los días lunes y viernes (días más propensos a que haya feriados y que, aparte, suelen ser los “más pesados” en cuanto al sprint: en general los viernes estamos corriendo cerrando cosas y los lunes tenemos “muchas reuniones” como review, retro y planning).

Una vez agendadas, es importante no mover ni cancelar las 1:1 a menos que sea absolutamente necesario. Si lo hacemos, podemos estar generando una sensación de que no nos importa la persona liderada. Esta sensación puede incluso incrementarse si las cancelaciones son frecuentes. En el caso de que no quede alternativa, es conveniente avisar con tiempo y, siempre es mejor reagendar que cancelar.

4 — Elegir el lugar

Dado que las 1:1 son un espacio privado de conversación, es crucial elegir el lugar físico en dónde las realizamos para que acompañe esa característica. Si las hacemos en una sala, hay que asegurarse de que sea cómoda, sin ruido y sin distracciones externas, y hay que reservar con tiempo.

Algunas personas prefieren efectuarlas en espacios públicos, como un café. Esto está bien cada tanto para variar, pero esos sitios suelen no tener la privacidad, el silencio y la comodidad requeridos para la 1:1. Otra variación que se puede probar a veces es la de salir a caminar. Un poco de aire fresco y el ejercicio pueden ayudar en la conversación. De todas maneras, en este tipo de 1:1 perdemos la ventaja de poder tomar notas con comodidad.

Siempre es preferible hacer la 1:1 presencial (con la ventaja, por ejemplo, de poder leer el lenguaje corporal), pero la virtualidad llegó para quedarse y, eso no debe ser una excusa para dejar de hacerlas o hacerlas menos seguido. Por eso aquí les dejo algunos otros consejos para esos casos:

• Amigarse con las interrupciones: alguien que toca el timbre, un pedido que nos llega, niños dando vueltas, mascotas curiosas, conexiones inestables, etc. Está bueno tener en cuenta que esas cosas pueden (y van a) suceder.
• Elegir el mejor momento, según las franjas horarias de mayor tranquilidad de ambas casas.
• Prender la cámara es fundamental, para no perder la gestualidad por completo.
• Aunque parece evidente, mientras estamos en la 1:1 no hacer otra cosa en simultáneo (responder mensajes en el celu, estar trabajando en otra pestaña del navegador o mirar de reojo la tele), ya que eso atenta contra la escucha activa.

5 — Mantener una agenda abierta, anticipada y compartida

Una buena práctica para una agenda de 1:1 es que la misma sea abierta, anticipada y compartida:

• Por agenda abierta nos referimos a que los temas a tratar no sólo provengan del manager, sino que la otra persona también pueda colocar tópicos que le interese discutir. Al comienzo de la 1:1 se puede armar esta agenda entre ambos y priorizar los temas de manera que se vayan hablando en orden (incluso asignarles un tiempo a cada uno). De esta manera tenemos una responsabilidad compartida sobre lo que discutimos en la reunión y no se siente como una agenda impuesta por el manager.
• La agenda también puede ser anticipada, es decir, puede ir armándose antes de la 1:1. Por ejemplo, podemos tener algún documento compartido (si en algún momento del día se me ocurre un punto que me gustaría tratar, voy y lo agrego). Al ser anticipada, también nos da tiempo para prepararla: si como manager pongo en la agenda un ítem para preguntar cómo se siente con relación al proyecto, la persona puede pensarlo previamente y organizar mejor sus ideas para la charla, eliminando el factor sorpresa.
• Para que la agenda sea abierta y anticipada, tiene que estar compartida. Para esto es posible linkear el documento donde están los ítems de la agenda al invite de la reunión recurrente, así nos queda a mano en todo momento.

Si durante la reunión surge algún tema que nos gustaría tratar más adelante, podemos colocarlo en la agenda de la 1:1 siguiente. También podemos hacer lo mismo con los temas que, por tiempo, no lleguemos a tratar.

6 — Revisar previamente la agenda, las acciones y las notas

La preparación de una 1:1 incluye la revisión de lo que sucedió en la 1:1 anterior. Si realizamos 1:1 con varias personas, puede ser fácil confundirse o mezclar temas. Es por eso que una buena práctica consiste en tomarse (al menos) unos 15 minutos antes para recordar el punto desde el que vamos a retomar.

Podemos revisar qué ítems hay en la agenda, qué hablamos la última vez, las acciones pendientes y las notas anteriores. De esta manera refrescamos la charla previa y estamos más conectados con lo que va a pasar.

7 — Tomarse un tiempo para despejarse

Otra buena práctica antes de una 1:1 consiste en despejarse. Tomarse unos minutos previos para vaciar la mente de preocupaciones, estirar las piernas, cambiar el agua del mate o hacerse un café. Incluso podemos practicar mindfulness. Así vamos a estar menos cargados en la reunión y lograr estar más presentes.

Así como sugerimos no agendar otras reuniones inmediatamente después, también aconsejamos no agendar reuniones previas que terminen justo cuando empieza la 1:1. De esta manera, podemos desconectar con la reunión anterior y prepararnos mejor.

Estos tips preparatorios ayudan a que las 1:1 que tenemos con las personas que lideramos sean encuentros eficientes y generen ownership, compromiso y confianza. En el siguiente artículo de la serie, compartiremos más consejos, esta vez para ejecutar con éxito este espacio.