10 conseils pour améliorer vos Rétrospectives agiles
Animer une réunion de rétrospective n’est pas une chose facile. Comment répondre à vos attentes et à celles des participants ? Comment éviter l’ennui et la répétition ? Tout simplement, comment faire en sorte que les gens ressortent en se disant : “Nous faisons en sorte que la situation s’améliore”. Voici une liste de 10 conseils facile à mettre en oeuvre qui devrait vous aider lors de votre prochaine rétrospective.
A Propos de l’Auteur: Maxence est avant tout un passionné de technologie qui aime mettre ses compétences au service de l’équipe, pour construire des produits fortement valorisés par les utilisateurs. Il a récemment décidé de lancer Retrolution une suite d’outils afin d’aider les facilitateurs de rétrospectives dans leur mission
1: Préparez et planifiez
Un premier conseil qui peut paraître évident, mais qu’il est toujours utile de rappeler : La planification est l’étape principale vous permettant d’assurer une rétrospective utile et efficace. C’est lors de celle-ci que vous vous poserez les questions telle que “Qu’est ce que j’attend de cette rétrospective”. Évidemment, en fonction du type de rétrospective — d’itération, de release, de projet, … — , des personnes présentent et du temps alloué, le déroulement de votre rétrospective ne sera pas le même.
Une bonne structure de rétrospective suivra la structure en 5 phases décrites dans “Agile Retrospectives: Making Good Teams Great” de Esther Derby et Diana Larsen. Prenez-le temps de comprendre cette structure, elle vous accompagnera dans la durée.
En plus d’une bonne préparation votre rétrospective, par exemple en sondant en avance les participants, gardez bien en tête qu’il sera possible de modifier votre plan de rétrospective durant celle-ci en fonction du contexte. De plus essayez de réfléchir à l’avance à comment adapter vos activités afin de maîtriser votre timing.
Bonne nouvelle, avec le temps et l’expérience, ainsi qu’en utilisant les conseils suivants, la préparation prendra moins de temps.
2: Expliquez la démarche
Tout comme tout autre réunion, une réunion de rétrospective où les participants manquent d’implication et s’ennuient, aura un impact négatif sur la productivité et le moral des participants.
Pour éviter cela, une astuce est de bien faire comprendre aux participants que la rétrospective est le meilleur moment pour discuter et améliorer le travail quotidien. En d’autres terme on cherche à Optimiser le fonctionnement de l’équipe.
La rétrospective est le meilleur moment pour discuter et améliorer le travail quotidien
La rétrospective se place dans un cycle itératif d’amélioration continue. C’est le moment de faire le point sur la situation donnée et décider de modifications dans le fonctionnement de l’équipe. On peut alors décider de continuer certains point, ce qui constitue généralement la majorité implicite, d’encourager certains comportements présents, de décourager certains comportements présents, mais également d’en introduire de nouveaux.
En faisant une analogie avec l’Intelligence Artificielle et les mathématiques, nous comprenons bien la notion d’optimisation de l’équipe en jouant sur différents critères, ou neurones.
Evidemment, et ce n’est pas toujours chose facile, il faudra faire adhérer l’équipe à cette volonté de changement dans l’idée d’amélioration.
3: Définissez un objectif
Nous l’avons vu précédemment, la démarche derrière la réunion de rétrospective est l’amélioration du fonctionnement de l’équipe. Dans un cadre Scrum, tel que décrit dans le Guide Scrum :
Le Scrum Master encourage l’équipe Scrum à améliorer, dans le cadre de travail Scrum, son processus de développement et ses pratiques afin de les rendre plus efficaces et agréables pour le prochain Sprint
Pour ma part, je considère que si dans un premier temps ou dans une position de facilitateur non intégré à l’équipe, il faille garder un objectif flou tel que décris dans le Scrum Guide, il est intéressant par la suite de faire des rétrospectives avec un objectif précis et définis à l’avance.
Ainsi, après une deadline manquée, il sera intéressant d’organiser une rétrospective spécifique afin de comprendre toutes les raisons de ce retards, faire réfléchir l’équipe sur ce qu’elle aurait pu faire pour mieux prévenir celui-ci, et décider d’actions afin d’éviter que la situation ne se reproduise.
Sans allez dans cette exemple extrême et lié à une longue période, vous pourrez décider de cibler la rétrospective sur un ou deux éléments marquant de la période. D’une manière générale, si vous sentez en amont que les discussions de la rétrospective risquent de converger vers un sujet central, il peut être préférable de définir en amont ce sujet comme thème de la rétrospective. Parce que vous l’aurez préparé, cela vous évitera de vous sentir débordé.e et permettra d’avoir une discussion plus constructive.
4: Adoptez une posture basse
Même si vous proposez un agenda, organisez les discussions et éventuellement définissez le thème des discussions, attention, ce n’est pas vous la star de la réunion; bien au contraire. Plus que d’animateur, votre rôle est bien celui de facilitateur. Vous donnez les consignes, écoutez, aidez à reformuler et regrouper les idées, mais en aucun cas ne jugez, décidez et très rarement proposez.
On appelle ceci avoir une posture basse. Vous n’êtes pas ici dans cette réunion le sachant, mais bel et bien celui qui crée le cadre permettant l’auto-organisation de l’équipe.
C’est pour cette raison qu’il est souvent très difficile en tant que Manager, chef d’équipe ou encore chef de produit d’animer de bonnes rétrospectives: Vous êtes à la fois juge et partie. Hormis les structures avec une véritable bienveillance et forte confiance entre les membres, et où le travail et donc le cadre de la rétrospective est clairement segmenté, je déconseillerais cette double position.
