Facilitando o Trabalho Remoto: Aprendizados da quarentena para a vida
Desde março de 2020 temos facilitado várias dinâmicas remotas de construção coletiva. Nesse contexto, entre acertos e tropeços, colecionamos alguns aprendizados que potencializam o lado positivo desse formato de trabalho, e suavizam a falta da troca presencial que é um elemento importante para a integração e criação de confiança nas equipes.
Nesse texto você confere alguns de nossos insights que podem ser valiosos se você está nesse processo de descoberta de como fazer equipes trabalharem de forma remota, construtiva e saudável.
Vídeos substituindo reuniões
Sabe aquela frase “mais uma reunião que poderia ter sido um email ?” Pois é, no nosso contexto trabalhamos alguns assuntos de uma complexidade incompatível com um simples email, ou uma mensagem em qualquer rede social corporativa. Porém nós percebemos que algumas reuniões expositivas, aquelas com o famoso power point e ideias para serem desenvolvidas, muitas vezes temos um protagonista, que compartilha sua tela e fala durante vários minutos, e muitos ouvintes com o microfone e câmera fechados para evitar grandes interferências. Um fator que agrava o desconforto com esse formato, é a dificuldade para combinar tantas agendas para tentar reproduzir o que seria uma dinâmica presencial.
Diante desse cenário começamos a adotar com um de nossos clientes do coração, o formato de vídeos como substituição dessa reunião clássica expositiva em meio online. Com ferramentas simples como loom é possível gravar sua tela para mostrar o conteúdo juntamente com a câmera frontal do notebook e mandar “o verbo”. Claro que passamos por um processo de adaptação, pois nem todo mundo se sentiu super confortável de usar esse recurso imediatamente. A ideia é manter a linguagem bem espontânea, se você tossir ou se o cachorro latir, segue o barco. Não precisa editar ou corrigir tudo, pense que é para ficar tão natural quanto a própria reunião, que também poderia ter pequenos tropeços na fala. O recurso deve ser adotado como uma abordagem prática para equipe, então a busca pela perfeição da qualidade áudio visual pode ficar em segundo plano.
O mais interessante é que, em muitos casos, um vídeo de 15 min pode equivaler a uma reunião de 60 min. E o melhor, esse formato colabora para o conceito de comunicação assíncrona, em que cada pessoa da equipe pode consumir o conteúdo no horário que for mais tranquilo / adequado. É importante enfatizar que as comunicações mais saudáveis são as que ocorrem de forma multidirecional, então para complementar esse formato é bem interessante fazer encontros para tirar dúvidas ou levantar contribuições. Ou mesmo usar outras ferramentas de comunicação para proporcionar essa dinâmica de troca a partir do conteúdo passado no vídeo.
Mecanismos de conexão e empatia
É preciso compensar a riqueza de percepção que temos em meio presencial. Nosso cérebro tem a capacidade de fazer uma leitura muito sofisticada das outras pessoas em nosso redor durante um diálogo, a comunicação não verbal nos traz muitas informações importantes para nossa percepção. É possível detectar dúvidas, desconfortos, entusiasmo, e se o outro está acompanhando a ideia a ser passada, sem que ele fale uma palavra. Porém em uma call, mesmo com a câmera ligada, nossos sensores de empatia estão limitados. Mais uma vez é preciso tentar compensar essa falta no meio online. Checagens mais específicas para tentar detectar se a equipe está compreendendo a ideia transmitida é algo necessário. Pedir para as pessoas elaborarem o que compreenderam pode ser bem útil (cuidado para não parecer uma prova de escola, estamos falando com adultos).
Check-ins e check-outs emocionais são um ótimo recurso para esse tipo de situação. Uma pergunta rápida do tipo “como eu chego nesse encontro de hoje”, ou mesmo propor uma síntese “o que eu levo da reunião de hoje”. Assim você tem um breve momento para fazer uma leitura dos ânimos das pessoas para então falar dos resultados, metas e tarefas. Lembre-se gerir uma equipe é gerir um organismo vivo, o que vai muito além de medir a produtividade.
Considere a carga cognitiva
Passar horas e horas diante de telas já era uma realidade para muitas pessoas antes mesmo do isolamento social e do boom trabalho remoto. Porém antes a gente tinha mais oportunidades de alternar entre meio online e presencial. Se as ferramentas e softwares estavam na tela, muitas vezes reuniões, happy hours, aulas, palestras eventos, nós tínhamos o presencial, o olho no olho… e agora tudo isso está no zoom (ou similar). Somos seres sinestésicos, e nesse momento a carga está na visão (2D) e na audição, o que causa uma sensação de cansaço. Recentemente descobri que já batizaram esse fenômeno de cansaço de interações em telas de “fadiga de zoom”, e confesso que senti até um alívio quando essa coisa que eu sentia ganhou nome. Minha terapeuta ajudou a perceber isso, obrigada Tarsila.
Na Síntese21 trabalhamos com algumas facilitações intensas, que duram várias horas. No meio presencial nós conseguimos gerir a energia das pessoas com vários recursos espaciais. Mudamos de parede, mudamos de tipo de papel, mudamos as dinâmicas… “agora o exercício é cada um na sua prancheta”, “agora todos de pé olhando e interagindo com esse canvas”… É quase uma dança. Tudo isso cria um movimento interessante de energias que conseguimos projetar e gerir no meio presencial.
