Könyvelőirodák a koronavírus korában

Gyakorlati útikalauz túlélőknek II.

A cikksorozat első része erős negatív kritikákat is kapott. Ez alapvetően három okból történhetett, melyek mindegyike fontos lesz a későbbiekben:

1. Egyelőre gyökeresen más véleményen vagyunk, mint a könyvelői társadalom “aluldigitalizáltabb” csoportja, akiknek egyébként jelenleg írásaink szólnak. Sokan közülük például a cikk megírásával egyidejűleg arra próbálnak hiteles forrást találni, hány nap alatt múlik el a papírról a koronavírus. (Ez egyébként, — őszintén szólva — egy abszolút racionális stratégia, annak ellenére hogy sokak szerint egy ismeretlen vírus esetén veszélyes).
2. Egyelőre más véleményen vagyunk, mint a könyvelői érdekvédelmi szervezetek nagyrésze. Itt olvasható például, hogy a Minősített Könyvelők Egyesülete, miként gondolkozik a válságról. Ők rendkívűli felhívásukban többek között kifejezetten kérik a júliustól bevezetendő online adatszolgálatás elhalasztását, miközben előző írásunkban mi úgy gondoltuk, pont az előrehozott bevezetés lenne a leghatásosabb védelem családunknak és vállakozásainknak a szakszerű otthonmaradásra.
3. Egyelőre elég cudar és ijesztő az egész helyzet ahhoz, hogy üzleti vállalkozásként morális kockázatok nélkül megússzunk provokatívabb írásokat. A végtelenségig lehetne filozofálni azon, hogy pontosan az üzleti érdekeiket hajhászó digitalizáló vállalatok a felelősek ezekért a humánkatasztrófákért és semmi más nem történik, csak az, hogy a természet visszavág. Mikor eljön az ideje, foglalkozni is kell hasonló morális kérdésekkel, de most egy pillanatra a kritikusok pörgessék vissza élményeiket, amikor az irodában elmegy a net, vagy nem működik a webes ügysegéd és képzeljék el azt a helyzetet, ha nem sociadistancing-ről beszélnénk, hanem “online socialdistancing”-ről. Mi történne például, ha egyik napról a másikra lekapcsolnák a netet. Vajon milyen gazdasági károk és humán problémák keletkeznének egy ilyen helyzetben? Vajon, ha egy internet nélküli világban azt kérnék, hogy mindenki maradjon otthon két hetet és lesz újra net, akkor hány emberrel több venné komolyan, és maradna otthon reszketve, hogy holnap nem írhat ki valamit egy Facebook csoportban, nem instázhatna?

Undorító írás!

Szóval fertőzünk tovább…

Az egónkat már korábban kint hagytuk a vírusos utcákon. Így gondolja bárki provokációnak, vagy gerillamarketingnek írásainkat, mi különösebb energiafecsérlő kesztyűfelvétel nélkül továbbra is egyeten feladatra koncentrálunk: a digitalizáció vírusszerű terjesztésére. Hogy miért?

• Még csak a gazdasági válság elején járunk, de már most napról napra nő azon hírek száma, melyben láthatjuk, ahogy a digitálizáció segítségével küzdenek a vírus gazdasági hatásai ellen. Legyen ez akár konkrét járványügyi intézkedés, mint Dél-Korea nyomkövetési gyakorlata (jelenleg a leghatékonyabb járványügyi intézkedés a koronavírus ellen), vagy akár olyan társadalmi kezdeményezés, mint Hack The Crisis Hungary, ahol magyar fejlesztők állnak hadrendbe azért, hogy a vírus okozta negatív társadalmi hatásokat nagymértékben minimalizálják.
• Könyvelőként, vállalkozóként a megmaradt ügyfeleket továbbra is szeretnénk kiszolgálni, de még ennél is fontosabb, hogy otthon maradjunk az egészségügyi rendszer összeomlásának megakadályozása és szüleink védelme érdekében.
• Nemcsak mi szövegelünk. A nyertes vállalkozói csoport hasonló okokból már egy hete elkezdte átállítani magát a digitális csatornákra. Egy hét múlva, — a következő ÁFA előtt — file-okkal fognak elárasztani minket és nem szatyorral. Ezt a pillanatot pedig felkészülten kell várnod.
• Mivel békeidőben az átlagos vállalati kapcsolataink száma valószínűleg jóval elmarad az átlagos napi fizikai kontaktusaink számától, ezért most mindent meg kell tennünk, hogy jobb hatékonysággal fertőzzük vállalati kapcsolatainkat a digitalizációval, mintahogy a COVID-19 teszi ezt a körülöttünk lévőkkel.
• Egyelőre a kritikáknál sokkal több dicsérő, támogató szót és hívást kaptunk, melyben könyvelők a további javaslatokat és lehetséges megoldásokat várják tőlünk is.

