當遠距工作變成日常，如何保持團隊與個人效率？
新冠病毒疫情持續延燒，美國企業為了員工健康與社會安全鼓勵在家工作（Work From Home, WFH），如何建立因應對策變成了共同課題。
我所在的西雅圖位於華盛頓州，是美國爆出第一起案例的州，也是目前在美國因新冠病毒造成死亡人數最高的地方，今天稍早才頒布全州 Stay at home 命令，規定居民非必要的話避免出門。
台灣也在一週前將華盛頓州列為第三級警戒 — 國人應避免至此地區進行所有非必要旅遊，所以現在也非常不建議大家來找我玩。自從三週前美國爆出多起案例後，Amazon、Microsoft、Facebook、Google 等科技巨頭紛紛呼籲員工在家工作，我的公司在上週三也終於開始鼓勵所有員工在家工作。
雖然同樣是遠距工作，但我覺得這波企業 WFH 潮跟數位遊牧（digital nomad）所遇到的挑戰不盡然相同。
許多數位遊牧的工作是因為時區與地區的差異，在一開始就設置好遠距工作的硬體設備與心理預期。相反地，這次企業 WFH 卻是要從軟硬體都是「到公司工作」的前提下，一舉改成全體在家工作，是截然不同的考驗。
對於企業而言，如何維持團隊動能，並且延續面對面溝通的高效率，變成了多是企業共同的課題。
對數位遊牧或 freelancer 的遠距工作模式有興趣的話，可以參考理想生活設計創辦人 佐依 Zoey 的這篇文章。模擬面對面溝通的高效率
過度溝通（Over communication）
過度溝通、過度溝通、過度溝通，很重要所以要講三次。
由於時間差的緣故，遠距工作需要清楚地傳遞訊息，每次開口時都要想清楚自己是否有提供足夠的背景資料與脈絡，沒有任何細節是太細節，少透露資訊所省的時間很有可能導致連鎖效應，需要在後來花更多時間補這個洞。
視訊之必須
你有沒有過這樣的經驗：準備開線上會議時，你因為擔心自己外表邋遢、房間沒整理的模樣被老闆同事看見，變得很想只開聲音、不開視訊開會？
我先自首，能賴在床上開會真的很誘人，我有好幾次想在早上八點的會議這麼做，但公司規定必須要開視訊，而我不得不說開視訊是僅次於面對面溝通之外，最有效的討論方式。
視訊讓我們可以看到對方的表情和肢體、聽到對方說話的語氣，這些非語言溝通在無形之中更能幫助我們理解他人想傳達的訊息。
如果家裡真的很凌亂，可以使用 Zoom 的 virtual background，用照片或影片將背景遮蓋住，同時展現你的創意。
題外話：Zoom 的視訊體驗真的太棒了，就算幾十人同時在線上，對話仍然十分順暢。美股因為疫情大跌，但視訊軟體 Zoom 不跌反漲，可見大家 WFH 有多依賴它 😂即時視訊
我們公司平常開會的基本禮節是要提前正式送出視訊會議邀請，但全體改為在家工作之後，公司強調不用所有會議都事先計畫好，後設的視訊會議在 WFH 時期格外重要。
「傳訊息超過五分鐘還沒結論的話，就直接開視訊吧！」這是我們產品 VP 對於在家工作的提議，直接開視訊就像是在公司走到對方位子上詳談的感覺，避免沒完沒了地傳文字訊息，搞得像在寫千字文，浪費了許多寶貴的時間。
實況狀態
明確地在即時通訊軟體上（Slack、Teams、Chime 等）標示自己的狀態，無論是有空、會議中、還是進食中，只要你在五分鐘之內不能及時答覆，就應該花兩秒將狀態更新。
這可以省去同事們猜測你是否有空的認知負載，也模擬了在公司辦公時可以走去看一下對方在不在位子上的行為。
社交活動
人是社會動物，雖然我們為了疫情必須進行社會疏離（social distancing），企業還是要想辦法將非正式的社交文化帶到線上，增進同事之間的感情與交流。
