7 KPI Penting untuk Memantau Performa Logistik

Article in English version can be accessed here.

Tanpa data, Anda hanyalah seseorang dengan sebuah opini

Manajemen logistik merupakan sebuah kegiatan yang menantang. Selain dituntut untuk melakukan efisiensi terhadap proses dan biaya, tim logistik juga dituntut untuk terus melakukan perbaikan-perbaikan proses agar mencapai tingkat efisiensi dan efektifitas yang diinginkan. Tentunya untuk melakukan aksi-aksi perbaikan tersebut perlu dilakukan analisis terhadap proses yang saat ini berlangsung.

Analisa tersebut tentunya memerlukan data berdasarkan tolak ukur yang menggambarkan kinerja perusahaan. Tolak ukur ini dikenal sebagai Key Performance Indicator (KPI). KPI sangat penting untuk mengukur sejauh mana kinerja perusahaan untuk memenuhi tujuan strategis dan operasional perusahaan.

Adanya KPI tentunya juga berdampak signifikan bagi industri logistik di Indonesia karena KPI yang digunakan dapat memberikan indikasi terjadinya isu pada proses bisnis sehingga solusi dapat diimplementasi dan perusahaan akan selalu menerapkan langkah preventif. Pada akhirnya meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan secara keseluruhan. Selain itu, keberadaan KPI dapat digunakan untuk memantau apakah aksi-aksi perbaikan yang telah dilakukan mencapai target atau belum.

Apa saja 7 KPI tersebut?

1. Truck Utilization

Indikator tentang Truck Utilization memberikan visualisasi tentang efektifitas hasil load plan dari tim operasional gudang. Hal ini menjadi sangat penting karena setiap truk yang tidak ter-utilisasi merupakan biaya yang harus dibayarkan. Data yang berkaitan dengan truck utilization diekstrak dari perbandingan volume/ dimensi/ berat barang muatan dengan kapasitas maksimal truk. Semakin besar persentase utilisasi truk, maka semakin baik performa load plan yang dilakukan. Hal ini bisa diartikan bahwa semakin sedikit pula cost dari space yang tidak ter-utilisasi.

Secara garis besar, indikator truck utilization bermanfaat untuk:

• Mengetahui performa truck utilization pada per site
• Mengetahui performa truck utilization per destination
• Mengetahui frekuensi shipment dibawah Minimum of Quantity (MOQ) pengiriman

2. On-Time Dispatch

Indikator ini sangat berkaitan erat dengan ketepatan waktu pengiriman ke customer dan document expiration. Shipper (pemilik barang) sudah memiliki rencana terkait kapan barang harus diterima oleh pihak penerima. Jika pengiriman terlambat, hal ini dapat berakibat pada dokumen PO yang kadaluarsa sehingga penerimaan barang dapat dibatalkan. Selain isu pada dokumen, keterlambatan dispatch akan menyebabkan terganggunya plan muat secara keseluruhan. Oleh karena itu, monitoring untuk indikator ini menjadi esensial untuk memastikan proses pengiriman dapat berjalan sesuai dengan plan.

3. On-Time Delivery

Customer satisfaction menjadi signifikan untuk menjaga hubungan yang baik pada keberlangsungan bisnis. Dalam hal logistik, kepuasan customer sangat dipengaruhi oleh ketepatan waktu pengiriman. Jika terjadi keterlambatan pengiriman, maka perusahaan perlu melakukan analisa dan perbaikan, agar isu tentang keterlambatan dapat diminimalisir di kemudian hari.

Beberapa faktor penyebab keterlambatan pengiriman antara lain:

• Faktor on time dispatch di tempat muat
• Faktor kendala Transporter (penyedia armada)
• Force Majeure

4. Transportation Monthly Cost

Indikator lain yang menjadi sorotan pada proses eksekusi logistik adalah cost dari logistik itu sendiri. Efisiensi biaya ini perlu dianalisa secara rutin tiap bulannya agar perusahaan mengetahui apakah biaya yang dikeluarkan sudah efektif dan efisien. Beberapa komponen biaya yang perlu diperhatikan antara lain variable cost seperti base trip cost, biaya TKBM (Tenaga Kerja Bongkar Muat), biaya overnight, damage barang, dll.

5. Transporter Acceptance

Indikator berikutnya adalah terkait dengan seberapa besar proporsi pengiriman barang diterima oleh transporter sebagai penyedia armada. Berdasarkan indikator ini perusahaan dapat melakukan analisa tentang persentase dari shipment yang ditawarkan ke transporter untuk di-support dan berapa shipment yang di-reject oleh transporter. Hal ini dapat menjadi indikator bagi shipper sendiri untuk melakukan evaluasi pada proses bisnisnya jika proporsi penolakan banyak dilakukan oleh transporter. Selain itu, indikator ini juga dapat menunjukan kecepatan transporter untuk melakukan konfirmasi pada shipment yang ditawarkan oleh shipper.

