Könyvelőirodák a koronavírus korában

Gyakorlati útikalauz túlélőknek I.

Figyelem: A bejegyzés több helyen nyers ,akár bántó lehet, de a cikk megírását saját üzleti céljainkat jóval felülíró, őszinte, jó és segítő szándék vezérelte. Még véletlenül sem akarunk senkit megbántani, sőt..

Mai napig a legolvasottabb az a 2017-es a cikkünk, mely digitalizáció exponencialitásáról értekezik.

A koronavírus terjedése exponenciális, akárcsak a digitalizáció. Miért ne használhatnánk éppen ezért ugyanazt a modellt, ha szeretnénk legalább megpróbálni megérteni, hogy mi is történik körülöttünk.

Sőt tovább megyünk. Miért ne használhatnánk a koronavírus elleni küzdelemben egy másik exponenciális folyamatot magát a digitálizációt, hogy megvédjük a körülöttünk lévőket és saját magunkat?

Ne próbáld meg kitalálni, mi fog történni. Egyszerűen csak küzdj!

Az exponenciális folyamatok az elején mindig megtévesztőek. Az exponenciális görbe deceptív (korai, megtévesztő) szakasza becsap minket, mert alacsony számokról indul, viszont iszonyatos és állandó növekedési ütemmel változik.

Lineárisan gondolkoztunk az emberiség történetének nagyrészében, ezért agyunk nehezen fogja fel ezt a görbét. Konkrétabban: nem értjük ezt a növekedést és az elején nem is hisszük el.

Hiába küldenek minket otthonainkba, hiába “szkrollozzuk” már szinte függőként egyre negatívabb hírekért a telefonunkat, legelőször bevásárlóközpontokba megyünk, hogy betárazzunk. A több ezer emberrel történt “együtt vásárlás” után, mikor tele otthon a kamra, akkor pedig össznépi “dzsemborinak” fogjuk fel a karantént és hamarosan a gyerekekkel a szabadba megyünk, hiszen olyan szép az idő.

Bográcsozunk, biciklitúrákat szervezünk, szépkorúként csak legyintünk és továbbra is az utcára járunk, hiszen még csak 25,50,75 megbetegedés van az országban, Olaszország pedig messze van.

Képtelenek vagyunk megérteni azt a pontot, ahol a folyamatok elszabadulnak és az exponenciális görbe a diszruptív, azaz romboló szakaszba vált és sóval beszórja azt a környezetet, amiben eddig éltünk.

Az első tanács: Maradj otthon! Küldd haza munkatársaidat. Lehetőleg minden nap hívd fel a szüleidet, és az elképzelhető legbunkóbb Facebook bejegyzéseket reggelente olvasd be nekik szépen lassan telefonon! (még akkor is, ha fáj)

Ezután…. Nyugodj le! Valójában több időd lett, nem kevesebb!

Mikor a családodat végre biztonságban tudod, akkor nyisd ki az ablakot, nézz ki rajta. Szívd be az egyre tisztább levegőt, amit a socialdistancing (egyszerűbben: önkéntes karantén) okozott! Merülj el egy pillanatra a csöndben. Még az is elképzelhető, hogy madárcsicsergést hallasz. Ekkor gondolj arra, hogy valójában — még ha sajnálatos okok miatt is történt — , egy sokkal lelassultabb világban lehetsz egy pár hétig, de lehet, hogy sajnos egy pár hónapig is. Ezt, — az egyetlen cikkben található pozitív- gondolatot erősen ragadd meg, mert baromi fontos lesz a túlélésben és a következő pontok helyes értelmezésében.

Szelekció

Minden diszruptív (romboló) folyamatnak, minden válságnak van egy csomó vesztese, de az energia megmaradás törvénye miatt valójában egy csomó nyertese is.

Ha túl vagy a biztonsági intézkedéseken és a saját magad megnyugtatásán, akkor eljött az ideje, hogy kitaláld, hogyan válhatsz nyertessé egy gyökeresen megváltozott világban.

Vajon hogyan biztosítod továbbra is a családodnak a megélhetést? Hogyan véded ki azt az ütést, ami a többséget sajnos érinteni fog, egy vélhetően súlyos gazdasági válság miatt.

