Könyvelőirodák a koronavírus korában

Gyakorlati útikalauz túlélőknek III.

A rázósabb részek után, a befejező írás egy nyugodt gyalog-galopp. A korábban vázolt digitalizációs alapokból három témakör maradt.

• kommunikáció járvány idején a munkatársakkal
• gyorsított kommunikáció ügyfeleinkkel,
• hasznos és ingyenes digitális megoldások listája.

1. Azonnal találj megoldást arra, hogy munkatársaiddal naponta tudj online érintkezni.

Miért fontos ez?

Könyvelőiroda vezetőként, a homeoffice most hirtelen bevezetésével egyszerre egy csomó előnnyel szembesülhetünk.

Egyrészt nyugi van. A könyvelés, az ügyfélkommunkációt leszámítva egy elmélyült munka. Az ügyfélkommunikáció most ritkult, de minimum megváltozott a szerkezete. A könyvelésnek meg valójában jót tesz az otthoni környezet. Nem véletlen, hogy rengeteg a piacon az “egyszemélyes könyvelőiroda”.

A kommunkációs és projektkövetési eszközök, melyekre később hivatkozunk robbanászerűen terjednek majd a következő pár hónapban. Ezekkel az eszközökkel a távolból is hatékonyabban lehet dolgozni, sőt egy kicsit hatékonyabban, mint eddig. Egyszóval hatékonyság és nyugi, márcsak az alacsony költségek hiányoznak.

Vagy mégsem? Érdekes lehetőség,(és egyben fenyegetettség is) ahogy a szemünk előtt formálódik, miként bizonyos kulcsmunkavállalóink, (főleg a szeniorok és a y-generáció) szintén jól érzik magukat az otthoni munkavégzésben. Vajon ellen tudunk-e majd állni annak a gondolatnak a járványügyi helyzet végén, hogy a jogszabályok követése mellett, de ők valójában katás alvállalkozók is lehetnének. Ez egy elhúzódó gazdasági válság mentén kulcsfontosságú stratégiai lépés is lehet az iroda eredményességét tekintve.

De délibáb is ez a nyugodtság több szempontból. Egyrészt nem mindenkire igaz, hogy otthon jobban érzi magát. “Az elmagányosodás például valós probléma, főleg a kollegiális kapcsolatok szűnnek meg, illetve alakulnak át. A nagyon fontos és építő szakmai kommunikáció a kollegákkal elmaradhat. A megritkuló személyes érintkezést a családi vagy a baráti kapcsolatok pótolhatják, életszakasztól függően. Változó persze, hogy ez kit hogyan érint, de vannak kockázatok.”

“Az otthonról végzett munka ezen kívül még a szokásosnál is kevesebb fizikai mozgással jár, hiszen szinte egész nap fel sem állunk a saját asztalunktól. Ez többeknek okoz mozgásszervi panaszokat, elhízást, így törekszenek rá, hogy sporttal, több közbeiktatott szünettel kompenzálják a szinte abszolút mozdulatlan munkavégzést. Ehhez kapcsolódik egy másik hátulütő is: sokkal inkább hajlamosak a túlórára a munkatársak, ha a maguk urai, mint ha egy munkahelyen ülnek. Többeknek szinte figyelmeztetniük kell magukat, hogy tartsanak szünetet, álljanak fel a géptől.” (Béládi Olívia, 2018)

Ahhoz, hogy ezeket a problémákat már most, az átmeneti időszakban kezeljük a következő javaslataink lennének.