例如，我們產品團隊每週都舉辦一場線上午餐敘，讓團隊成員可以邊吃飯邊閒聊，分享待在家遇到的趣事，或是對於疫情會不會影響公司的擔憂。
我們也有嘗試更具主題性的活動，像是利用前面提到的 Zoom virtual background 進行競賽，開會時比賽誰的背景最有創意。
我目前看過西雅圖市容、公司辦公室的照片、新冠病毒植株放大圖、自家寶寶的照片、自家產品畫面等，最大贏家是錄下本人在背景裡走來走去的影 片😂
維持個人生產力
把衣服穿好
我以前一直認為，在家工作的好處除了避開通勤之外，最棒的一點就是我不用為了妝扮自己而傷腦筋，可以整天素顏穿著睡衣睡褲過日子，好不快活。
但是真正開始固定在家工作後，發現整理儀容對我來說是提升專注力與生產力最簡單有效的啟動儀式。
起床後打理好自己可以產生觸覺與視覺的差異，讓我們在腦中將「打扮好的自己」與辦公狀態連結在一起，幫助我們更容易在工作與私人生活之間做切換。
當然，這不代表你要穿著正裝、西裝筆挺地在家裡走動，而是要從中找到最適合你的平衡。像我在家也懶得化妝、戴隱形眼鏡，也偏好穿質地比較柔軟寬鬆的衣服，既可以享受在家工作的舒適感，又可以提醒自己的大腦要開始工作了。
就當作是要穿給你家的貓貓狗狗小朋友看的也好，透過穿衣服創造開始嶄新一天、一切準備就緒的感覺。
在家裡設置工作空間
跟穿衣服一樣，透過在家中設置專屬的辦公空間，將工作與日常生活區隔開來，對心態轉換上有極大幫助。
就算家裡沒有辦公房，也可以自行劃分出辦公的空間，例如將餐桌清乾淨、安置上工作需要的用品，規定除了午餐時間之外，這張桌子就是你的辦公桌。
如果跟我一樣是在科技產業工作，外接螢幕是辦公必需品，有些企業會鼓勵員工把辦公室的大螢幕搬回家裡以提高生產力，還有聽說過臉書員工連椅子都搬回家的傳聞。
這方面我還滿幸運的，家裡本來就有書房/辦公房，趁這次機會將辦公桌清理了一遍，只留下必用品包含桌燈、螢幕、衛生紙、水杯、筆記本、筆、耳機、音響，其他東西一律當作雜訊，挪出視線範圍之外。
很多人沒有在家辦公的習慣，一不小心就變成在沙發上甚至床上工作，剛開始可能覺得這樣比坐在椅子上舒服多了，但久而久之因為姿勢不正確而導致腰痠背痛，對肩頸脊椎都不是很好。
另一方面，由於我們平常在這類環境下所做的大多是娛樂休閒性質的活動（睡覺、看電視、滑手機），現在要我們將躺在沙發上或床上切換成工作模式，對大腦來說是種負擔，平日的生活慣性令人更難專注在眼前的公事上，一鬆懈就可能再也抓不回專注力了。
固定上班時間
在家工作的挑戰之一就是常常會覺得時間很彈性、可以隨便使用，早上沒會議的話就晚點起床，下午再多補工作幾小時不就好了嘛！
但是拖延的心理壓力其實很大，放著該做的事情不做、等到晚上才火燒屁股，在家工作省去的時間反而害你徹夜加班的話那就本末倒置了，所以千萬別覺得晚一點可以來補現在的時間，就寅吃卯糧。
對我來說很有用的方法是在每天的一開始，提早十五分鐘坐到位子上，準備心情、整理思緒、寫下代辦事項、安排事項先後緩急，清楚知道自己今天接下來的任務之後，才穩穩地開始新的工作天。
小結
老實說，我熱愛在家工作，對於像我這樣的內向者而言，在家工作除了省去通勤時間之外，更重要的是工作時不會因為一些突發的社交活動而感到焦慮，讓我能夠更加專注、心無旁騖地思考。
疫情截至目前為止還沒有平息的跡象，需要在家工作的時期可能會比想像中還要長，如何維持企業的運轉順利以及高效率是社會人要共同面對的挑戰，希望分享的這幾個訣竅可以幫助大家度過 WFH 的時光。
請一起保持健康安全！
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