Néhány talán nagyon antipatikus gondolat jön most, de miközben olvasod, gondolj arra, hogy több mint valószínű, hogy valódi gazdasági túlélővé kell válj a következő hetekben:

Gondolatok a szelekcióhoz

1. Minden erődet az első pillanatokban kintlévőségeid begyűjtésére összpontosítsd. Az az ügyfél, aki most a korábbi díjaidat nem tudja fizetni, azzal problémád lesznek a továbbiakban. Ők már sajnos nem az ügyfeleid, neked viszont tartalékokra lesz szükséged.
2. Gondold végig a teljes ügyfélportfoliódat, kiket érhet súlyos veszteség, és kik lehetnek nyertesek? Készíts erről azonnal jegyzetet.
3. Vannak olyan ügyfeleid, akiket régóta problémásnak gondolsz? Itt az ideje megválni Tőlük, mert ha jól gondolkoztál eddig róluk, akkor sajnos a vesztesek közé fognak tartozni, ezért jelen esetben teljesen felesleges velük foglalkoznod.
4. Válaszd ki azokat, akiket nyerteseknek gondolsz és próbáld kitalálni, hogy a következő időszakban milyen segítségre lesz szükségük Tőled, a könyvelőjüktől. Készülj ezekre, számolj és már most kezdd el kommunikálni, milyen módon segítesz nekik a jövőben.
5. A beszállítóidat is szelektáld. Itt viszont nem arról van szó, hogy szórd ki őket, inkább próbáld feltérképezni, kinek vagy kulcsfontosságú és ott talán nagyobb kedvezményeket is kicsikarhatsz. Kedvezményt azonban mindenhol kérned kell, ez nem szégyen. Ismét a túlélésről van szó, 3–5% is jelentőségteljes lehet, a kedvezmények együttes hatása pedig akár döntő.

Lehetséges koronavírus ellenszer: a teljes digitalizáció

Ha mostanában olyan gondolatok jártak a fejedbe, hogy jó lenne ha a kormány kitolná az online számlabekötések július 1. időpontját későbbre, akkor nyugodtan adhatsz egy képzeletbeli legyintést magadnak és akár kezdd el fogalmazni a peticiót hosszú indoklási szakasszal, melyben honatyáinktól azt kéred, hogy lehetőleg már április elsején vezessék be, hogy a 100.000 Ft alatti számlákról is legyen adatszolgálatatás.

(Nyilván senkit nem fog most érdekelni a peticiód, sőt az online bekötések sem érdekelnek most senkit). Mégis, hogy miért pont ezt az egyébként valós példát hoztuk fel a digitalizáció melletti érvelés mellett, azt itt találod:

• Mert simán elképzelhető, hogy nem fogod tudni a nyertesek anyagait a korábbi módszerekkel lekönyvelni.
• Nem tudsz majd venni minden munkatársadnak otthonra egy nyomtatót.
• Lehetséges, hogy nem tudsz majd egy munkatársat sem beküldeni az irodádba, hogy átvegye a postát.
• Nem fogod tudni a házadhoz küldött összes szatyrot lefertőtleníteni.
• Lehet, hogy a nyertesek között nincs olyan vállalkozó aki, a következő pár hónapban személyesen akar veled találkozni, mert szintén túl szeretné élni a járványügyi helyzetet.
• Sajnos kevés most, hogy VPN-nel eléred a gépeidet, ha nincs anyag, amit könyvelhetsz.
• Minden fenti problémának megoldása pont az lenne, ha a könyvelési anyagok digitalizáltan érkeznének hozzád, melynek egyik (közel sem a végső) fontos állomása az adatszolgáltatás, ami egyébként nem fog áprilisban megtörténni, sőt valószínűleg júliusban sem….

Tehát nincs más eszközöd, csak a teljes, önkéntes digitalizáció.

“Erre most nincs idő.” “Túl nehéz!” “Már próbáltam, nincs egy jó megoldás!” “Kit válasszak?” “de hát ez mennyibe kerül?” “hiszen csak 80%-át ismeri fel az adatoknak, így nem lehet dolgozni.” “Beolvassa-e helyesen az RLB-be?”

Ezek azok a gondolatok, melyeket most sajnos el kell felejtened. Menj vissza az első pontra, kezdd újra a cikket és közben gondolkozz el azon, hogy azok a könyvelőirodák, akik az elmúlt évben a félig működő megoldásokat választották, és sokszor panaszkodtak, most mekkora sebességgel száguldoznak a nyertesek klubjába, digitalizált számlaképpel két képernyőn otthonról, miközben valószínűleg ezzel a lépéssel akár életeket mentenek meg.

