Hatékonyságnövelő eszközök modern könyvelők számára I.

Eszközök melyekkel megkönnyítheted könyvelőirodád működését (frissítve: 2019–04–26)

Mindennapi kihívások

Könyvelőként időd jelentős részét fordítod olyan teendőkre, melyek sokkal hatékonyabban is elvégezhetőek mai modern eszközök használatával. Ezeket a produktivitást növelő eszközöket nem csupán ajánlott használni, de kötelező is akkor, ha meg akarsz felelni az egyre növekvő elvárásoknak, az élesedő piaci versenynek és az egyre súlyosabb munkaerőhiánynak.

Új jelenség, hogy a szinte naponta felbukkanó új programok között nagyon nehéz választani. Ez megterhelő és átmenetileg pont a produktivitás ellen hat, de ezeket az időszakokat sajnos át kell vészelni. Ebben a cikkben megpróbáltuk összeszedni a legjobb vagy legtöbbet használt megoldásokat. A sorozat további részében pedig adunk majd néhány támpontot, hogyan érdemes lavírozni az egyre bővülő kínálatban.

A bemutatott eszközöket a következők szerint csoportosítottuk:

• 1. tranzakciós könyvelést segítő alkalmazások (adatrögzítés, automatizálás)
• 2. munkahelyi kollaborációs eszközök
• 3. ügyféllel történő kapcsolattartás, együttműködés
• + 1 :olyan megoldások, melyet ügyfeled használ elsősorban, de Te is profitálhatsz belőle

1. Tranzakciós könyvelést segítő alkalmazások

Ezt a csoportot nagy “tumultus” és szerencsére rengeteg magyar megoldás tarkítja. A csoport szereplőinek bemutatása rövid lesz és inkább a mennyiségre koncentrálunk. Mindenkihez csak pár mondatot írtunk, ha véletlenül még nem ismered őket látogasd meg honlapjukat.

1. Billcity a rocksztár — optikai karakterfelismerés és gépi tanulási módszerekkel szállítói számlák nagytömegű felismerése és kontírozása, havonta 80.000 számla körül dolgoznak már fel. Közelgő PSD2-es szabályozás miatt dolgoznak banki kontírozás automatizálásán is.
2. Automatik.hu — webes felületen automatikus kontírozás több adatforrásból. Központban a banki / pénzügyi tranzakciók feldolgozása szinten bármilyen adatforrásból. Sok ügyfelük van, ügyesek.
3. DO-Q-MENT Green Archive — papírmentes iroda, dokumentumok tárolása, hitelesítése, digitalizálása. Szintén OCR kezdeményezések adatfeldolgozáshoz. Könyvelők körében annyira még nem elterjedt, de érdemes a megoldásra szintén figyelni.
4. autokata — Számlázz.hu könyvelői hozzáféréssel katás könyvelőprogramként is használható kisegítő alkalmazás, online számlaadatok feldolgozása, katás egyéni vállakozók nyomtatványainak automatikus ÁNYK XML előállítása, adózási értesítők teljes automatizálása.
5. IMA könyvelőprogram — kicsit kilóg a sorból mert nem “periféria” megoldás, hanem könyvelőprogram. Számos automatizmus és a felhőalapú szolgálatás miatt viszont itt a helye. Új szolgálatásukkal az autocontroll-al beszálltak a vezetői adatvizualizáció bizniszbe is. Ezt API megoldásuk és a Microsoft Power BI összekapcsolása tette lehetővé (Itt utalnánk régóta létező digitalizációs térképünkre. A térkép szélén elhelyezkedő külföldi szereplőkkel kapcsolatban (Tableau, PowerBI, Roambi)

I. Eszközök a munkahelyi kollaborációhoz

1. Trello /Munkaszervezéshez, folyamatok követéséhez

A Trello egy rendkívül egyszerű és átlátható feladatrendszerező és szervező program, ami könnyűvé és szórakoztatóvá teszi projektjeid nyomon követését. Ráadásul az alapverzió — ami bőven megfelel egy könyvelőiroda mindennapjaihoz — ingyenes. A program magyarul is elérhető.

A Trello Board egy webalkalmazás, ahol feladataidat, munkafolyamataidat oszlopokba rendezve, egyszerűen tudod követni. A módszer alapja az autógyártásból ismert KANBAN módszer!

Az eredeti kanban-rendszert (Kanban-System) 1947-ben a japán Toyota Motor Corporation-nél Taiichi Ohno fejlesztette ki. Az oka nagyon egyszerű volt: az amerikai versenytársakhoz képest elenyésző volt a Toyota produktivitása.(Forrás: Wikipedia)

A Trelloban, mint a kanban rendszerben, projekteket hozhatsz létre (BOARD). A projekteken belül listákat készíthetsz, a listákhoz pedig kártyákat tudsz hozzáadni, majd a kártyákat szabadon tudod mozgatni egyik listából a másikba.