Agora no online, as mesmas 4 horas diante de um software como mural.co é muito mais exaustivo. Trocamos a riqueza do espaço 3D para um 2D com post-its e zoom-in e zoom-out. Percebemos que o nível de energia para gerir e a qualidade das contribuições muda muito. Por isso é necessário criar outras dinâmicas, quebrar agenda em períodos mais curtos, e estabelecer momentos de respiro. Esses momentos servem como um detox de telas e as pessoas voltam renovadas para a construção coletiva.
Ferramentas novas precisam ser assimiladas, cuide desse momento
No geral temos assimilado muitas mudanças em uma velocidade enorme. Usar diferentes plataformas e ferramentas tem sido uma mudança que observamos em diversos contextos. Já percebemos que o mais saudável é propor uma mudança por vez. Falo sobre esse assunto de forma mais conceitual aqui.
Porém em facilitações coletivas temos um ponto de atenção. É importantíssimo diferenciar o momento de assimilar um nova ferramenta do momento de produção coletiva e mão na massa. Você já deve imaginar o por quê. Se eu estou com 10 pessoas que abriram pela primeira vez interface do mural.co ou similar, e quero um brainstorm deles. Várias pessoas silenciosamente estão tentando descobrir como criar um novo post-it, onde foi o post-it que desloquei pra lá, como dar zoom-out. Nesse processo de descoberta, no meio do furacão que é uma facilitação coletiva, algumas pessoas que estão com mais dificuldade podem se retrair, se frustrar e deixar de interagir. O que foge totalmente do objetivo do formato.
Se não há tempo para assimilar uma nova ferramenta, a recomendação é que seja usado alguma plataforma mais conhecida pelos participantes. Pode ser uma apresentação no drive, e com simulação de post-it com retângulos coloridos, ou mesmo uma planilha em que cada um escreve em uma coluna, um documento de texto compartilhado, e se joga nos comentários, e por aí vai. A dica é, em momentos complexos, não coloque uma variável a mais (software ou plataforma nova), use o conhecido, assim as pessoas ficarão focadas em resolver o problema em questão.
Celebre!
A adaptação para o trabalho remoto é um movimento que muitas organizações fizeram na urgência nos últimos tempos. E naturalmente o primeiro aspecto tratado foi o mais básico e racional: Computador para todos ok, acesso a wifi ok, acesso aos softwares, ferramentas, servidores ok. Ufa. Em dimensão de tempo variável veio a segunda onda de atenção. Ergonomia e conforto. Dores nas costas teve um crescimento enorme nas buscas do google não é à toa. Bora melhorar a cadeira de trabalho em casa, a posição do notebook, talvez a iluminação e por aí vai… Aqui em casa por exemplo, fomos atrás de cadeiras de escritório em maio, e descobrimos que estava em falta no mercado. Bem, resolvido o prático e o ergonômico, se faz urgente a terceira onda. A preocupação com a saúde emocional. Observamos que algumas organizações estão atentas com esse elemento desde cedo da pandemia, com benefício de terapia online por exemplo. Mas isso não é uma realidade para todos — as duas ondas anteriores também não infelizmente.
Saúde mental é um assunto complexo e está longe da minha especialidade, mas vou citar apenas a esfera do convívio social. Um elemento que é muito relevante para a saúde das organizações que é a alegria em realizar, o lúdico, a celebração. O famoso happy hour cria momentos de conexão descontraídos, cultiva laços, estabelece maior confiança, cria leveza. É fato que no contexto do trabalho remoto nossas interações estão muito mais pautadas na objetividade, percebemos isso nas dinâmicas de tantas calls. Sem o papo de almoço, do café, ou de corredor, as interações ficam mais frias naturalmente.
Para recuperar um pouco dessa riqueza intangível que acontece na espontaneidade é importante resgatar o celebrar mesmo que remotamente. Como é importante reconhecer esforços das equipes, se abraçar virtualmente, e dar risadas juntos.
Mas quem já fez happy hour remoto tentando reproduzir exatamente o presencial, talvez percebeu um certo desconforto. Brindamos, tiramos print, colocamos no stories e logo ficamos sem assunto. É engraçado, nada trágico, apenas mostra a necessidade adaptação.
Nosso aprendizado nos levou a seguinte sugestão, para rechear esse momento e quebrar um pouco mais as travas é legal tentar criar temas para esse encontros. Os temas apenas servem como gancho para o diálogo acontecer de forma mais fluída. Pode ser uma noite de troca de dicas de séries e filmes “o que estou assistindo no Netflix”, ou livros. Show de talentos online super funciona também na nossa experiência. Outra riqueza que descobrimos em quarentena é o momento “Ana Maria Braga”, cozinhar em juntos e remotamente é super divertido e alimenta corpo e alma.
Por fim, sobre essa transformação de formato de trabalho é importante considerar dois aspectos. Primeiro, cada organização tem uma dinâmica, uma essência, um DNA, então não há fórmula pronta que possa ser reproduzida. E não há reprogramação instantânea de DNA, é teste e adaptação para tentar descobrir o que torna esse formato mais saudável para cada a equipe contemplando suas especificidades. Segundo, é um momento de transformação, o mundo VUCA* , está muito VUCA! Então é importante desarmar e reconhecer que todos estamos aprendendo a viver novas realidades. As equipes vão experimentar ferramentas, formatos, vai dar certo, vai dar errado, vai ter adaptação, ajuste…paciência.
Boa sorte com esse processo de descoberta e transformação na sua organização.
E se você está colecionando aprendizados sobre esse tema, compartilha com a gente.
VUCA* é um acrônimo inglês, que significa volatilidade (volatility), incerteza (uncertainty), complexidade (complexity) e ambiguidade (ambiguity)
Publicado originalmente no Blog da Síntese21 em 02 de agosto de 2020