És ezt meg is tesszük. A következő két cikkben az általános stratégiákon túllépünk. A korábbi írás tematikai egységei mentén olyan konkrét megoldásokat mutatunk be, melyek gyorsíthatják a válságkezelést. (Ezúton kérünk minden olvasót, ha tud olyan megoldást, amit nem soroltunk fel, de fontos, hogy itt legyen, akkor írjon a hello@riport.app email címre és soronkívül módosítjuk a cikket.)

Digitalizációs alapok

1. Haladéktalanul állíts át mindenkit könyvelői fiókkal rendelkező online számlázóra.

Az első és legfontosabb javaslatunk a korábbiakban ez volt, a miérteket itt találod.

Ma az ország két legelterjedtebb online számlázója a Számlázz.hu és a Billingo. Rajtuk kívül számos program elérhető, de a két legelterjedtebb megoldás bemutatása “könyvelői szemszögből” most bőven elég. A lenti összehasonlításból pontosan látni fogod, mire érdemes figyelned, ha egy harmadik számlázó lesz számodra szimpatikus, vagy ha az ügyfelednek mégis megjön a kedve és saját magának választana. Mégegyszer fontos hangsúlyozni, hogy most nem klasszikus összehasonlítást végzünk most. Kizárólag arra koncentrálunk, hogy a jelenlegi válsághelyzetben, annak menedzselésében Te könyvelőként milyen paraméterek mentén hozd meg az a döntést, amit egyébként vírus nélkül is július környékén meg kellett volna tenned.

Azonosságok a két programban könyvelői szemüvegen keresztül:

• mindkettő NAV-kompatibilis és kommunikál az adóhatósággal;
• mindkettőben van könyvelői hozzáférésre alkalmas fiók; (Ha ügyfeled valamiért fizetős csomagot választana, akkor is hozzáférsz díjmentesen az adataihoz. Ezt jelenti ez a fiókjogosultság)
• mindkettőben vannak olyan lekérdezések, mellyel a vevői számlákat jó eséllyel egyszerűen be tudod varázsolni a könyvelőprogramodba könyvelés nélkül. (Ezeket könyvelői integrációknak nevezi mindkét program. A Számlázz.hu oldala ezzel kapcsolatban itt, a Billingo-é pedig itt. Ha nem menne a könyvelés nélküli beemelés, akkor pedig bármelyik könyvelői szakmai csoport segít.)
• mindkét szolgáltatónal fontos célcsoport vagy könyvelőként, ezért valószínűleg lesznek neked szóló támogató “akciók” a járvány idején; (lásd a cikksorozat hamarosan megjelenő új részében az ingyenes megoldásoknál)
• mindkét programnak van ingyenes verziója is;
• mindkét program mindent tud, ami egy számlázás során az ügyfeleddel megeshet. (Persze lehet, hogy erre az ingyenes csomagok már nem lesznek alkalmasak, ezért ha az ár a döntő érdemes a funkciólistákat előtte átnézni)
• Egyik program sem kezel készletet, de Számlázz.hu és Billingo-integráció is működik a Munkalapkezelo.hu-val, amiben van raktár- és készletkezelés!