Például, ha létrehozol egy Éves zárás nevű Boardot, akkor abban létrehozhatsz különböző listákat, melyek a zárási folyamatokat fogják jelölni sorban. (pl: 0. Cégeim 1. Minden felkönyvelve, 2. Vevő-szállító egyeztetés, 3. Adófolyószámla egyezőség, 4. Adókalkulációk, 5. Beszámoló összeállítás, 6. Ügyfél aláírta, elfogadta, 7. Benyújtás)

Az első listához (Cégeim) hozzáadod az összes cégedet, ezek lesznek a kártyák. Amikor egy feladattal kész vagy, egy adott listából áthúzod a következőbe, így folyamatosan nyomon követheted hogyan áll a zárási folyamat.

A program szépsége, hogy nem csak Te látod ezeket a Boardokat, hanem mindenki, aki hozzá van rendelve. A kártyákon üzeneteket hagyhatsz, további feladatlistákat hozhatsz létre, és egy sor egyéb funkciót is kipróbálhatsz. (címkézés, szűrés, stb)

2. Slack / A hatékonyabb irodai kommunikációhoz

A hatékony csapatmunka és villámgyors kommunikáció elengedhetetlen a pénzügyi szektorban. Szerencsére mindez könnyedén megvalósítható a Slack segítségével, ami egy olyan csevegőprogram, ahol témakör szerint indíthatsz beszélgetéseket, amikbe meghívhatod az adott projekten dolgozó munkatársaidat is! Így úgy tudtok könnyen összedolgozni, hogy nem zavarjátok vele a többieket. A Slackben nem csak az ötleteiteket és észrevételeiteket oszthatjátok meg egymással, hanem fájlokat, linkeket, programrészleteket is a rengeteg beépített pluginnek köszönhetően. A program egyenlőre csak angol nyelven működik.

II. Ügyféllel történő kapcsolattartás, kollaboráció

1. MailChimp / Az ügyfelekkel való csoportos levelezéshez

Az ügyfelekkel való kapcsolattartás fontos napi teendője egy könyveléssel és pénzügyekkel foglalkozó vállalkozásnak.

A MailChimp egy olyan hírlevélküldő rendszer, amit átlagos felhasználóként is könnyen kezelhetsz, ráadásul havi 12.000 levélig teljesen ingyenes! Ez az egyik legkönnyebb és legalkalmasabb eszköz arra az esetre, ha gyorsan kell tájékoztatnod az ügyfeleidet egy általános információról.

Ezen kívül a MailChimpet nem csak kapcsolattartásra használhatod, hanem új ügyfelek szerzésére, valamint e-mail marketing kampányokra is! A program angolul érhető el, de nagyon egyszerű használni.

2. R!port / V-ADÓ Az ügyfelek teljes körű tájékoztatásához

Ezt a két programot együtt mutatjuk be, mert első ránézésre nem, aztán nagyon hasonlítanak egymáshoz, aztán újra nem. Egyszóval érdemes őket egymás mellett bemutatni.

A R!port az V-Adó olyan felhőalapú webes szolgáltatások, melyek átláthatóvá és könnyen emészthetővé teszik a könyvelési adatokat ügyfeleid számára, így azoknak nem főkönyveket kell nézegetniük, amikor cégük helyzetét akarják elemezni.

Mind könyvelőként, mind cégvezetőként könnyebbséget jelent, ha egyszerűen és közérthetően tudjátok átnézni és megbeszélni a könyvelési tételeket, valamint a cég eredményeit.

Mindkét program különböző felfogásban de egyaránt könnyen értelmezhető kimutatásokat és jelentéseket készít, melyek segítenek az ügyfelek számára megérteni a cégük pénzügyeiben zajló folyamatokat. A lenti ábra például egy R!PORT által generált havi vezetői jelentés egy oldala. (A lenti adatokhoz például a főkönyvön kívül semmilyen egyéb adatra nincs szükség a könyvelés részéről)

Ezen programok használatához általában valamilyen könyvelési adat kell, ami könyvelő programodból egyszerűen kinyerhető, így nincs szükség arra, hogy excelekkel bajlódj, ha egy főkönyvi alapú tájékoztatást akarsz elkészíteni.

A R!PORT és a V-ADÓ főkönyvi adatokból dolgozik. A V-ADÓ kliens programokkal azonnal frissíti az alkalmazást, a R!PORT-ban a főkönyveket importálni kell.

Az V-Adó nevű program legfontosabb központi eleme az adózási értesítők kiküldése és menedzselése, számos ponton integrálták rendszerüket az ÁNYK-val és a magyarorszag.hu-val így az államtól való visszaigazolások is biztosítva vannak. Az V-Adó programjában fenti funkciókon felül megjelennek kezdeményezések a könyvelők időmenedzsment kezelésével kapcsolatban is. A kicsit hagyományosabban működő könyvelő irodák kedvence a program.