• Konferencia beszélgetések: Nem maradhatnak el a napi egyeztetések. Kezdhetjük akár ezzel a napot, de be is fejezhetjük ezzel. “Virtuális meeting előtt a kezdeményezőnek illik napirendet (agendát) küldenie. Ez az idő hatékony felhasználásban is segít” Veszelszki Ágnes
• Eszközök, amivel ingyenesen lehet nagyobb irodáknak is együtt kommunikálni. Google Hangouts, DiscordApp, akár Skype, de nagyon stabil videokonferencia alkalmazás a Zoom) (A Discordról annyit érdemes megemlíteni, hogy lehet elsőre fura lesz, de annak ellenére, hogy gamereknek készült, professzionálisan lehet vele feladatokat is kezelni csapatokban. Mi például az autokata fejlesztése kapcsán az ügyfelektől származó hibákat, kéréseket és ennek az összehangolását a fejlesztőkkel már kizárólag a discordban végezzük, és higgyétek el több mint 3000 katás esetén, van elég ügyünk)
• online belső Facebook csoport, hogy ne csak a szakmázás legyen. Nagyon jól tud elsülni egy adhoc járványügyi belső csoport, ahol nem kell feltétlenül szakmázni. Mindig van valaki, aki kicsit aktívabb. Ráépítve érdemes a korábbi kollegiális beszélgetéseket is lefolytani, érdeklődni ki hogy van, satöbbi. A mozgáshiányos állapotok leküzdésére érdemes, ha vezetőként Te kapacitálod a csapatot, hogy aktívabb mozgásvégzésre. Fiatalabb munkatársaknál, akár céges heti rendszerességű sportkihívásokat is el lehet indítani.
• Hatékonyságnövelő eszközök. Rengeteget beszéltünk már a Trelloról és társairól, ezért most nem fogjuk ezt tenni. A lényeg inkább az, hogy a több munkatárssal, több ügyféllel rendelkező irodák esetén most érdemes bevezetni felhőalapú folyamatmenedzsment eszközöket. Ezekkel egyszerűen követhetitek, hogy a korábbi operatív folyamatok otthonról, hogyan végződnek el. Ezekben az eszközökben az a közös, hogyha jól építed ki, akkor minden kollégád sokkal jobban és nagyobb előszeretettel fogja most használni, mint bármikor máskor. Szinte kényszeressé tud válni az otthoni környezetben hogy hangot adjunk arról, hogyan haladunk. Ezek az eszközök ehhez tökéletesek.

Találj megoldást gyors, tömeges információ közlésre alkalmas digitális csatornákra.

Világválság fenyeget, melyet azonban a világ sem fog annyiban hagyni. A kormányok, a világszervezetek egyre több enyhítést, gazdaság élénkítő csomagot fognak bejelenteni, melyek akár naponta változhatnak. Az első kérdés az intézkedésekkel kapcsolatban mindig hozzád fog jönni. Tarthatalan lesz a telefonálgatás ebben a közegben, hiszen az információk sokszor gyorsak és bizonytalanok. Magyar könyelőként bajnokai vagyunk a gyors törvényi változásokhoz való adaptálódásnak, de most olyan jön, amitől még mi is kapkodni fogjuk a fejünk.

Alapvetően három fontos eszköz lehet ennek a helyzetnek a menedzselésére, melyek közül egyik sem állja meg igazán a helyét önmagában, inkább kiegészítő módon tudják egymást támogatni.

• Céges blogok. Ha van weboldalad, kérdezd meg, aki csinálta, hogy tud-e hozzá biggyeszteni egy blogmotort is. Gyorsan és lehetőleg ingyen. Majd mutassa meg, hogyan tudsz ott cikkeket létrehozni. Levelek és értesítők helyett itt érdemes inkább a tartalmakat megszerkeszteni. Ha nincs weboldalad, akkor számos olyan ingyenes tartalomszolgáltató van, akinél regisztrálhatsz fiókot és saját céges megjelenésed alatt el tudsz kezdeni cikkeket írni. Amit most olvasol, az is pontosan egy ilyen blog.
  Fontos! Most egyáltalán nem valami könyvelőknek szóló marketing cikket olvasol! Egyetlen oka, hogy ezt ajánlottuk, hogy a válsághelyzetben gyorsabban tudj kommunkálni és ne kelljen egész nap a telefonon csüngened, minden esetben, amikor a kormány bejelent valamit. Szintén probléma lehet, hogy a homeoffice-ban otthon ülő kolléga, vajon milyen rendszerességgel veszi fel a telefont, hogyan tudod ezt kontrollálni? Nem lenne jó, ha az a kevés nyertes ügyfél is, aki marad, azért menne el, mert pont most nem kap válaszokat. Akkor, amikor tényleg az élete múlik rajta.
• Ha vannak cikkeid, akkor egy nagyon értékes dolgot kaptál. Egy url-, vagy weblap címet. Az url azért elképesztően értékes, mert bárkinek elküldöd, az látja. Sőt olyan is láthatja, akinek nem küldöd el. Erre a példa ismét a Facebook csoport. Igenis lehet professzionálisan egy belső Facebook csoportot létrehozni ügyfeleknek. Sőt, most azt is el lehet mondani, hogy nem azért hozod létre, mert megőrültél és brandet kezdesz építeni a legnagyobb cirkusz közepén, hanem azért, mert minden változásról itt adsz információt, hiszen nincsen másra energia. A telefont ezzel letudtad, vagy jóval kevesebb kérdést kapsz ezután. Ha nagyon jól írod meg azt a pár sort, akkor pedig ha mégis telefonálnának, akkor a jó kérdéseket kapod majd.
• Ennél kicsit talán kultúráltabb a vállalati hírlevél. A hírleveleknek az az előnye, hogy tömegesen, jó hatékonysággal lehet elküldeni az információkat a címzetteknek. Mindezt úgy, hogy nem 240x küldesz egy emailt, hanem egyszer küldesz el egy emailt, amit 240 ember kap meg. A hírlevelekbe is linkelheted cikkeidet, de ha mégsem csinálsz céges blogot, akkor itt is megszerkesztheted az információkat, melyeket ügyfelednek eljuttatnál. Stabil ingyenes levelező rendszerek közül az egyik legjobb szerintünk a Mailchimp, de sajnos magyarul nem tud. Magyar programok közül talán a legelterjedtebb a Webgalamb.