Miben különböznek ezek a programok a Te szempontodból:

• a Billingoban a felhasználó kiadásait is rögzítheti, melynek használhatósága könyvelőként számodra korlátozott lehet, de sokkal-sokkal több most a semminél, hiszen így szállítói számlákhoz is digitalizáltan juthatsz hozzá.
• A Számlázz.hu-ban a felhasználó nem rögzítheti a kiadásait, viszont más Számlázz.hu fiókból az ügyfél számára kibocsátott számlák megjelennek a programban. Az így keletkező adatokat szintén tudod exportálni, mely komoly segítség lehet az adatfeldolgozásnál. Mivel a Számlázz.hu közel 200.000 regisztrált vállalkozással rendelkezik, ezért meglepően sok ilyen bejövő számlával fogsz találkozni, hacsak nem külföldi beszállítói vannak ügyfelednek. A funkció fontos segítség lehet a mostani helyzetben a vállalkozónak is, mert ezeket a szállítói számlákat már nem kell digitalizálja (lásd következő fejezet). A funkció csak fizetős csomagban érhető el, de jelenleg van ezzel kapcsolatos kifejezetten könyvelőknek szánt ingyenes megoldás, melyről bővebb információt szintén majd a következő írásban találsz.
• Mindkét számlázó foglalkozik banki integrációkkal is, ez pedig kitágítása a digitális adatoknak, amivel otthonról főzhetsz. Jelenleg a Számlázz.hu-nak van ún. AISP engedélye és már működő megoldása, mellyel a fizetettségi adatot is automatikusan (félautomatiksan) rávezeti a vevői számlára. A funkció a K&H és a Magnet Bankkal működik, de ez a helyzet hamarosan változni fog. Bár ennek a funkciónak elsőkörben az ügyfél fog jobban örülni, de mivel jelenleg csak a Számlázz.hu-nak van az MNB-től származó engedélye banki adatok kezelésére, valószínűleg a hagyományos könyvelőprogramok is innen akarnak majd adatot. (Röviden: a könyvelőprogramodba hamarosan megjelenhetnek automatikus banki tételek is. Ez persze csak a jövő.) És ha már jövő, a Billingo is épp tervezi összekapcsolódni összesen 9 hazai bankkal hasonló okokból, ezt jelenleg nem MNB engedély mentén teszi, hanem egy nemzetközi partner segítségével. A megoldást következő negyedévre ígéreték.
• A Számlázz.hu környékén van olyan felhőalapú könyvelőprogram is, ami mind a szállítói, mind a vevői számlákat automatikusan átveszi és kontírozza, ez a Smartbooks, de a Nagy Machinátor a Novitax és az RLB Cashbookja is élesben kommunikál a Számlázz.hu számla csatornájával a KSZI-vel.

2. Nincs fizikai anyagátadás, mostantól minden digitális

Bármelyik megoldást, vagy akár milyen más egyéb könyvelői hozzáféréssel rendelkező számlázót mutatsz meg most ügyfelednek a vevői számlák átadását meg is oldottad, sőt bizonyos esetekben szállítói számlákhoz is digitális formában jutthattál.

Lépjünk most tovább….

A karanténban szükséged lesz az egyéb könyvelési anyagokra is, hiszen átmenetileg nincs fizikai kontaktod az ügyféllel. Két viszonylag jó kérdés merül fel a nem digitalizált anyagok kapcsán:

• Egyrészt, ki digitalizáljon és pontosan mit?
• Másrészt, ha már digitalizálódott az anyag, akkor hogyan kerüljön az hozzád, illetve munkatársaidhoz a legkisebb energiával?

Ki és mit digitalizáljon?

A “ki?”-re kezdetű kérdésre a válasz egyszerű: Az ügyfél. Szerintünk nem érdemes most megvárni, még a papírról “leszáll a vírus”, ráadásul valószínűleg minden ügyfeled meg is fogja érteni a kérésed. Ha a helyzet elszabadulna, (reméljük nem fog), akkor pedig nem lesz ember, akit az irodádba küldj szkennelni.

Az már egy kicsit bonyolultabb kérdés, hogy “mit?”.

