Hatékonyságnövelő eszközök modern könyvelők számára

5 trükk, ami megkönnyítheti könyvelőirodád működését

Mindennapi kihívások

Egy könyvelő napjai jelentős részét fordítja olyan teendőkre, melyek akár sokkal kevesebb időt is rabolhatnának az életéből. Telefonos konzultációk ügyfelekkel, ütemtervek készítése, adminisztrációs feladatok ellátása, az iroda operatív irányítása, a munka szervezése minden könyvelőiroda számára jól ismert problémák. Néhány egyszerű, de hatékony segédeszköz használatával nemcsak megkönnyíthetők ezek a folyamatok, de átláthatóbbá és egyszerűbbé is válnak. A produktivitást növelő eszközöket nem csupán ajánlott használni, de kötelező is, ha meg akarsz felelni az egyre növekvő elvárásoknak és az élesedő piaci versenynek!

Cikkünkben 5 olyan eszközt ajánlunk figyelmedbe, amikkel megkönnyítheted a munkafolyamataidat és ezzel a hétköznapjaidat is:

TIPP 1: Trello /Munkaszervezéshez, folyamatok követéséhez

A Trello egy rendkívül egyszerű és átlátható feladatrendszerező és szervező program, ami könnyűvé és szórakoztatóvá teszi projektjeid nyomon követését. Ráadásul az alapverzió — ami bőven megfelel egy könyvelőiroda mindennapjaihoz — ingyenes. A program alapnyelve angol, de magyarul is elérhető.

A Trello Board egy webalkalmazás, ahol feladataidat, munkafolyamataidat oszlopokba rendezve, egyszerűen tudod követni. A módszer alapja az autógyártásból ismert KANBAN módszer!

Az eredeti kanban-rendszert (Kanban-System) 1947-ben a japán Toyota Motor Corporation-nél Taiichi Ohno fejlesztette ki. Az oka nagyon egyszerű volt: az amerikai versenytársakhoz képest elenyésző volt a Toyota produktivitása.(Forrás: Wikipedia)

A Trelloban, mint a kanban rendszerben, projekteket hozhatsz létre (BOARD). A projekteken belül listákat készíthetsz, a listákhoz pedig kártyákat tudsz hozzáadni, majd a kártyákat szabadon tudod mozgatni egyik listából a másikba.

Például, ha létrehozol egy Éves zárás nevű Boardot, akkor abban létrehozhatsz különböző listákat, melyek a zárási folyamatokat fogják jelölni sorban. (pl: 0. Cégeim 1. Minden felkönyvelve, 2. Vevő-szállító egyeztetés, 3. Adófolyószámla egyezőség, 4. Adókalkulációk, 5. Beszámoló összeállítás, 6. Ügyfél aláírta, elfogadta, 7. Benyújtás)

Az első listához (Cégeim) hozzáadod az összes cégedet, ezek lesznek a kártyák. Amikor egy feladattal kész vagy, egy adott listából áthúzod a következőbe, így folyamatosan nyomon követheted hogyan áll a zárási folyamat.

A program szépsége, hogy nem csak Te látod ezeket a Boardokat, hanem mindenki, aki hozzá van rendelve. A kártyákon üzeneteket hagyhatsz, további feladatlistákat hozhatsz létre, és egy sor egyéb funkciót is kipróbálhatsz. (címkézés, szűrés, stb)

TIPP 2: Slack / A hatékonyabb irodai kommunikációhoz

A hatékony csapatmunka és villámgyors kommunikáció elengedhetetlen a pénzügyi szektorban. Szerencsére mindez könnyedén megvalósítható a Slack segítségével, ami egy olyan csevegőprogram, ahol témakör szerint indíthatsz beszélgetéseket, amikbe meghívhatod az adott projekten dolgozó munkatársaidat is! Így úgy tudtok könnyen összedolgozni, hogy nem zavarjátok vele a többieket. A Slackben nem csak az ötleteiteket és észrevételeiteket oszthatjátok meg egymással, hanem fájlokat, linkeket, programrészleteket is a rengeteg beépített pluginnek köszönhetően. A program egyenlőre csak angol nyelven működik.