6. Transporter Performance

Proses penting lain yang harus dilakukan oleh tim logistik adalah memastikan transporter rekanan yang bekerjasama tetap memenuhi persyaratan dan mencapai KPI. Hal ini berguna untuk tetap menjaga customer satisfaction dan performa tim logistik itu sendiri.

Beberapa faktor yang menentukan performa transporter antara lain:

• Service Level Rating
• Issue Monitoring
• Rejection rate
• On-time delivery

7. Cloud-Stock

Secara umum shipment yang telah dikeluarkan (Good issued) akan dikategorikan menjadi beberapa status antara lain GIT (Goods in Transit), GR (Goods Received), dan Cloud stock.

Goods in Transit

Goods in Transit mengacu pada barang yang sedang dalam perjalanan, belum tiba di destinasi tujuan, dan belum mencapai ETA (Estimated Time Arrival) pengiriman.

Goods Received

Goods Received adalah barang atau shipment yang sudah diterima di destinasi (consignee). Pengiriman yang berstatus GR ini juga selanjutnya dapat diklasifikasikan menjadi late atau on-time shipment.

Cloud stock

Sedangkan Cloud Stock mengacu pada barang atau shipment yang belum diterima oleh consignee, tapi sudah melewati ETA pengiriman. Semakin tinggi nilai Cloudstock, maka semakin banyak barang yang belum bisa dilakukan penagihan ke penerima (late invoicing). Oleh karena itu, pemantauan terhadap indikator cloud stock menjadi signifikan untuk dilakukan karena akan berdampak pada cash flow perusahaan. Artikel kami sebelumnya mengenai pengelolaan cash flow perusahaan dapat dibaca di sini.

Bagaimana 7 KPI tersebut dapat dipantau secara real-time?

Pada bagian sebelumnya kita tahu bahwa ketujuh KPI tersebut adalah signifikan untuk memantau performa logistik perusahaan, namun isu yang ada berikutnya bagaimana perusahaan dapat melakukan monitoring semua KPI tersebut secara real-time dalam satu platform?

Ritase sebagai platform logistik digital dapat memfasilitasi transformasi digital. Transformasi tersebut tentunya akan membawa ketersediaan data yang reliable sehingga perusahaan dapat melakukan proses analisa dan monitoring KPI tersebut dengan mudah. Tanpa proses digitalisasi perusahaan akan sulit sekali melakukan analisis dan improvement. Selain itu, proses data gathering akan menjadi pain point yang akan selalu ada setiap kali proses analisis hendak dilakukan. Akibatnya, dibutuhkan waktu yang lama untuk menghasilkan report.

Menurut Richard Breitmeyer dari Sharp Corporation of New Zealand, setidaknya ada tujuh kekurangan jika perusahaan belum mempunyai digitalisasi:

1. Ketidakkonsistenan dan kesalahan entri data.
2. Besarnya biaya pelatihan untuk pembuatan report ke setiap pihak.
3. Sistem sangat tergantung pada kualitas pembuat report.
4. Pengurangan informasi atau data pada proses transfer informasi.
5. Membutuhkan banyak waktu dan resource untuk membuat report.
6. Kurangnya keamanan data.
7. Adanya duplikat pada entri data.

Dengan menggunakan sistem Ritase, data gathering dan visualisasi KPI tersebut akan ditampilkan dalam satu dashboard sehingga mudah untuk diakses dan dipantau. Berikut ini adalah contoh tampilan dari 7 KPI pada dashboard sistem Ritase:

1. Truck Utilization

Tampilan indikator truck utilisation pada sistem Ritase

2. On-time dispatch

Tampilan indikator on-time dispatch pada sistem Ritase

3. On-time delivery

Tampilan indikator on-time delivery pada sistem Ritase

4. Transportation monthly cost

Tampilan indikator monthly cost pada sistem Ritase

5. Transporter acceptance

Tampilan indikator transporter acceptance pada sistem Ritase

6. Transporter performance

Tampilan indikator transporter performance pada sistem Ritase

7. Cloud-stock

Tampilan indikator cloud-stock pada sistem Ritase

Anda bisa mempelajari lebih lanjut fitur-fitur ritase yang lain dengan dengan meninggalkan email dan nomor telpon Anda di halaman web kami, atau dengan mengirim email ke SaaS@ritase.com.