Várgedő Lajosék írtak egy hosszabb cikket, melyben megmutatják, hogy milyen bizonylatok vannak jellemzően digitalizálva és melyek nem. A cikk nagyon hasznos, de enélkül is fontos azt értened, hogy sokkal több ma már a digitálizált anyag, mint gondolnád (példa: A bankszámlakivonatokat nagyon sokan még mindig papíron kérik, pedig ott van az már több éve bármilyen elektronikus formában, sokszor még excelben is a bankokban, és egy perc lekérdezni)

A helyes “mit kérjünk?” stratégia szerintünk így néz ki:

1. Amilyen hamar csak lehet tekintsd át, mit tud az ügyfél már digitálisan számodra átadni. Ezeket az adatokat a továbbiakban kizárólag elektronikus csatornákon keresztül kérd!
2. A nem digitalizált adatokkal kapcsolatban, — a jelenleg járványügyi helyzetre való tekintettel — kérd meg az ügyfelet, hogy oldja meg a digitalizálást!
3. Ha valódi áttörést akarsz elérni, akkor az ügyfeled kérd meg, hogy saját szállítóit aktivizálja abban, hogy az adatokat digitálisan adják át már neki is, (nekik is legyen online számlázójuk) és akkor senkinek nem kell szkennelni!!! (a korábbi cikkben bemutattunk egy példát. Nyugodtan el lehet küldeni ügyfelednek, hogy így kell…)

Nyilvánvaló, hogy a harmadik megoldás a legkifizetődőbb és most az érintésmentességre hivatkozva a leggyorsabb stratégia. Ha ügyes vagy, akkor pont úgy, vagy gyorsabban fog terjedni kérésed, mint egy vírus!

Kettes stratégiával kapcsolatban: Mivel sokkal több embernek van van telefonja, mind szkennere — ezt a cikket ajánljuk. Itt ingyenes telefonra telepíthető szkennereket találsz.

Hogyan kerül hozzám az anyag?

Ha már digitalizált adatokkal dolgozunk, akkor jön a kérdés, hogyan kerüljön hozzánk az. Alapvetően négy csatorna lehet működőképes:

• Emailben és kész. Te majd elrendezed saját szervereden, hogy munkatársaid is hozzáférjenek. Ehhez persze szükséged lesz saját szerverre.
• A saját szerveredre direkt mentéssel, hiszen ekkor nem kell az emaileket bányászd. Érdeklődj rendszergazdától! Persze ez is csak úgy fog menni, ha van saját szervered.
• Felhőalapú filekezelő rendszerek segítségével, ha nincs saját szervered. Erre néhány példát itt találsz.

1. (Google Drive (15GB ingyenes) — https://www.google.com/drive/
2. Dropbox (2 GB ingyenes) — https://www.dropbox.com/
3. Box (10GB ingyenes) — https://www.box.com/
4. Ha titkosított tárhelyet akarsz: Tresorit (fizetős) — https://tresorit.com/

Ezekkel a megoldásokkal kapcsolatban jó szívvel ajánljuk az Adócampus napokban megjelenő egyre gyorsabban terjedő oktatási anyagait.

• Utolsó és legjobb megoldás: Valamilyen felhőalapú egyéb integrált megoldással, mely neked vagy az ügyfélnek további előnyőket adhat. Ezekről, most hosszasan nem beszélnénk, de ilyen a Billcity, a QUiCK, illetve azok a felhőalapú kifejezetten könyvelőprogramok melyeknek van kliens oldali megoldása is (Pl. IMA, vagy Novitax-Webtax, vagy a Smartbooks, és bármilyen olyan ERP rendszer, melynek van könyvelői modulja)

A következő cikkben:

• bemutatjuk hogyan és milyen eszközökkel kommunikáljunk otthon ülő kollégáinkkal, úgy hogy közben a lelket is tartsuk bennünk.
• Milyen eszközökkel juttathatunk el nagyon gyorsan üzeneteket ügyfeleinknek ebben a turbulens és információgazdag környezetben, kivédve azt, hogy egy nap ügyfeleink százszor telefonáljanak, ha éppen valamelyik politikusunk megszólal.
• És végezetül megmutatjuk, milyen ingyenes megoldások kerültek a járványügyi helyzet miatt a piacra.

Folyt.köv.

Szeretnél hasonló cikkeket olvasni Tőlünk. Itt tudsz feliratkozni hírlevelelünkre.