Digitalizációs alapok

A cikk hamarosan elkészülő folytatásában egy csomó “kézzel is fogható”🤔 segítséget fogunk adni, hogyan indulj el ebben a világban. Most azonban álljon itt néhány alapvető stratégia, hogyan kezdjünk saját digitalizált karanténukat kialakítani: (nem azért mert digitalizálni akarunk, hanem mert erre kényszerített ez a helyzet)

1. Haladéktalanul állíts át mindenkit könyvelői fiókkal rendelkező online számlázóra. Itt nincs többet kérdés, nincs gondolkozás. Csak olyan ügyfeled lehet, aki erre képes. Nem érdekes, hogy van-e telefonja, nincs telefonja, ki tudja-e nyomtatni vagy sem? Ha nem tudja ezeket a helyzeteket megoldani, akkor vele sajnos most nem tudsz foglalkozni. Lehetsz humánus. Szeretetheted, sőt akár később, mikor lesz erre megfelelő alkalom támogathatod, és támogatnod is kell, de a Te vállalkozásodnak most ő nem lehet része, mert mostantól túlélésre rendelkeztél be.
2. Nincs fizikai anyagátadás. Nagyon sok ügyfél már eddig is kérte, hogy hadd küldje emailben az anyagokat. Számos jogos oka volt annak, hogy ragaszkodtál ahhoz, hogy ez ne így legyen, de ezt most átmenetileg felejtsd el. Sőt kezdd el fogalmazni azokat a leveleket, melyekben megkéred ügyfeleidet, hogy kizárólag szkennelt anyagokat fogadsz el.
3. De ennél még messzebb is mehetsz. A nyertesnek gondolt ügyfeleknek fehívhatod a figyelmét arra, hogy kevesebbet kell szkennelniük, ha saját szállítóikat is átállítják arra a gyakorlatra, hogy számláikat elektronikus formában küldjék meg, vagy online számlázókat használjanak.
   Ez most nem lehetőség! (Pár nappal a járványügyi helyzet után a vezető ételkiszállítók futárai szkafanderben az ajtód elé rakják le az ételt, majd elrohannak (contacless delivery/érintésmentes szállítás).) Te mégis szatyrokból akarod válogatni a papírokat továbbra is? Nem fog menni, és úgy tűnik veszélyes is.

Egy vállakozás levele szállítóihoz

4. Azonnal találj megoldást arra, hogy munkatársaiddal naponta tudj online érintkezni. Nem elég, hogy hazaküldted a kollégáidat, tartanod kell bennünk a lelket. Csak az első hetekben lesz jópofa a “homeoffice”, de az otthoni izolált munkavégzésre nem mindenki képes. A lehető leggyorsabban kell “kultúrává” váljon az, hogy távolból is beszéltek, egyeztettek és együtt vagytok. Válaszd ki a legjobb csatornát és válassz úgy, hogy az megfelelő legyen az ügyfelekkel való kommunikációra is.

5. Találj megoldást gyors, tömeges információ közlésre alkalmas digitális csatornákra. Világválság fenyeget, melyet azonban a világ sem fog annyiban hagyni. A kormányok, a világszervezetek egyre több enyhítést, gazdaság élénkítő csomagot fognak bejelenteni, melyek akár naponta változhatnak. Az első kérdés az intézkedésekkel kapcsolatban mindig hozzád fog jönni. Tarthatalan lesz a telefonálgatás ebben a közegben, hiszen az információk sokszor gyorsak és bizonytalanok. Magyar könyelőként bajnokai vagyunk a gyors törvényi változásokhoz való adaptálódásnak, de most olyan jön, amitől még mi is kapkodni fogjuk a fejünk. Facebook csatornák, blogok, vállalati hírlevelek kellenek masszívan és itt is a “nevelés”.

Meg kell értenie az ügyfélnek, hogy egy pár perce bejelentett járulékcsökkenés után nem tudsz azzal foglalkozni, hogy mi lenne ha egy egymilliós fizetéssel egy turisztikai cégbe jelentené be magát, vagy bányászként felvenné a taxisok teáorját.

Konzisztens digitális csatornákra lesz szükséged, másképpen esélyed sincs és egyik napról a másikra azon találod majd magad, hogy könyvelői facebook csoportok falain öntöd ki dühöd, többi dühös társaddal együtt.

6. Keresd az ingyenes megoldásokat. Jól felfogott üzleti érdekből és humánus meggondolásokból egyaránt, sok digitális eszközöket gyártó szoftvercég átmenetileg ingyen adja szolgálatásait. Figyelj ezekre, használd ki a lehetőséget, mert fontos, hogy most ne a költségeid szaporítsd.

A cikk következő részében részletes listát adunk a fenti pontokhoz, segítve, hogy minél hamarabb elindulhass a hatékony ellenszer kifejlesztésében. Folytatjuk…..

Folyt.köv.

Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk. Itt tudsz feliratkozni hírlevelelünkre.