遠距工作的遠距溝通設計？如何成為更好的自己？給企業主管與工作者的建議？Remote Taiwan x JANDI 活動紀錄（下篇）
Remote Taiwan 分享會記錄，遠距工作與遠距管理經驗分享。如何培養信任？遠距離與自由工作者的真正意涵？團隊文化的建立與經營，如何選人？
前言（下篇）
主辦單位：Remote Taiwan
場地單位：Monospace 共同工作空間 & 三創育成
以「非程式開發者」的經驗分享出發，由兩位互為主管和員工的講者，談談彼此在 Remote 工作的配合、團隊文化的建立、溝通設計與管理方式。如何重頭建立一個遠距工作的團隊，以及如何善用遠距工作的優點，讓每個人成為更好的自己。
▍上篇：如何打造遠距團隊文化？自由工作的意義？跨國企業如何選人？
分享者：
曹凱閔（JANDI Taiwan 負責人｜全職遠距｜打造遠距團隊）
韓國 ↔︎ 台灣跨國＆國內遠距工作
現職 JANDI Taiwan Country Manager，除了本身提供的服務就是溝通協作工具外，也在團隊中推動各種遠距可能。在 JANDI 裡除了不寫程式外，包含行銷、客服、營運等什麼都做。
JANDI 是一個跨台灣、日本、韓國的跨國新創，透過更好的工具服務改善企業與團隊的協作體驗。而在極早期就跨國發展的原因，曹凱閔將在活動中分享如何建立遠距工作團隊，優化遠距會議的有效性，以及遠距協作流程經驗分享。
侯智薰（JANDI Taiwan 內容行銷｜遠距工作｜自由接案）
台灣 ↔︎ 台灣國內遠距工作＆數位遊牧民族
現為 JANDI Taiwan 內容行銷、天下文化（遠見）Podcast 內容製作，自由講者與寫手。大學期間就投入了遠距離工作，常被朋友吐槽，是個連出門玩都要帶著筆電或者平板的工作狂。
然而，Raymond 深深認為，遠距離不是一種逃離，就像網路不應該是讓人們更加疏遠，而是更加連結在一起；遠距離工作也是，如何在自律的前提下，找到合適的團隊與協作文化、適合的工具與工作流程，並且在工作與生活中找到彈性，這是 Raymond 要跟你分享的，網路時代的工作與生活新體驗方式。
Ｑ：溝通與工具的設計？
先做好個人個人管理，以及洞悉團隊需求，才是溝通與工具設計的本質。
在遠距團隊中，資訊流是最重要的事情之一。甚至可以說：主管是否能掌握營運數據、成員狀況和專案資訊，幾乎決定了遠距團隊的成敗。在 JANDI 遠距團隊中，主管 KM 要做最重要的兩件事情：「客服、蒐集資訊」。
或許讓許多人不解，為什麼主管要做這兩個看似瑣碎的工作？
首先，這裡的客服更偏向客戶成功（Customer Success），詳細的作法可以參考：行銷、業務、客服、客戶成長？新創公司如何區分 Sales, Customer Success, Marketing？事實證明，客戶成功是許多 SaaS 新創成長的重要關鍵，因此可以理解主管為何重視。但是，資訊與數據的部分該怎麼解釋呢？
主管要蒐集資訊，還要報告給成員？
在 JANDI 團隊中，主管會自己去蒐集用戶的成長數據和日常資料報告，進一步要整理成報告並提供觀點。乍看之下，這些東西看起來非常的日常瑣碎，但是蒐集數據是掌握資訊流的基礎，也是遠距工作團隊的建立基石。
管理人之前，先管理好資訊流
另一方面，遠距工作者或自由接案者在公司的定位，應該在更有創造力的事務上。JANDI 期待大家帶著自己的想法，加上目前的資料碰撞出更好的想法。
每個主管都該認清自己能力和時間有限，與其干涉成員的建議和想法，更重要的是否可以給予「邏輯」上的建議，或者說協助釐清事情的前因後果。
比方說，行銷不懂、內容不強，但是遠距工作主管要會問「為什麼」。為什麼你要決定做內容呢？為什麼是這種內容？……，透過詢問前後邏輯的一致性後，你給予的不是 「好或不好」、「是與不是」的答案，而是協助成員逐步釐清邏輯，並思考清楚做法。假設邏輯上沒有問題，任何大膽的嘗試在 JANDI 都沒有關係。
能做以上的效果，必須先掌握資訊流；而最能展現資訊流的方式，就是會議怎麼開。
Raymond：溝通需要設計，建檔留存、先閱讀再討論
雖然前篇有講到「遠距離工作者的溝通能力是剛需」，但溝通能力好不代表不需要管理上的設計。
尤其在每日匯報會議上，因為要讓每個成員了解今日的進度，讓彼此知道「其他人做了些什麼」，減少未知焦慮感（ＸＸＸ是不是這幾天都沒做事啊⋯⋯？），並且增加動力的壓力感（原來ＯＯＯ今天做這麼多事，我不能落後了。），這樣一來在匯報的設計上就十分重要。