A R!PORT-ban a jelentéskészítésen kívül üzleti tervezés, sőt hitelkalkuláció is elérhető, illetve számos más olyan — akár adózással kapcsolatos — funkció, ami valóban nem feltétlenül a könyvelőiroda folyamatait könnyíti meg, de lenyűgözi ügyfeledet. A program cégátvilágításokban, ügyfeled exitre történő felkészítésében szinte kikerülhetetlen.

+1 tipp

A VIKI-t használó könyvelők kedvenc funkciója a nyugta visszaigazolás. Erre a problémára nem olyan régen egy új cég is színre lépett, ők a SkyCont, érdemes megnézni őket, fiatal, agilis és törkevő csapat.

3. SurveyMonkey / Ügyfélelégedettség méréshez

Nem árt, ha időről időre tudod, mit gondolnak rólad ügyfeleid.

A SurveyMonkey-val egyszerű kérdőíveket tudsz készíteni, mellyel akár ügyfeleid elégedettségét is tudod mérni. A program alapfunkciói ingyenesek, de csak angol nyelven érhetőek el. A kérdőíveket azonban magyarul is ki lehet küldeni. A válaszokat egyszerűen elemezheted, így fontos következtetéseket tudszlevonni irodád működésével kapcsolatban.

+ 1 kategória + Ügyfélprogramok

Azért raktuk a végére, mert talán a legismertebb könyvelőirodai hatékonyság növelő megoldások a “nagyobb” szolgálatatók jól bevált könyvelést segítő okosságai.

Már rengeteg könyvelő importál számlákat számlázó programokból, ezért ez nem új, inkább néhány fontos eligazító pontot szeretnénk kiemelni, melyek talán újdonságok.

1. “Nagy” online számlázó programok

Mindenki fel tud sorolni legalább 3–4 nagy online számlázót melyek ügyfeleink előszerettel használnak. Számlázz.hu, Billingo, OTP eBiz, BizXpert, Innvoice satöbbi satöbbi. A mondandónk, véleményünk és jó tanácsunk csak annyi:

• Mindegyik program kiemelten kezeli a könyvelőket és nagyon fontos piacként tekint rájuk, ezért szinte kötelező megismerni és használni a megoldásaikat
• Ezeket a számlázókat mindannyian nagy szereplőknek tartjuk, mert régóta ismerjük őket, de igazán nagy szereplővé az elmúlt években a Számlázz.hu vált. Közel 130.000 felhasználójával nemcsak piaci értelemben, de fejlesztés-kapacitási, szakmai és innovációs értelemben is egyértelmű piac vezető az online számlázási piacon. Ezért jó szívvel tanácsoljuk, hogy minden megoldást először érdemes ott megnézni. A cikk elején említett “keresem a jó megoldást, de melyik közül válasszak” problémát, az ebből adódó átmeneti hatékonyság veszteségeket jól tudod optimalizálni, ha olyan szereplő felé tartasz, aki nagy és komolyan veszi az üzletét.
• OTP eBiz, fiatal és törekvő csapat óriási tőkével a háta mögött. Bár nehéznek tűnt az indulás, rengeteg meglepetést okozhatnak még, ezért érdemes az ő megoldásaikat is figyelni.
• A Billingo valószínűleg a második legismertebb online számlázó program. A program főleg esztétikai megjelenése miatt a fiatalabbak vállalkozók körében nagyon népszerű.

2. RLB/ CASHBOOK

A RLB a könyvelők kedvenc programja. Több éve harangoztak be ők ,illetve az SBA Group Zrt. egy megoldást, mely megváltja a számviteli világot és a könyvelő és vállakozó közötti szakadékot végérvényesen betömi. A megoldás eddig váratott magára, de idén már elérhető a CashBook. Jelenleg nem nagyon látjuk át mit tud és mit nem, hiszen nagyon kevés kommunikáció érhető el a cég részéről a programmal kapcsolatban, de érdemes figyelni mi történik a CashBook háza körül.

3. QUiCK

Szintén a Riport Applications pár hónapos fejlesztése a QUiCK, mely vállalkozóknak, cégeknek készült és szállítói számlák érkeztetésére alkalmas eszköz, gyakorlatilag a Billcity “céges” megfelelője. Könyvelői szempontból azért érdekes, mert létezik olyan export struktúrája, mely betuszakolható könyvelési programokba. Így ha ügyfeled igényes a számláidra, akkor nagyon tiszta adatforrást importálhatsz könyvelési rendszeredbe.

Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk. Itt tudsz feliratkozni hírlevelelünkre.