5: Prenez le temps nécessaire
Une erreur classique de l’organisation des rétrospectives est de ne pas prendre suffisamment de temps. Si vous souhaitez que vos réunions soit qualitatives, ne rognez pas là dessus. C’est peut-être le conseil Numéro 1.
Actuellement la plupart des équipes ne prennent pas suffisamment de temps pour leur rétrospective. En faites-vous parties ? C’est simple, si vous utilisez une seul activité, du type Starfish ou similaire, c’est le cas. Mais heureusement, vous lisez cet article ;-)
Le guide Scrum propose des rétrospectives de 3H pour des itérations d’un mois. Pour des itérations de deux semaines, tels que j’observe régulièrement, prévoyez 90 ou 120 minutes. Il est utopique d’espérez faire un bonne rétrospective en 1H avec 10 participants. Croyez moi, j’ai essayé.
Evidemment, adaptez le temps de la rétrospective en fonction de la période d’itération et du nombre de personnes impliquées.
6: Utilisez des Liberating Structures
La plupart des guides des rétrospectives vous parleront d’activités à utiliser pour vos rétrospectives. Les activités ont l’avantage d’être ludiques, prêtes à l’emploi, et pour certaines, visuelles. Au delà des activités, souvenez-vous que le but de la rétrospective est d’écouter tout le monde, d’aligner les membres de l’équipe et de les amener collectivement à mener des actions.
Pour cela, utilisez lors de chaque rétrospectives des Liberating Structures. Derrière ce terme se cache des formats d’exercices et ateliers permettant à chacun de s’exprimer et d’itérer sur les idées émises.
Lorsque vous utilisez, adaptez ou même concevez une activités essayer d’utilisez et mixer ces structures libératrices. Elles vous permettront d’impliquer tout le monde, même lors de rétrospectives avec plus de 8 personnes.
7: Effectuez une méta-rétro
Un conseil présent dans “Agile Retrospectives: Making Good Teams Great”, et que j’ai déjà abordé dans l’article “Alimenter la boucle de rétroaction” : à la fin de la rétrospective, prenez le temps de recueillir du feedback sur la rétrospective qui vient de se dérouler.
Cette simple action vous aidera à vous améliorer, ajuster vos rétrospectives à l’équipe, et aidera à ancrer la culture du feedback et de l’amélioration continue.
8: Décidez d’actions SMARTs
Généralisable en dehors de la rétrospective, la prise d’action SMARTs — pour Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définies — est une solution qui augmentera durablement l’utilité de vos réunions.
Ce cadre de pensé vous permettra d’éviter de sortir de réunions avec des actions floues ou pire encore, le sentiment que la seule utilité de celle-ci a été de planifier la prochaine.
Il s’agit véritablement d’un fondement important, sur lequel les deux prochains points de cet article reposent.
Une autre astuce : limitez le nombre d’actions prise lors de chaque rétrospective. Le but est bien d’itérer et d’apporter les changements au bon rythme, pas de perturber votre organisation toutes les 2 semaines.
9: Planifiez et donnez de la visibilité à vos actions
Les actions décidées en rétrospectives seront à effectuer lors de la prochaine itération. Celle-ci peuvent être spécifiques à un moment donnée. Par exemple, l’équipe peut décider d’aborder un sujet précis lors de la prochaine rétrospective. Il faudra dès lors modifier l’agenda de celle-ci, ou par exemple définir un rappel lors de celle-ci afin de ne pas oubliez ce point.
Si l’on ne peut pas définir en avance à quel moment précis l’action devra être effectué, une solution efficace consiste à intégrer ces actions sous la forme de tâches dans la prochaine itération.
Enfin, le changement demandant du temps et de la répétition, il peut-être utile d’afficher dans l’espace de travail les actions de la période, ou encore de les rappeler avant chaque rituel. Ce sont les mêmes solutions que certaines équipes utilisent pour ancrer et garantir de respect des valeurs et accords de travail propres à l’équipe.
10: Assurez le suivi de vos actions
C’est l’ultime conseil de cet article, mais surtout le conseil ultime pour garantir la pérennité des changements et de votre équipe; C’est également le point principal de l’article Alimenter la bouche de rétroaction : Assurez le suivi de vos actions.
La rétrospective sert à prendre des décisions permettant d’essayer d’améliorer le cadre de travail, dans un environnement qui plus est changeant. Il est alors fondamentale d’évaluer le résultat de ces actions et de décider de la suite à y donner. Nous en revenons ici au point numéro 2, celui de la démarche d’amélioration continue.
Pendant la rétrospective, après l’introduction mais avant d’entamer des discussions plus globales, faites un les actions prises précédemment. Il faudra parfois revenir sur des actions prises plusieurs itération précédentes, et ne pas se contenter de ne parler que de l’itération courante. Cela vous aidera à projet l’équipe dans le long terme, et rappeler le chemin parcouru.
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Bonus: Détendez-vous
Parce que tout bon classement contient un bonus, en voici un, rien que pour vous: Détendez-vous.
Suivre tout ces conseils peut paraître lourd. Vous comprenez l’intérêt mais n’avez pas le temps de creuser chaque sujet ? C’est normal, ne vous inquiétez pas. Si c’est votre cas, n’essayez pas de faire parfait dès vos premières rétrospectives. Concentrez-vous sur les 5 premiers points de cet article, et faites-vous confiance. C’est cette même confiance qu’il faut construire au sein de l’équipe pour que ses membres aient envie d’avancer ensemble.
Ne cherchez pas dès les premières rétrospectives à trouver des solutions miracles. Expérimenter d’abord avec des petits changements. Et enfin, n’oubliez pas que vous êtes également amené à vous améliorer. Comme chaque membre de l’équipe, vous avez le droit à l’erreur.