詳細可以由下面這篇文章查看，簡單來說：
「會前文字閱讀、會中提出問題、會後紀錄，並將無法立即處理的問題，移至明日待辦事項。」
▍延伸閱讀：我們團隊如何快速有效的進行每日會議，讓資訊流通？
Raymond：每日聊天，除了理性上的資訊流通，還能建立文化
其實，每日的語音聊聊天，對我們團隊還有一個很深層的影響：「文化與情感」。這跟遠距離戀愛挺像的，固定時段的一通電話，除了讓雙方的資訊流通之外，更重要的是，聽聽聲音，說說話，讓情感與文化建立。
每天在公事的部分完畢的時候，主管 KM 永遠都是最後一個關閉通話的人，為的就是讓大家如果還有空，想要閒聊時，可以跟他聊聊天，說說工作以外的事。
就是這種細節吧，讓我們團隊很能夠信任與信賴彼此。
Ｑ：遠距工作，如何成為更好的自己、平衡？
有了自律，懂得如何運用時間，將工作賦予意義，讓生活有了動力。
如果說會期待在公司有固定的部門與職位，屬於比較希望讓工作賦予你意義；遠距工作或自由接案，則是偏向由你來賦予工作意義。兩者並無優劣，而是不同的生活選擇方式。
現今職場中的工作者，經常對於遠距工作保持夢幻的想法，卻忽略遠距工作中溝通、協作、自律、時間管理、個人品牌等，其實遠比想像中更困難。但無意勸阻你想要成員遠距工作者，而是希望在下定決心前有不同的角度。
Ｑ：從主管觀點，給想要遠距的工作者建議？
1. 工作性質集中特定範圍
遠距工作的型態在台灣仍屬前衛作法，企業甚至新創會持稍微保守的測試方法。先從容易切割出去或是權責易分的任務開始，這也就是為什麼通常遠距工作者都是「程式開發者、UI/UX 設計師、視覺設計師、社群與廣告代操、文字工作者、創意工作者」等等。以短期來說，遠距工作者還是會以上述範圍為主，如果你有意成員遠距工作者，請以上述方向嘗試。
2. 遠距工作者本身的定位
遠距工作者自己的定位是否清楚？一樣都是程式開發者，但是你有沒有特別專精的領域，或是足夠代表你的作品，要讓企業知道什麼事情可以交給你來協助。
3. 懂得協作溝通才能與業主合作
最後則是協作互動的過程，從和業主接觸、討論、面試等，這一連串的互動必須要給業主一個「我是好的遠距工作者」的印象。比方說，遠距工作者的面試通常也都是以遠距視訊為主，那麼事前的準備就是你表現「我是好的遠距工作者」的實際行為。（具體作品集、個人品牌與人脈推薦、工作態度）
Ｑ：從主管觀點，給現在企業主的一些建議？
1. 先改變企業既有的工作流程和心態
遠距工作者的選用，最直接傷害是對組織既有工作模式的衝擊，進而造成內部成員的反彈。在上一篇文章曾經提到 JANDI 遠距團隊的建立，優先考慮團隊文化的部分，其中很大的原因便是：內外部成員的契合度，對於遠距工作影響極深。
企業主不妨視這個機會為轉型的機會，藉著遠距工作的引入，嘗試推動新的雲端工具、工作流程和概念。
當組織內部沒有刺激，容易僵化，招募遠距工作者就是一個可以激發創意的低成本方法。
2. 好的遠距工作者是求來的，不是來打工的計時人員
網路時代興起，行銷、廣告、社群、內容大神輩出，而且都在傳統企業難以企及的地方。
此時，若透過人力銀行或是傳統管道，根本無法找到合適的遠距工作者。因為好的遠距工作者比獵人頭還難，還必須靠持續經營才有可能 （真的就是遠距離戀愛啊）。以 JANDI 尋找 Raymond 加入遠距團隊為例，那是長達半年以上的外包合作、互動交流後的合作。
我必須說，如果企業者是以「減少人力支出」角度來尋找遠距工作者，那麼很可惜仍停留在過去計時打工的時代。
只拿得出香蕉，就真的很難請到人才（專業強 + 溝通能力佳）。磨合幾個月後，發現很難管理，只好放棄再找下一位遠距工作者，而掉入惡性循環的圈子裡。
招募遠距工作者必須以「增加企業價值」角度去思考，這些人才你值得花時間去管理、花更多預算來留任，因為他們能帶來的遠比想像多很多。
相信我，這個時期能靠遠距工作生存下來的人，絕對都不是泛泛之輩。JANDI 遠距團隊有 Raymond 、讓狂人飛的 Syuya 和其他夥伴加入後，在自然流量、用戶數量和付費客戶都是以倍數速度增長。
「一個好的遠距工作者，值得企業主用正職甚至更高的薪水去追求。」—曹凱閔
直播回顧影片 20180729｜台中 monospace