TIPP3: MailChimp / Az ügyfelekkel való csoportos levelezéshez

Az ügyfelekkel való kapcsolattartás fontos napi teendője egy könyveléssel és pénzügyekkel foglalkozó vállalkozásnak.

A MailChimp egy olyan hírlevélküldő rendszer, amit átlagos felhasználóként is könnyen kezelhetsz, ráadásul havi 12.000 levélig teljesen ingyenes! Ez az egyik legkönnyebb és legalkalmasabb eszköz arra az esetre, ha gyorsan kell tájékoztatnod az ügyfeleidet egy általános információról.

Ezen kívül a MailChimpet nem csak kapcsolattartásra használhatod, hanem új ügyfelek szerzésére, valamint e-mail marketing kampányokra is! A program angolul érhető el, de nagyon egyszerű használni.

TIPP4: R!port / V-ADÓ/ Accloud: Az ügyfelek teljes körű tájékoztatásához

A R!port az V-Adó és az Accloud olyan felhőalapú webes szolgáltatások, melyek átláthatóvá és könnyen emészthetővé teszik a könyvelési adatokat ügyfeleid számára, így azoknak nem főkönyveket kell nézegetniük, amikor cégük helyzetét akarják elemezni.

Mind könyvelőként, mind cégvezetőként könnyebbséget jelent, ha egyszerűen és közérthetően tudjátok átnézni és megbeszélni a könyvelési tételeket, valamint a cég eredményeit.

Mindhárom program különböző felfogásban de egyaránt könnyen értelmezhető kimutatásokat és jelentéseket készít, melyek segítenek az ügyfelek számára megérteni a cégük pénzügyeiben zajló folyamatokat. A lenti ábra például egy R!PORT által generált havi vezetői jelentés egy oldala. (A lenti adatokhoz például a főkönyvön kívül semmilyen egyéb adatra nincs szükség a könyvelés részéről)

Ezen programok használatához általában valamilyen könyvelési adatra van szükség, ami könyvelő programodból egyszerűen kinyerhető, így nincs szükség arra, hogy excelekkel bajlódj.

A R!PORT és a V-ADÓ főkönyvi adatokból dolgozik, az Accloud az ún. audit xml fájlokkal. Mindenki eldöntheti, milyen mélységű adatot akar ügyfelének szolgáltatni, de egy biztos, bizonyos idő elteltével ügyfeled kevesebbet fog kérdezni és nem főkönyvek értelmezéséhez fogja a segítségedet kérni, hanem valódi kérdéseket tesz fel.

A R!PORT-ban a jelentéskészítésen kívül üzleti tervezés, sőt hitelkalkuláció is elérhető, illetve számos más olyan — akár adózással kapcsolatos — funkció, ami valóban megkönnyíti egy könyvelőiroda feladatait.

Az V-Adó nevű program legfontosabb központi eleme az adózási értesítők kiküldése, számos ponton integrálták rendszerüket az ÁNYK-val és a magyarorszag.hu-val így az államtól való visszaigazolások is biztosítva vannak.

Az adózási értesítők szerkesztése mindkét programban manuális, bár a Riportban lehetőség van file feltöltésekre, ami nagyon megkönnyíti az adatrögzítést.

Az V-Adó programjában fenti funkciókon felül megjelennek kezdeményezések a könyvelők időmenedzsment kezelésével kapcsolatban is.

Mindhárom program magyarul is elérhető, és mindegyikük egyértelmű előnyeiken túl hihetetlen jól szerepelnek eladási helyzetekben, például mikor új ügyféllel tárgyalsz.

TIPP 5: SurveyMonkey / Ügyfél elégedettség méréshez

Nem árt, ha időről időre tudod, mit gondolnak rólad ügyfeleid.

A SurveyMonkey-val egyszerű kérdőíveket tudsz készíteni, mellyel akár ügyfeleid elégedettségét is tudod mérni. A program alapfunkciói ingyenesek, de csak angol nyelven érhetőek el. A kérdőíveket azonban magyarul is ki lehet küldeni. A válaszokat egyszerűen elemezheted, így fontos következtetéseket tudszlevonni irodád működésével kapcsolatban.