Keresd az ingyenes megoldásokat.

Különösebb komment nélkül felsoroljuk a mostanában ingyenessé vált, vagy eleve ingyenes megoldásokat, melyek segíthetik vagy a Te, vagy az ügyfeleid munkáját. Ezt a listát a járványügyi helyzet alatt folyamatosan bővítjük majd. ABC sorrendben haladunk alapvetően, de a legfontosabbat az elejére tettük

👉Viruscontact: Értesülj róla, ha olyan felhasználó közelében jártál az elmúlt 14 napban, aki igazolt COVID-19 fertőzést jelentett be magáról. Hamarosan elérhető! RTL interjú az alkalmazásról

Adócampus FB csoport: Könyvelői eszközök használatára specializálódott oktatási platform, akik FB csoportjukban egy csomó értékes tartalmat ingyen osztanak meg.

Billingo Támogatói Program könyvelőknek: Könyvelő vállakozásoknak ingyenes számlázó fiók, minden számlázó funkcióval.

Cégjelző — kiterjedt céginformációs rendszer, három hónapig teljesen ingyenes prémium eléréssel Céginfó és a Cégfigyelés szolgáltatásaikhoz bármely kérvényező vállalkozásnak. A lehetőség igénybe­vételé­hez két dologra van szükség.
1️⃣ Regisztrálj a https://cegjelzo.com oldalon egy fiókot.
2️⃣ Írj a korona@cegjelzo.hu címre egy üzenetet, ahol igényeled 3 hó­napos, ingyenes szolgáltatás.

Ingyenes könyvek: Mérföldkő lehet a koronavírus-járvány a hazai digitális könyvpiacon: 12 kiadó közel 15 ezer könyvét teszik hétfőtől elérhetővé a járványhelyzet miatt, soha ilyen gazdagságban nem lehetett a neten legálisan olvasni friss, magyar nyelvű szakkönyveket.

Mailchimp: Nagyon komoly funkcionalitással és jó kézbesítőképességgel rendelkező hírlevél rendszer, mely ugyan nem tud magyarul, de 2.000 kontaktig ingyenes.

modernkonyveles.com — bár itt ingyenes termék jelenleg nincs, folyamatosan próbálják a legjobb árakat kicsikarni a megoldás szállítóktól. Egyelőre kis választék, de az ígéretek alapján folyamatosan bővül.

RIPORT Home Office Támogatás: R!PORT (főkönyvi alapú riportok készítése és adózási értesítők kiküldése) teljesen ingyen a járvány végéig, a meglévő ügyfeleknek is. QUiCK fiókok ingyenesen könyvelőknek, + egyedi kedvezmények.

Számlázz.hu KSZI rendszer a #free csomagban is: Ingyenes fiókkal is létrehozható olyan fiók, mellyel a Számlázz.hu központi számlainterfészéhez hozzá lehet férni. Azért van jelentősége, mert nemcsak az ügyfél kimenő számláit lehet így egyszerűen megkapni, hanem az adóalanynak kibocsátott más Számlázz.hu-s fiókból származó szállítói számlákat is. Ezt egyébként az ingyenesség miatt elég trükkösen ki lehet használni annak is, aki nem a Számlázz.hu-val számláz, hiszen elég csinálni egy ingyenes fiókot, és már meg is vannak a neki kibocsátott számlák egy része.

Smartbooks Home Office Támogatás: felhőalapú SMARTBooks könyvelőprogram pénzügyi modulja vállalkozásoknak 2020. március 25-től 90 napig ingyenes. A hozzátartozó könyvelői rendszer számára a SMARTBooks Könyvelés 60 napig díjmentesen elérhető.

Trustchain — online szerződéskötésekre alkalmas eszköz, megfelelő és jogszerű ügyfélazonosítási procedúrákkal. A digitális aláírás náluk most a járványügyi helyzetre való tekintettel április végéig ingyenes.

Trello — felhőalapú hatékonyságjavító eszköz. Rengeteg funkciója eleve ingyenes.

témalezárva :) Vigyázzatok magatokra.

Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk. Itt tudsz feliratkozni hírlevelelünkre.